COMUNICACIÓN ESCRITA en la EMPRESA Atención al cliente, consumidor y usuario Unidad 2 COMUNICACIÓN ESCRITA en la EMPRESA

ÍNDICE 1. Introducción. 2. Técnicas de la comunicación escrita. 3. Tipos de comunicación escrita. 4. Documentos breves. 5. Documentos oficiales.

1. Introducción ¿Por qué es necesaria la comunicación escrita? ¿Para qué sirve?

1. Introducción La comunicación escrita sirve para dejar constancia de lo que se dice o se hace. Es una comunicación diferida Permite la permanencia del mensaje Requiere una mayor elaboración del mensaje Realza la imagen de empresa

2. Técnicas de la comunicación escrita Pensar lo que vamos a escribir (qué y por qué) Pensar a quién vamos a escribir (vocabulario) Expresar las ideas de forma clara y breve Prestar atención al contenido gramatical Cuidar la presentación Seguir un orden

3. Tipos de comunicación Comunicación interna Comunicación externa Boletines y periódicos Tablón de anuncios Comunicaciones internas breves Comunicación externa Catálogos Comunicaciones externas breves Carta comercial

4. Documentos breves AVISO INVITACIÓN

4. 1. AVISO Comunicación interna Se utiliza cuando la empresa debe informar a todos los empleados de un tema de carácter general Tiene un lenguaje sencillo Se coloca en el tablón de anuncios o en un lugar visible Formato: Membrete (izda) Encabezado: AVISO, ANUNCIO, COMUNICADO… (centrado) Cuerpo Firma, nombre y cargo (centrado) Fecha y sello (izda)

4. 1. AVISO PRÁCTICA (a) El Centro de Donantes de Sangre acudirá a San José de Calasanz el día 15 de diciembre de 2013. La coordinadora ha organizado el horario para que puedan acudir los posibles donantes de cada curso. Se pide: Confeccionar un AVISO dirigido a los alumnos de vuestro grupo. Para que puedan acudir los alumnos se suspenderán las clases de 10 a 12. El comunicado está fechado el 10 de diciembre de 2013, lleva firma de la Coordinadora y se colgará en el tablón de anuncios del aula, para información de los alumnos y profesores afectados en el horario indicado.

4. 2. PARTE DE TRABAJO Comunicación interna Se utiliza cuando hay que dar al personal órdenes de obligado cumplimiento Se puede enviar a una o varias personas que estén o no a cargo de emisor Formato: Membrete (izda) Encabezado: De: ________ A:_________ Asunto: _________________ Cuerpo Fecha (izda) Firma (dcha)

4. 2. PARTE DE TRABAJO PRÁCTICA El jefe de ventas de la empresa BILBAO, S.L., fabricante de puertas, da una orden de trabajo a unos empleados que no son sus subordinados, pero la ejecución del mismo repercute en los ingresos por ventas. Esta orden o parte de trabajo también recae sobre el Jefe de producción que debe seleccionar los trabajadores que realizarán dicho trabajo. Se pide: Confeccionar un parte de trabajo para que se adelante 10 días la entrega del pedido 25/2013 al cliente Construcciones Cuenca. Los trabajadores elegidos se deberán dedicar en exclusiva a este pedido. El parte de trabajo está fechado el 6 de abril de 2013

4. 3. INVITACIÓN Comunicación externa Se utiliza para invitar a personas a un acto público, conferencia… Se redacta en tercera persona No va firmado Formato: Encabezado: nombre y apellidos del emisor + cargo Cuerpo Fecha (dcha) Se puede añadir información adicional (confirmar asistencia …) (izda)

4. 3. INVITACIÓN PRÁCTICA (b) Carlos Fuencarral del Vado, presidente de NUEVA IDEA, S.L. quiere invitar a varias personas a la inauguración de su negocio sito en Bilbao el próximo día 30 de abril de 2013. Se pide: Confeccionar una invitación (debéis inventar los datos que os falten)

5. Documentos oficiales Certificado Carta comercial Anteriores al pedido Propias de compra-venta Posteriores a la entrega de mercancía Gestión de pagos/cobros

5.1. CERTIFICADO Documento que hace constar la veracidad de un hecho o situación Tiene el fin de producir efectos jurídicos Se redacta en tercera persona Lo expiden personas autorizadas Formato: Título Identificación del emisor Cuerpo Pie Firma y sello

5.1. CERTIFICADO PRÁCTICA (c) Supongamos que trabajas a media jornada (nombre de una empresa de tu localidad) y en San José de Calasanz te piden un certificado, para una doble finalidad: Acreditar la antigüedad en la empresa (tiempo cotizado en la Seguridad Social) y los puestos de trabajo ocupados, para comprobar la posibilidad de convalidad las FCT. Acreditar el horario laboral, para poder compatibilizarlo con el horario de las clases. Se pide: Confeccionar el certificado que emite el Jefe de RRHH.

5.2. CARTA COMERCIAL Se utiliza para comunicarse con el exterior Es el reflejo de la imagen de la empresa Debe ser clara, breve pero completa Partes: Encabezado: membrete, referencias, asunto, fecha y destinatario Cuerpo: saludo y texto Pie: despedida, firma, nombre, cargo y anexos

CASOS EVALUATIVOS (25% nota) Entrega de documentos/cartas en las fechas indicadas por el profesor (10%) Examen de redacción de cartas (15%) La evaluación de la comunicación escrita será individual