Planeación de Archivos Universidad del Quindío Sandra Fuentes Latorre – Johanna Ruiz Albarracin III Semestre

Objetivos Universidad del Quindío Planeación en el procesos administrativos de un archivo Implementación y Diseño, desarrollo y aplicación de un marco normativo integral para la organización y el funcionamiento de los archivos Principales métodos e instrumentos de gestión documental Incorporación y uso de tecnologías para la implementación de un archivos

planeacion Propósitos, Estrategias, Políticas, Procedimientos, Reglas y Programas Recepción, gestión, clasificación, catalogación, ordenación, préstamos, transferencias. Disposición, consulta,, valoración, depuración, transferencia secundaria. Orden numérico,(número simple, numero compuesto, cronológico, topográfico, decimal) alfabético

Planeacion ubicación topográfica espacios, esto se deberá realizar en primer lugar identificando las áreas de la institución y dándoles su espacio en el archivo dependiendo de la documentación que generan por área, unidades de instalación o conservación, inclusive estantería, archiveros, etc. Recursos financieros Recursos humanos - contratación Volumen y tipo de documentos a trabajar

Gestión documental, Definición e importancia Conjunto de actividades administrativas, técnicas, producción, recepción, tramite organización, consulta,manejo,organización y disposición final producida por una entidad, publica, privada bajo la normatividad.

Ley 594 de 2000 Ley 594 los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural del Estado y la administración de justicia; son testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones. Artículo 21 de la Ley 594 de 2000, establece que las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.

Decreto 2482 03 de Diciembre de 2012 Por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión”, Tiene como objeto adoptar el Modelo Integrado de Planeación y Gestión como instrumento de articulación y reporte de la planeación, se busca un Estado con capacidad permanente para mejorar su gestión, sus espacios de participación y su interlocución con la sociedad, en procura de la prestación de mejores y más efectivos servicios.    

Decreto 2482 Capitulo 1 - Gestión de Documentos Articulo 5 - Principios del proceso de Gestión Documental Principio de Planeación . La creación de los documentos debe estar precedida del análisis legal, funcional y archivístico que determine la utilidad de estos como evidencia, con miras a facilitar su gestión. El resultado de dicho análisis determinará si debe crearse o no un documento.  

Aspectos de planeación El diseño y desarrollo de un programa de gestión documental, obedece a un plan de acción con líneas concretas que facilite su implementación de manera efectiva, contempla la identificación de problemas, oportunidades, objetivos, análisis y determinación de los requerimientos de información, mantenimiento, evaluación y documentación del programa, planes de mejoramiento y planes de contingencia. Debe corresponder a un plan discriminado a corto, mediano y largo plazo y contar con un órgano coordinador de la gestión de documentos que garantice su adecuado desarrollo a través del cual se definan las políticas generales de la gestión documental en cada organización (Comité de Archivo, Acuerdo AGN 012 de 1995) y un conjunto de directrices que faciliten el planeamiento de la documentación.

Elementos básicos de formulación. Identificación. Selección de información que determine situación actual de la entidad, analizando herramientas que permiten identificar la problemática a la que se enfrenta la función archivística, Diagnostico integral de archivo Planes de mejoramiento – auditorias Planes de mejoramiento – Entes de control y vigilancia PMA – Visitas de Inspección vigilancia y control AGN Formulación de riesgos AFA – Autoevaluación de la función archivística Y otras herramientas.

Requisitos Técnicos: las condiciones e instrumentos técnicos previos como: contar con manuales de procesos y procedimientos, con compilación de formas o formatos regulados, manual de funciones y tablas de retención documental, tablas de valoración documental, adopción de normas técnicas y normatividad en general, existencia de archivos en las diferentes fases del ciclo vital de los documentos y de Unidad de Correspondencia.

Condiciones: Definición de procedimientos de distribución de documentos internos y externos. Tablas de retención y/o las tablas de valoración documental, según sea el caso. Contar con el Comité de Archivo respectivo el cual deberá tener definido su reglamento y funciones. Reglamento de archivos para la empresa u/o entidad. Fases de formación del archivo, control sobre la entrada y salida de los documentos, acceso a los documentos, ordenación y descripción de los fondos de archivo, conservación de documentos,

Requisitos Administrativos: (PGD) con todas las funciones administrativas de la entidad, así como con los sistemas de información, aplicativos y demás herramientas informativas, La Gestión de Documentos debe inscribirse como un programa estratégico de la entidad, con el apoyo de la alta dirección. Tener definido el sistema de administración de archivos de la entidad (centralizado, o descentralizado). Contar con la participación de las diferentes áreas de la entidad, en especial con la estructura directiva y aquellas áreas relacionadas con las compras y suministros, la tecnología, el desarrollo organizacional y el presupuesto.

El archivo debe contar con el talento humano debidamente asignado a funciones de archivo y con dedicación exclusiva para realizar dicha labor. La entidad deberá contar con un programa de capacitación que permita a los funcionarios del archivo ampliar y mejorar sus conocimientos en aspectos de la gestión documental y la organización de los archivos, además formación en el área de la auditoria de información y manejo de procesos.

Las instalaciones de los archivos deben reunir las condiciones mínimas para el adecuado desarrollo de su función, siguiendo las recomendaciones del Archivo General de la Nación, en relación con las características arquitectónicas y medioambientales, espacio, distribución de áreas de acuerdo con el flujo de los procesos del archivo, ubicación con relación a las dependencias, mobiliario y equipo.

Tablas de retención documental Acuerdo AGN 039 de 2002: En el proceso de planeación es un elemento indispensable en la gestión documental e instrumento archivístico esencial que permite la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central, e histórico de las entidades,

Formato para recolección

POLITICAS Y LINEAMIENTOS Los documentos administrados y organizados en el archivo de gestión, central e histórico, deben cumplir con los lineamientos establecidos, así como de las normas contempladas en la Normatividad. Los documentos de archivo que se produzcan en medio Papel, Magnético/Óptico y Electrónico, se deberán conservar en el mismo medio durante la fase del archivo de gestión y archivo central, garantizando su conservación y preservación a largo plazo, teniendo en cuenta el tiempo de retención y disposición final de documentos establecido en la Tabla de Retención Documental. En la bandeja de correo electrónico y disco duro de computador, es decir los documentos de archivo, que se encuentre en soporte físico y digital, se deben organizar cumpliendo con la Tabla de Retención Documental y formatos contemplados.

ORGANIZACIÓN DE Archivo Acuerdo 042 de 2002: Por el cual se reglamenta la organización de los Archivos de Gestión” Junio 1 de 2013 Julio 1 de 2013 Agosto 2 de 2013

De acuerdo con la documentación se pueden utilizar los tipos de ordenación en una Serie- Subserie Documental o en Expediente.

Transferencias DEFINICIÓN Es el proceso mediante el cual las instituciones públicas o privadas trasladan la documentación de un archivo a otro, una vez cumplidos los tiempos de retención señalados en las tablas de retención o las tablas de valoración documental. BENEFICIOS DE LAS TRANSFERENCIAS Los beneficios que conlleva la realización de las transferencias son: 1. Evitan la aglomeración de documentos en las áreas destinadas para las oficinas. 2. Mejoran el manejo administrativo de la documentación. 3. Conservan en precaución o definitivamente la documentación de interés para la administración, para el ciudadano y aquella útil como fuente de información histórica. 4. Aseguran la conservación de documentos de aquellas entidades que han sido objeto de liquidación, función o supresión.

Ciclo vital del documento

RESPONSABLE(S) DEL PROCESO: Vicepresidente, Gerente, Asesor/ Profesional a cargo de la coordinación de la Gestión Documental y Comité de Archivo.

Bibliografia Acuerdo No. 027-2006 del Archivo General de la Nación Guía Técnica Colombiana GTC 185 “Documentación organizacional