PLAN DE ACCIÓN DE GOBIERNO EN LÍNEA SECTOR DE EDUCACIÓN Ministerio de Educación Nacional República de Colombia

CONTENIDO Objetivo Antecedentes Resultados de Diagnóstico GEL Compromisos de Avance de GEL Proyectos Institucionales Proyectos Sectoriales Proyectos Intersectoriales Trámites en Línea Servicios en Línea Intranet Gubernamental Estrategias de Seguimiento y Evaluación

1. OBJETIVO Implementar la Estrategia de Gobierno En Línea en el sector de Educación de manera que contribuya al fortalecimiento de la capacidad institucional, operativa y técnica de las entidades priorizadas del sector, y a facilitar la interacción constante, eficiente, eficaz y transparente del ciudadano, el sector privado y las entidades del sector, logrando cobertura, calidad y eficiencia de la educación en Colombia.

2. ANTECEDENTES Metodología: La Agenda de Conectividad propuso la metodología para realizar el diagnóstico sectorial y de Gobierno En Línea, todas las entidades utilizaron esta definición. Trámites: Se verificó el número de trámites inscritos en el SUIT y se validó con cada entidad. Reuniones: Se realizó una reunión sectorial para dar inicio al proceso, y posteriormente se trabajó con cada uno de los interlocutores de las instituciones para validar el diagnóstico y definir las acciones de Gobierno En Línea. 4

Fases de Gobierno en Línea COMPARATIVO DE GOBIERNO EN LÍNEA PARA LOS SECTORES Fases de Gobierno en Línea SECTORES Información Interacción Transacción Transformación E-Democracia Sector Educación Nacional   Sector Comercio, Industria y Turismo Sector de Interior y Justicia Sector de Seguridad Organización Electoral Sector Comunicaciones Sector Hacienda y Crédito Público Sector Protección Social Sector de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial 5

Fases de Gobierno En Línea 3. RESULTADOS DEL DIAGNÓSTICO DE GOBIERNO EN LÍNEA Línea de Base Entidad Fases de Gobierno En Línea Información Interacción Transacción Transformación E-Democracia Ministerio de Educación 90% 60% 75% ICFES 50% 10% ICETEX 80% INCI 81% 30% INSOR 85% 20% Sector (Diciembre de 2007) 89% 87% 53% 32% 6

Trámites Automatizados 3. RESULTADOS DEL DIAGNÓSTICO DE GOBIERNO EN LÍNEA Resumen de Trámites Entidad Trámites Automatizados Total Trámites No Parcial Total ICETEX 2  0 4 ICFES 3 5 10 INCI 7 9 INSOR 1 MEN 20 8 28 Total General 25 15 16 56 % 45% 27% 29%   7

Servicios Automatizados 3. RESULTADOS DEL DIAGNÓSTICO DE GOBIERNO EN LÍNEA Resumen de Servicios Entidad Servicios Automatizados Total Servicios No Parcial Total ICETEX 3 11 12 26 ICFES 2  0 INCI 1 6 10 INSOR 5 MEN Total General 22 16 44 % 14% 50% 36%   8

4. COMPROMISO DE AVANCE EN LAS FASES DE GOBIERNO EN LÍNEA Resumen del Sector FASE PERIODO 2007-I 2007-II 2008-I 2008-II 2009-I 2009-II 2010-I 2010-II Información 89% 94% 100%   Interacción 87% Transacción 75% 83% 88% 92% 95% Transformación 53% 70% 78% 82% 90% E-Democracia 32% 46% 60% 74% 9

4. COMPROMISO DE AVANCE EN LAS FASES DE GOBIERNO EN LÍNEA Fase de Información Entidad Periodo 2007-I 2007-II 2008-I 2008-II 2009-I 2009-II 2010-I 2010-II MEN 90% 95% 100%   ICFES ICETEX INCI INSOR 85% Sector 89% 94% 10

4. COMPROMISO DE AVANCE EN LAS FASES DE GOBIERNO EN LÍNEA Fase de Interacción Entidad Periodo 2007-I 2007-II 2008-I 2008-II 2009-I 2009-II 2010-I 2010-II MEN 90% 95% 100%   ICFES ICETEX INCI INSOR 75% Sector 87% 94% 11

4. COMPROMISO DE AVANCE EN LAS FASES DE GOBIERNO EN LÍNEA Fase de Transacción Entidad Periodo 2007-I 2007-II 2008-I 2008-II 2009-I 2009-II 2010-I 2010-II MEN 60% 85% 90% 95% 97% 100%    ICFES 75% 80% 100% ICETEX INCI 81% INSOR Sector 83% 88% 92% 12

4. COMPROMISO DE AVANCE EN LAS FASES DE GOBIERNO EN LÍNEA Fase de Transformación Entidad Periodo 2007-I 2007-II 2008-I 2008-II 2009-I 2009-II 2010-I 2010-II MEN 75% 80% 85% 100%   ICFES 50% 70% 90% 95% ICETEX INCI 30% 60% INSOR Sector 53% 78% 83% 82% 13

4. COMPROMISO DE AVANCE EN LAS FASES DE GOBIERNO EN LÍNEA Fase de E-Democracia Entidad Periodo 2007-I 2007-II 2008-I 2008-II 2009-I 2009-II 2010-I 2010-II MEN 90% 100%   ICFES 10% 30% 50% 70% 80% 95% ICETEX INCI 60% INSOR 20% Sector 32% 46% 74% 78% 88% 14

5. PROYECTOS INSTITUCIONALES ENTIDAD NOMBRE DEL PROYECTO Plazo Ministerio de Educación Automatización de trámites Diciembre de 2008 Instituto Colombiano para el Fomento de la Educación Superior - ICFES Implementación del Sistema de Seguimiento a Proyectos donado por el Ministerio de Educación Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior - ICETEX Fortalecimiento del portal transaccional para la solicitud de créditos educativos Instituto Nacional para Ciegos – INCI Sistema de seguimiento a la solicitud de trámites Diciembre de 2009 Sistema de consulta a la biblioteca y sala de tecnología Instituto Nacional para Sordos – INSOR Sistema de seguimiento a la asignación y ejecución de asesorías y capacitaciones 15

Entidades que participan 6. PROYECTOS SECTORIALES Nombre del Sistema Descripción Entidades que participan Plazo 1. Sistema de Atención al Ciudadano - SAC. Facilita el acceso de los usuarios de la entidad a la Unidad de Atención al Ciudadano, permite el registro de solicitudes por Internet-Sitio Web, pantallas de auto-consulta, ventanillas de radicación, atención telefónica, atención personalizada y correo electrónico. Adicionalmente se integra con sistemas de correspondencia que la entidad implemente para permitir radicar y realizar seguimiento a consultas, sugerencias, quejas, reclamos, ejes temáticos y trámites al interior de las dependencias responsables. Ministerio de Educación. INCI INSOR Junio de 2008 2. Portal transaccional para el sector educativo. Herramienta que permite realizar todos los trámites en línea, excluyendo el uso del papel, con el propósito de agilizar la respuesta a las solicitudes de los ciudadanos. Las entidades del sector apoyarán este propósito agregando sus trámites. ICFES. ICETEX. INCI. INSOR. Secretarías de Educación Certificadas. Diciembre de 2008 16

Entidades que participan 7. PROYECTOS INTERSECTORIALES Nombre del Sistema Descripción Entidades que participan Plazo 1. Definición de los criterios de accesibilidad para personas con discapacidad. En un esfuerzo conjunto entre el Ministerio de Comunicaciones, el INCI, el INSOR, el Departamento Administrativo de la Función Pública y la Agenda de Conectividad se definirán los criterios de accesibilidad que deberán implementar todas las entidades del Estado en sus portales de información. INCI INSOR Ministerio de Comunicaciones Agenda de Conectividad Diciembre de 2009 2. Sistema de Atención al ciudadano como herramienta de gestión para otras entidades del Estado. Teniendo en cuenta el desarrollo adelantado por el Ministerio de Educación, la entidad propone distribuirlo a otras entidades de otros sectores, pues se convierte en un sistema de gestión para preguntas, quejas y reclamos, herramienta común para el Estado Colombiano. La Agenda de Conectividad propone ubicar este sistema en la RAVEC para que otras entidades del Estado puedan acceder a ella. -Ministerio de Educación. -Agenda de Conectividad. 17

8. TRÁMITES EN LÍNEA Línea de Base Junio 2007 Diciembre de 2007 2008 No. % No en línea 25 45% 20 36% 15 27% Parcialmente en línea 17 30% 21 38% Totalmente en línea 16 29% 19 34% Total de trámites 56   El Ministerio de Educación se encuentra desarrollando un proyecto de automatización de trámites a partir del 2007 y que finaliza en el 2008. Las demás entidades cuentan con la mayoría de trámites automatizados, salvo aquellos que requieren presencialidad. En conclusión, para el sector de educación se tendrán 20 trámites totalmente en línea para el año 2008. Así mismo, se desarrollará un proceso de cadenas de trámites para el sector que permita: Firma digital – Certificado digital Pago en línea Ventanilla única de los servicios del sector 18

8. TRÁMITES EN LÍNEA Línea de Base Junio 2007 Diciembre de 2007 2008 Entidad N P T Total Trámites ICETEX 2 4 ICFES 3 5 10 INCI 7 9 INSOR 1 MEN 20 8 28 15 14 Total General 25 16 56 17 19 21 % 45% 27% 29%   36% 30% 34% 38% 19

9. SERVICIOS EN LÍNEA 2007 2008 2009 No. % No en línea 6 14% 5 11% Parcialmente en línea 22 50% 23 52% Totalmente en línea 16 36% Total de trámites 44   El INCI y el INSOR automatizarán el seguimiento a la ejecución de asesorías y capacitaciones, así mismo, la búsqueda virtual en las bibliotecas y salas de tecnología disponibles en sus instalaciones. En conclusión, para el sector de educación se tendrán 16 servicios totalmente en línea para el año 2009. 20

9. SERVICIOS EN LÍNEA 2007 2008 2009 Entidad N P T Total Servicios ICETEX 3 11 12 26 ICFES 2 INCI 1 6 10 7 INSOR 5  0 MEN Total General 22 16 44 23 % 14% 50% 36%   11% 52% 21

10. VINCULACIÓN A LA INTRANET GUBERNAMENTAL Entidad RAVEC Centro de datos Plataforma de Interoperabilidad (GEL XML) Vinculada / No Vinculada Plazo para vinculación Ministerio de Educación Vinculada   No Vinculada Junio de 2009 ICFES ICETEX Marzo de 2008 INCI En proceso de estudio para vinculación Depende de la disponibilidad de recursos INSOR 22

11. ESTRATEGIAS DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN El plan de Acción sectorial para la implementación de la Estrategia de Gobierno En Línea, encierra una serie de actores, recursos, estrategias, tiempos, cuya articulación debe llevara a las entidades a mejorar la prestación de los servicios a su cargo, una mayor eficiencia y mayor transparencia de su gestión. Por ello, dentro del proceso de seguimiento y evaluación se deberán contemplar los siguientes componentes: Satisfacción de los usuarios de los servicios provistos por las entidades de cada sector Perspectiva Financiera Procesos Internos Formación y Crecimiento Las estrategias de seguimiento y evaluación deberán aplicarse a cada una de las acciones definidas en el plan, identificando una serie de indicadores de producto, los cuales se han definido en el marco operativo. El seguimiento sobre el avance en la implementación y en la ejecución del Plan de Acción se hará a través de la actualización de los indicadores y su comparación con los compromisos y metas establecidas. Se establece una reunión sectorial cada mes para revisar el seguimiento del plan de acción. 23

CONCLUSIONES Todas las entidades priorizadas en el sector de educación se encuentran comprometidas con el desarrollo e implementación de la estrategia de Gobierno En Línea, sin embargo, los pocos recursos con los cuales cuentan entidades como el INCI y el INSOR, dificultan la ejecución de proyectos institucionales . La mayoría de las acciones definidas cuentan con recursos dentro del presupuesto de las entidades, sin embargo, aquellas acciones o proyectos transversales requieren de apoyo económico de otras entidades del Estado . El Ministerio de Educación es la entidad más adelantada en las fases de Gobierno En Línea, por lo tanto, se convierte en la entidad líder en el proceso de implementación de la estrategia. A partir de los intereses de las entidades del sector, se hará una revisión de criterios para el acceso multicanal por parte de la Agenda de Conectividad, con el propósito de ser implementados en los portales de información de las entidades. 24