CÓMO CONDUCIR REUNIONES DE FORMA EFECTIVA. CÓMO ESCUCHAR E INTERPRETAR EL LENGUAJE CORPORAL

REFLEXIONES INICIALES Un gerente promedio pasa el 80% de su tiempo comunicándose con otras personas. El reunirse con su personal es fundamental ¿Cuántas veces estamos en reuniones improductivas? Díganos algunas razones por las que las reuniones a veces no funcionan?

FRASES DE REUNIONES “La única forma humana que tiene 100 estómagos y no tiene un cerebro, es un comité” “Después de que todo se dijo y se iba a hacer, mucho se dijo y nada se hizo” “Si quieres estar seguro de que no pasa nada, convoca a una reunión”.

EL COSTO DE UNA JUNTA Número de personas = _____ Duración de las reuniones X _____ = _____ Frecuencia de las reuniones = _____ Horas invertidas = _____ Salario por hora promedio = _____ Costo de las reuniones = _____ Costo anual (50 semanas) = _____

COMO CONDUCIR REUNIONES DE FORMA EFECTIVA IMPORTANCIA DEL TEMA Las reuniones de trabajo pueden ser un estímulo para el crecimiento personal y el desempeño profesional, o bien, un total desperdicio de tiempo. Las reuniones de trabajo pueden ser motivadoras y estimulantes, pero también pueden ser desalentadoras y agotadoras. 2A

OBJETIVOS Evitar los seis pecados mortales de las reuniones improductivas. Identificar cinco beneficios de contar con una meta u objetivo claro en una reunión. META 1 2 6 3 5 4 2A

REVISION DE LOS OBJETIVOS DE APRENDIZAJE P. 39 EVITAR LOS SEIS PECADOS MORTALES DE LAS REUNIONES INEFICIENTES. Personas carentes de interés. Carecer de agenda. Falta de recursos. Sin límite de duración. Falta de seguimiento. Sin un proceso de toma de decisiones. 2A

IDENTIFICAR CINCO BENEFICIOS DE CONTAR CON UNA META U OBJETIVO CLARO EN UNA REUNIÓN. Fijar una agenda. Preparar a los participantes. Cerciorarse que las personas adecuadas asistan a la reunión. Mantener la reunión en su propósito. Evaluar si la reunión fue un éxito. Beneficios Objetivo 2A

Las consideraciones principales para una reunión efectiva son: Conocer su propósito. Elaborar una lista de participantes, reservar lugar y equipo. Informar a los participantes claramente de su papel. Asegurarse que alguien esté a cargo de la reunión. Utilizar la regla de un tercio más uno. Saber qué registros se deben mantener. 2A

Las reglas base para la discusión son: Dar los lineamientos para la discusión y presentaciones. Buscar situaciones éxito/éxito. Estar preparado para resolver el problema, no solo para imponer sus ideas de solución. 2A

Para conducir reuniones efectivas: Prepárese con anticipación y empiece a tiempo. Establezca prioridades en la agenda. Fije la hora en que terminará la reunión. Indique los puntos que requieren acción. Manténgase enfocado en el tema. Fije hora y fecha para una posible reunión de seguimiento. Evalúe la reunión. Prepare un seguimiento en las 24 horas siguientes. 2A

En un buen formato de agenda deben aparecer con claridad: La fecha. La hora. La ubicación. El contacto Las instrucciones para prepararse. 2A

EJERCICIO Piensen en las reuniones que realizan en su empresa y en grupo analicen algunas de las ideas que van a implementar para mejorarlas y así ahorrarle tiempo y dinero a la empresa.

Cómo escuchar e interpretar el lenguaje corporal.

“Influir en las personas con palabras no es difícil; lo difícil es influirlas de la manera que deseamos hacerlo” Robert L. Stevenson

COMO ESCUCHAR E INTERPRETAR EL LENGUAJE CORPORAL IMPORTANCIA DEL TEMA. Escuchar, no hablar, es la clave para una buena comunicación inter-personal. El lenguaje corporal rara vez “miente”. Puede decirnos que hay detrás de lo que se dice y por qué se dice. 2B

OBJETIVOS Comprender la clave para la buena comunicación y utilizar seis sugerencias para mejorar su habilidad para escuchar. Utilizar los tres elementos de la comunicación cara-a-cara. Identificar posturas corporales que reflejen confianza y, su opuesto, inseguridad. Expresar sus sentimientos a través de la voz y el lenguaje corporal. Preparar una habitación para promover un ambiente formal o uno informal. 2B

REVISION DE LOS OBJETIVOS DE APRENDIZAJE Comprender la clave para la buena comunicación y utilizar seis sugerencias para mejorar su habilidad para escuchar. La clave de la buena comunicación es la disposición y la habilidad para escuchar. 2B

Seis sugerencias para mejorar su habilidad para escuchar son: Asumir la responsabilidad de escuchar. Buscar los momentos valiosos. Hacer anotaciones. Planear un informe de lo que escucharon. Cuando haya distracciones, regresar al contenido. Identificar y utilizar la estructura. 2B

UTILIZAR LOS TRES ELEMENTOS DE LA COMUNICACION “ CARA-A-CARA” Las palabras que se seleccionan. La forma en que se dicen. El lenguaje corporal. ? 2B

IDENTIFICAR POSTURAS CORPORALES QUE REFLEJEN CONFIANZA O INSEGURIDAD CONFIANZA: postura abierta, manos en la espalda, manos en la nuca, sentados a horcajadas, empinados, ademanes de posesión, mostrar los pulgares y el contacto visual. INSEGURIDAD: manos al frente, llevarse la mano a la boca, falta de contacto visual y parpadeo rápido. 1 2 2B

PREPARAR UNA HABITACION PARA PROMOVER UN AMBIENTE FORMAL O UNO INFORMAL INFORMAL: las sillas juntas, en el mismo nivel y en círculo. FORMAL: las sillas a distancia, en lados opuestos o en diferentes niveles. 2B

EJERCICIOS Comuniquen a la otra persona que ya no son necesarios sus servicios en la compañía por recorte de personal. Comuniquen que se le despide por un bajo rendimiento. Comuniquen que ha sido contratado para un puesto muy deseado.

“Muchas veces me he arrepentido de haber hablado, pero nunca de haber sabido escuchar”. Publio Siro.