Compras, Cuentas por Pagar y Desembolsos Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR Compras, Cuentas por Pagar y Desembolsos Alex A. Pérez Román Adiestramiento Auditores Internos del Gobierno 2 de mayo de 2008 Autorizado por la Comisión Estatal de Elecciones, CEE-SA-08-8173

Introducción y objetivos Proveer información sobre: Propósito de la auditoría de compras del Gobierno Reglamentación aplicable Personas autorizadas a comprar Procesos relacionados

Reglamentación Aplicable al Proceso de Compras Leyes Código de Ética para Contratistas, Suplidores y Proveedores de Bienes y Servicios (Ley Núm. 84 del 18 de junio de 2002) Registro Único de Licitadores (Ley Núm. 85 del 18 de junio de 2002) Código Penal de Puerto Rico Órdenes Ejecutivas Reglamentos Administración de Servicios Generales Reglamentación Interna

Cont. Reglamentación Aplicable Cartas Circulares Administración de Servicios Generales Departamento de Hacienda Departamento de Justicia Oficina del Contralor de Puerto Rico Memorandos de OCAM

Objetivos de la Auditoría de Compras y Desembolsos Verificar: Documento que origina la compra Recibo de los bienes Distribución contable y registro de las transacciones Procesamiento de facturas Registro del desembolso

Conocimiento del Proceso Reglamentación aplicable y entrevistas a: Comprador Receptor Encargados del procesamiento de las facturas Encargados de efectuar los desembolsos Supervisores Otros

Cont. Conocimiento del Proceso Nombramientos y Volumen de Transacciones Inspección de documentos Nombramientos y vigencia Determinar universos Revisión analítica Muestra

Cont. Conocimiento del Proceso Controles Internos El proceso tiene buenos controles internos y son observados. En el proceso no hay controles, no se observan los establecidos o son muy pobres los existentes.

Pruebas de Cumplimiento Requisición Cumplimentada Contiene detalle de los artículos requisados Firmada por el solicitante y por quien aprueba la adquisición Orden de Compra Enumeradas y usadas en secuencia Aprobadas Detalladas

Cont. Pruebas de Cumplimiento Procedimiento de Compra Compras en Mercado Abierto Emergencia Único Proveedor Subastas informales Subastas formales

Cont. Pruebas de Cumplimiento Evaluación de la Selección del Procedimiento de Compra Selección adecuada del procedimiento de compra Que se haya seguido dicho procedimiento Selección adecuada del proveedor de acuerdo al método de compra

Cont. Pruebas de Cumplimiento Recibo de Bienes Se cumplimente el informe de recibo e inspección para cada orden de compra Que las personas que firman el informe de recibo están autorizadas para ello Copia del informe de recibo para el Departamento de Compras, Contabilidad y Propiedad

Cont. Pruebas de Cumplimiento Procesamiento de Facturas Comparación de las facturas contra las órdenes de compra Reclamación por bienes dañados Pago por bienes no recibidos

Cont. Pruebas de Cumplimiento Desembolsos Corrección aritmética Determinar su corrección, propiedad y legalidad Corresponden a actividades de la entidad Evaluar si son extravagantes, excesivos e innecesarios Los pagos fueron aprobados y las facturas canceladas una vez pagadas

Cont. Pruebas de Cumplimiento Cheques Comparación del beneficiario, importe y fecha Firmas en los cheques son las requeridas y las autorizadas Endosos corresponden al beneficiario del cheque y el mismo no parece ser irregular

Hallazgos Frecuentes

Hallazgos Frecuentes No había Requisición de Compra. Fraccionamiento en las compras para evitar subastas. No se solicitaron cotizaciones a por lo menos 3 licitadores. Cotizaciones con poca información que no permitía corroborar su autenticidad. No se preparó el Récord de Cotizaciones o no se preparó adecuadamente. No se obtuvo certificación de disponibilidad de fondos.

Cont. Hallazgos Recientes Los bienes no fueron recibidos por personal autorizado para ello. Facturas sin aprobar por funcionarios autorizados. Facturas y justificantes no fueron cancelados una vez pagados.

Cont. Hallazgos Recientes La Junta de Subastas no evaluó todas las propuestas sometidas. Documentos del proceso de subastas no indicaban fecha, número de subasta, persona que lo preparó, firma, entre otros. No se estampó la fecha y hora de recibo de las propuestas sometidas por los licitadores. El Comité de Apertura tampoco incluyó sus iniciales. Evaluación de propuestas recibidas después de la fecha fijada para la apertura de los pliegos. Ausencia de Actas de la junta de Subastas.

Véase folleto de Compras Folleto Informativo

Preguntas

Información adicional División de Auditorías de: Corporaciones Públicas: (787) 777-6080 Agencias y Departamentos “A”: (787) 200-7248 Agencias y Departamentos “B”: (787) 200-7249

Contraloría a sus órdenes...