Ministerio de la Protección Social República de Colombia DIAGNÓSTICO DE GOBIERNO EN LÍNEA SECTOR DE LA PROTECCIÓN SOCIAL

Objetivos del Diagnóstico Establecer el estado del sector de la Protección Social en cuanto a la implementación de los lineamientos establecidos para todas las entidades estatales en lo referente al uso de Gobierno En Línea. Definir acciones tendientes a garantizar el avance de la estrategia de Gobierno En Línea en el sector, de manera que permita una mejor interacción con los ciudadanos y las empresas a través de la prestación de trámites y servicios en línea.

LA ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA

La Estrategia Gobierno en Línea Mejorar la provisión de servicios a los ciudadanos y las empresas. Promover la implementación de mecanismos que faciliten la transparencia del Estado y la participación ciudadana. Mejorar la eficiencia del Estado. Objetivos

La Estrategia de Gobierno En Línea G2C: Gobierno a Ciudadano G2B: Gobierno a Empresa G2G: Gobierno a Gobierno Tipos de Gobierno En Línea

Ejes de Acción La Estrategia de Gobierno En Línea Información Interacción Transacción Transformación e-Democracia Entidades de Gobierno publican información en línea. Información + los usuarios pueden acceder a bases de datos e interactuar con servidores públicos. Interacción + Los usuarios pueden acceder a información segura y efectuar transacciones con las entidades. Transacción + La capacidad de las entidades de compartir información entre las mismas para proveer servicios integrales a los ciudadanos. Transformación + ampliar la participación y construir democracias y comunidades más fuertes mediante el poder de las TIC. e-Voto e-Decisión e-Participación e-Inclusión e-Consulta Reducción de costos Reducción de cargas administrativos Gobierno visible Mejora en el acceso y la calidad de los servicios Incorpora retroalimentación de los ciudadanos Provisión de servicios integrados Adaptación a los cambios Empoderamiento del ciudadano Fases de Gobierno En Línea

METODOLOGIA PARA DESARROLLAR LA ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA

Mapa de servicios y trámites del sector e intersectoriales Metodología Designación de un Coordinador de Información Sectorial y de interlocutores Diagnóstico del Gobierno En Línea en el sector teniendo como referentes las 5 fases. Oportunidades de mejoramiento en GEL Elaboración de Planes de Acción Implementación de los Planes de Acción Articulación y Gestión Elaboración del diagnóstico del Sector para GEL identificando servicios y trámites estratégicos. Oportunidades de mejoramiento Estrategia de Gobierno en Línea Etapas del proceso Coordinación Seguimiento Sector – Entidad Automatización de trámites

METODOLOGIA PARA LA ELABORACIÓN DEL DIAGNÓSTICO SECTORIAL SOBRE GOBIERNO EN LÍNEA

Metodología DIAGNÓSTICO DEL SECTOR Identidad Sectorial: Objetivos, Políticas, Líneas estratégicas, Programas Funcionalid ad del sector: Organigrama, Objetivos de las entidades, Interacción del sector, Interacción con el ciudadano Sistemas de informaci ón: Sectoriales, Intersectoriales Visión del Coordina ción de Informaci ón Sectorial MAPA DEL SECTOR PRIORIZACIÓN DE LAS ENTIDADES DEL SECTOR Identidad Institucional Objetivo, Funciones, Trámites y Servicios, Formularios utilizados Estado de Gobierno En Línea: Fase Información Fase de Interacción Fase de Transacción Fase de Transformación Fase de e- Democracia DIAGNÓSTICO DE GOBIERNO EN LINEA DE LAS ENTIDADES PRIORIZADAS Priorización de acuerdo con los lineamientos estatales Priorización de acuerdo con el empleo de Gobierno En Línea Priorización estratégica

DIAGNÓSTICO DE GOBIERNO EN LÍNEA PARA EL SECTOR DE LA PROTECCIÓN SOCIAL

Principios del Gobierno en LíneaEjes de Acción Diagnóstico de Gobierno En Línea Sector de la Protección Social

Principios del Gobierno en LíneaEjes de Acción Interacción del Sector Ministerio deProtección Social Superintendencia deSubsidio Familiar SuperintendenciaNacional de Salud SENA Fondo Ferrocarriles Fondo Congreso ICBF INS INVIMA ESE´s ISS CAJANAL E.I.C.E. CAPRECOM ETESA CAJANAL S.A. EPS Ministerio de Protecci ó n SocialXXXXXXXXXXXXXX Superintendencia de Subsidio FamiliarXXX Superintendencia Nacional de SaludXXXXXXXX SENAXXXX Fondo - Ferrocarriles de ColombiaX Fondo - Congreso de la Rep ú blicaX ICBFXXXXX Instituto Nacional de Salud – INSXXXXXX INVIMAXXXXX ESE´sXXXXX ISSXXXXXX CAJANAL E.I.C.E.XXXX CAPRECOMXX ETESAXX CAJANAL S.A. EPSXXXXX Resultado

Principios del Gobierno en LíneaEjes de Acción Interacción del Sector con otros Sectores EntidadN ú mero de sectores con los que tiene relaci ó n Ministerio de la Protecci ó n Social24 Superintendencia de Subsidio Familiar7 Superintendencia Nacional de Salud7 SENA13 Fondo – Ferrocarriles4 Fondo – Congreso4 ICBF7 INS3 INVIMA7 ESE ´ s3 ISS4 CAJANAL E.I.C.E.3 CAPRECOM4 ETESA4 CAJANAL S.A. EPS3

Principios del Gobierno en LíneaEjes de Acción Interacción del Sector con los ciudadanos y las empresas EntidadesCiudadanoEmpresaResultado Ministerio de la Protecci ó n SocialXX2 Superintendencia de Subsidio FamiliarXX2 Superintendencia Nacional de SaludXX2 SENAXX2 Fondo - Ferrocarriles de ColombiaX1 Fondo - Congreso de la Rep ú blicaX1 ICBFXX2 Instituto Nacional de Salud – INSX1 INVIMAXX2 ESE´sX1 ISSXX2 CAJANAL E.I.C.E.XX2 CAPRECOMXX2 ETESAXX2 CAJANAL S.A. EPSXX2

Priorización de acuerdo con los lineamientos estatales ENTIDADPROGRAMAS DE “ SIGOB ” CON LOS CUALES TIENE RELACI Ó N G2CG2BG2G Ministerio de Protecci ó n Social7755 Superintendencia de Subsidio familiar2222 Superintendencia Nacional de Salud4433 SENA8865 Fondo - Ferrocarriles de Colombia0000 Fondo - Congreso de la Rep ú blica2002 ICBF10 00 INS1110 INVIMA1111 ESE´s2211 ISS5544 CAJANAL E.I.C.E.2222 CAPRECOM2211 ETESA0000 CAJANAL S.A. EPS3322

Priorización de acuerdo con el uso de Gobierno En Línea EntidadNombre del servicio/tramite (T=Tr á mite; S=Servicio) ¿ Existe relaci ó n directa con los usuarios? ¿ Es seguro? ¿ Es confiable? ¿ De gran cobertura? ¿ Est á operando correctamente? [ ¿ Existe buena atenci ó n al usuario? ¿ Existe beneficio para la entidad? ¿ Existe beneficio para el usuario? Resultado Ministerio de la Protecci ó n Social Pago de aportes a seguridad social - Planilla Unificada de Aportes. TXXX XX XXX8 Superintendencia de Subsidio Familiar Presentaci ó n de las Quejas y Reclamos relacionadas con el Sistema del Subsidio Familiar. TXXX XXXX X8 Superintendencia Nacional de Salud Presentaci ó n de reclamos contra las entidades vigiladas por la Superintendencia Nacional de Salud. TXXXXXXXX8 SENAServicio p ú blico de empleo - Inscripci ó n de aspirantes a programas de formaci ó n. SXXXXXXXX8 ICBFPresentaci ó n de quejas, reclamos sugerencias o denuncias de amenaza, vulneraci ó n de los derechos de un ni ñ o, ni ñ a o adolescente. SX X X X XX X 7 INVIMASolicitud de expedici ó n Certificado de Inspecci ó n sanitaria para nacionalizaci ó n (importaci ó n) o exportaci ó n de alimentos. TXXXXXXXX8

Priorización estratégica EntidadImpacto en Cobertura Impacto estrat é gico para el pa í s Grado de Digitalizaci ó n - Uso de GEL Compromiso Institucional Integra pol í tica o programa setorial Integra un ciclo de vida Resultado AMBAMBAMBAMB Ministerio de la Protecci ó n Social X X X X XX 17 Superintendencia de Subsidio Familiar X X X X XX 13 Superintendencia Nacional de Salud X X X X X 15 SENA X X X X XX 18 Fondo – Ferrocarriles X X X X 4 Fondo – Congreso X X X X 4 ICBF X X X X XX 15 INS X X X X X 11 INVIMA X X X X X 15 ESE´s XX X XXX 12 ISS X X X XXX 16 CAJANAL E.I.C.E. X X X X X 9 CAPRECOM X X X X X 8 ETESA X X X X 8 CAJANAL S.A. EPS X X X XXX 10

Principios del Gobierno en LíneaEjes de Acción Resultados de la Priorización de Entidades EntidadRelaci ó n con el sector (Sobre 14) Relaci ó n intersectorial (Sobre 24) Relaci ó n Ciudadano – Empresa (Sobre 2) Priorizaci ó n con lineamientos estatales (sobre 108) Priorizaci ó n empleo de GEL (Sobre 8) Priorizaci ó n estrat é gica (Sobre 18) Resultado (sobre 174) Resultado normalizado Ministerio de la Protecci ó n Social Superintendencia del Subsidio Familiar Superintendencia Nacional de Salud SENA Fondo - Ferrocarriles Fondo - Congreso ICBF INS INVIMA ESE´s ISS CAJANAL E.I.C.E CAPRECOM ETESA CAJANAL S.A. EPS

Principios del Gobierno en LíneaEjes de Acción Resultados del Diagnóstico – Trámites y Servicios Entidad Servicios Total Servicios Trámites Total trámites Total General NPTNPT MINISTERIO DE LA PROTECCIÓN SOCIAL SENA ICBF SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD ISS INVIMA SUPERINTENDENCIA DE SUBSIDIO FAMILIAR INS ETESA Total General

Información Entidades de Gobierno publican información en línea -Existencia del sitio web -Frecuencia de actualización del sitio Web con base en la dinámica de la entidad -Utilización de.gov.co o.edu.co -Publicación de información básica: -Misión, visión, objetivos y funciones -Horarios de atención -Datos de contacto -Estructuras organizacionales -Políticas -Normatividad (Último decreto publicado) -Proyectos de Normatividad -Presupuestos -Planes y programas -Información sobre trámites o servicios que presta -Informes de gestión o rendición de cuentas -Publicaciones, boletines -Boletines de noticias -Enlaces a otros sitios de gobierno -Información de interés sobre asuntos público -Utilización de esquemas de búsqueda básica (Mapa del Sitio) ¿ Qué ofrece actualmente la entidad? Fases de Gobierno En Línea

Interacción Información Los usuarios pueden acceder a bases de datos e interactuar con servidores públicos -Contáctenos, mecanismos simples de peticiones, quejas y reclamos -Servicios de suscripción (noticias, diferentes canales) -Encuestas -La aplicación permite descarga de formatos y documentos -Existen Consultas a bases de datos generales -Se encuentran Consulta a bases de datos personales -Se encuentran disponibles aplicaciones Web para los ciudadanos (foros, chat, listas de discusión) ¿ Qué ofrece actualmente la entidad? Fases de Gobierno En Línea

Transacción Los usuarios pueden acceder a información segura y efectuar transacciones con las entidades Información Interacción -Sistema de gestión de consultas, quejas y peticiones -Expedición o Renovación de documentos -Procesos de inscripción -Entrega, compra y venta de productos -Entrega, compra y venta de servicios -Procesos de recaudo -Servicios financieros -Servicios virtuales -Seguimiento de trámites o servicios -Políticas de seguridad visibles -Discapacidad -Evaluación de la calidad y satisfacción del servicio -Idioma ¿ Qué ofrece actualmente la entidad? Fases de Gobierno En Línea

¿ Qué ofrece actualmente la entidad? Información Interacción Transacción Transformación La capacidad de las entidades de compartir información entre las mismas para proveer servicios integrales a los ciudadanos - Forma de operar: -Rediseño de procesos y procedimientos administrativos -Servicios organizados alrededor de las necesidades de los clientes -Interfaz multicanal -Cruce de límites entre entidades -Integración con SI de otras entidades -Usuario de Intranet gubernamental -Herramientas de personalización -Políticas y planes de servicio al cliente Fases de Gobierno En Línea

Democracia Ampliar la participación y construir democracias y comunidades más fuertes mediante el poder de las TIC ¿ Qué ofrece actualmente la entidad? Información Interacción Transacción Transformación -Voluntad: disposición para involucrar a la sociedad en un diálogo abierto de doble vía, incentivos para la vinculación activa del ciudadano -Construcción colectiva: Procesos de construcción de políticas, planes, programas y temas legislativos con la ciudadanía -Mecanismos en línea: Herramientas para el trabajo colaborativo, la discusión y la consulta en línea -Inclusión: Atención a población vulnerable Fases de Gobierno En Línea

¿ Qué ofrece actualmente la entidad? Información Interacción Transacción Transformación Democracia Fases de Gobierno En Línea

Resultados Sector de la Protección Social

Recomendaciones Generales Igualmente, debe estructurar un plan en donde se definan acciones entorno a: Cumplimiento de los criterios de las fases de Gobierno En Línea. Proyectos sectoriales de Gobierno En Línea que generen un impacto grande Automatización de trámites y servicios. Vinculación de las entidades del sector a la Intranet Gubernamental. Acciones de seguimiento para medir en avance en el cumplimiento de las metas definidas en el plan. El sector de la Protección Social debe aprovechar su experiencia para poner en marcha una política más fuerte y decidida que permita abarcar a un mayor número de entidades y alcanzar un mayor impacto hacia los ciudadanos y clientes de los servicios ofrecidos.

Recomendaciones Generales Identificar los trámites y/o servicios del sector de manera que haya un conocimiento general de los mismos por parte de los ciudadanos. Unificar los trámites que se prestan en cada entidad con los que aparecen en la página de Gobierno En Línea. Unificar el contenido y los formatos en los cuales se presenta la información sobre los trámites de cada entidad. Completar el proceso de racionalización de trámites en todas las entidades del sector. Avanzar en la sistematización de trámites del sector. Avanzar en el suministro, a través de las páginas Web de cada entidad y en de aquellos formatos necesarios para realizar los trámites respectivos ya que son muy pocas las entidades que disponen de esta clase de información. Avanzar más en la fase de transacción y transformación de manera que los trámites y servicios que ofrecen las entidades del sector se puedan realizar a través de las páginas Web respectivas. Identificar los servicios que presta cada entidad y publicar información sobre los mismos en los sitios web.

Estrategia de Gobierno En Línea LO QUE SIGUE…

Metodología ELABORACIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN Diagnóstico – Oportunidade s de mejoramiento Plan de Acción del Sector Proyectos sectoriales Proyectos institucionales Proyectos transversales Acciones estratégicas institucionales Acciones estratégicas sectoriales Realidad Sectorial en torno a GEL Necesidades identificadas Recomendaciones para la implementación de la Estrategia de GEL ENTIDADES SECTOR AGENDA DE CONECTIVIDAD

PLAN DE ACCIÓNMetodología ELABORACIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN MARCO OPERATIVO Desarrollo de Acciones Metas Responsables Recursos Tiempos Beneficios Ciudadano, Empresas y el Estado Indicadores de gestión MARCO DE ACCIÓN Acciones para avanzar en la Estrategia de GEL Proyectos sectoriales Servicios en línea Trámites en línea Intranet Gubernamental MARCO ESTRATEGICO Visión del plan de acción – Fin último Objetivo General Objetivos Específicos Iniciativas sectoriales prioritarias ESTRATEGIAS DE MONITOREO Y SEGUIMIENTO 4 5 PLAN DE ACCIÓN TRANSVERSAL

Metodología ELABORACIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN Ficha del Trámite y/o Servicio ¿Qué se requiere para el trámite y/o servicio? Requisitos para automatizar Pasos a seguir ¿Hasta donde se puede automatizar? Decisión sobre la automatización Estado del Proyecto Categorización: 1.Frecuencia de uso 2.Número de usuarios a la semana 3.Impacto estratégico 4.Tiempo de automatización 5.Costo 6.Complejidad de desarrollo 7.Dificultad funcional Presupuesto 1.Recursos necesarios 2.Disponibilidad Presupuestal TiempoImpacto Estratégico Costo Complejidad de desarrollo Matriz de automatización de trámites y/o servicios (Entidad – Sector)

Sinergia de acciones Metodología IMPLEMENTACIÓN DE LOS PLANES DE ACCIÓN Plan de Acción del Sector ENTIDADES SECTOR AGENDA DE CONECTIVIDAD Articulación con las áreas de AdC Desarrollo tecnológico Capacitación Promoción Monitoreo y Seguimiento (indicadores de uso, respuesta y gestión) Ajuste del plan de acción Análisis de Viabilidad