Proyecto: RECEPCIÓN, CONSERVACIÓN Y PROCESAMIENTO DE DOCUMENTOS POR MEDIOS ELECTRÓNICOS Estado de avance, junio 2015

ANTECEDENTES Artículo 11 N° 1 ley (que modifica art 7 de la O.A.) "El Director Nacional de Aduanas podrá autorizar a quienes realicen operaciones aduaneras a nombre de terceros y a los que se encuentren sujetos a su jurisdicción disciplinaria conforme al artículo 202 de la presente ley, para que efectúen la presentación de antecedentes, documentos y su conservación, así como, en general, el cumplimiento de cualquier trámite ante el Servicio, a través de medios electrónicos. Se tendrán por auténticas las copias electrónicas obtenidas a partir de los registros del Servicio Nacional de Aduanas de los documentos o antecedentes presentados de acuerdo con lo establecido en el inciso anterior. Igualmente se tendrán por auténticas, las copias de los documentos que sirvieron de base para la confección de las declaraciones aduaneras presentadas por los agentes de aduana, en su calidad de ministros de fe."

ALCANCE -Corresponde a la facultad del DNA de autorizar la presentación de documentos por medios electrónicos, a petición de los operadores del comercio exterior interesados. -Incluye la facultad de autorizar la conservación de dichos documentos por medios electrónicos, a petición de los agentes de aduanas, en su calidad de ministros de fe. -Contempla el almacenamiento de documentos por parte del Servicio, siempre a petición de las partes interesadas. -Contempla la facultad de autorizar la realización de trámites ante el Servicio por medios electrónicos. Oficio N° (Informe de S.J.)

Del alcance se desprende la configuración del proyecto global: I.- Aspectos normativos: -Normativa sobre la presentación de documentos: Resolución que regule el procedimiento de autorización de los operadores que lo soliciten (aplicación de la facultad del DNA respecto de las solicitudes específicas de los operadores que requieran subir determinados documentos y/o trámites al modelo electrónico y que no requieran almacenamiento por parte de aduana). Etapa 1: Cumplido mediante resolución 7305, en revisión -Normativa sobre las condiciones técnicas de los documentos a presentar y/o a almacenar (en general), así como las condiciones de la conservación electrónica por parte de los Agentes de Aduana (carpeta de despacho, entre otros). Continuación etapa 1: Resoluciones en elaboración - Otras normativas necesarias para la implementación

II.- Aspectos de tecnología de información: - Implementación de proyecto que otorgue una solución tecnológica a la recepción, conservación por parte de aduana y en general tramitación por medios electrónicos para los operadores que lo soliciten y conforme las prioridades que se establezcan. PROYECTO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Del alcance se desprende la configuración del proyecto global:

Aspectos normativos

Resolución 7305 Procedimiento a seguir por quienes requieran presentar documentos por medios electrónicos y cumplan los requerimientos allí señalados; (realicen operaciones aduaneras a nombre de terceros, se encuentren sujetos a la jurisdicción disciplinaria del DNA, siempre que dichos antecedentes o documentos no requieran de almacenamiento por parte de éste, se trate de presentaciones documentales y puedan ser almacenadas por el requirente, quien pueda dar fe de su autenticidad).

La normativa se elaborará siguiendo los estándares definidos en la normativa legal y reglamentaria nacional: Ley – sobre doctos electrónicos y firma electrónica Ley – sobre procedimiento administrativo Ley – sobre acceso a la información pública DS 83 (2004); 93 y 14 (2014) La norma en elaboración se basa, en general, en los requisitos técnicos elaborados con ocasión del desarrollo del proyecto de carpeta de despacho. Normativa sobre documentos electrónicos

Se consideran validos los documentos de soporte XML. Los documentos digitalizados deben cumplir la norma PDF-A, que asegure la fiel representación del original. Todos los documentos deberán contener al menos la siguiente información: Identificador ; Contenido del documento (entendiéndose que puede ser una imagen, archivo XML u otro tipo); Fecha de firma del documento y Firma digital del documento. Normativa sobre documentos electrónicos

Se establecerán las obligaciones a los agentes de aduana para la conservación de los documentos que tienen bajo su custodia (carpeta de despacho entre otros). Dichas condiciones serán similares a las desarrolladas para el proyecto de carpeta de despacho electrónica. La actividad de conservación podrán hacerla por si mismos o por terceros. En caso de realizarse por terceros, la responsabilidad del cumplimiento de las obligaciones se mantiene en el agente de Aduana. Normativa sobre conservación de documentos

Aspectos tecnología información

Proyecto de gestión documental Proyecto de Gestión Documental Reforma Tributaria: Art 7 – Digitalización de documentos para operadores del comercio exterior Proceso de Modernización participativa: Propuesta 417 – Archivo digital de cualquier documentos Agenda Normativa 2015: Propuesta 40: Oficina de partes electrónica Mesa de Modernización: Propuesta de digitalización de ANAGENA y Cámara Aduanera

Aspectos tecnología de Información: Proyecto de Gestión Documental aplicado al proceso Atención de operadores La implementación del proyecto requiere de una plataforma de recepción y procesamiento de los documentos electrónicos que se autoricen recibir, así como de un gestor de trámites en general.

Visión del proyecto Con la implementación completa del proyecto de Gestión documental… El Gestor Documental será el punto único de ingreso de toda documentación que se reciba en la oficina de partes de Aduana El Gestor documental será comprensivo de todos los trámites y documentos que se reciban o se procesen, tanto internos como externos (no limitado a atención de operadores del comercio exterior) La recepción de los documentos se realizará por vía electrónica e incluirá la digitalización de lo recibido en soporte papel Se gestionará al usuario externo, de modo de identificarlo con roles de acceso conforme su tipo de operación o trámite.

Visión del proyecto Contará con un modulo de gestión, que establece indicadores globales que apoyen la gestión de las distintas unidades involucradas. Permitirá interoperar con otros servicios públicos. Contará con una bitácora en donde se registren los accesos a los documentos, señalando el usuario que lo realizó, el documento afectado y la operación realizada. El sistema permitirá el seguimiento del trámite por parte del usuario, al nivel de detalle que se determine.

Alcances del proyecto Presentación de la documentación - Iniciación: Se considera dentro del alcance del proyecto, toda documentación que se recibe en las oficinas de partes, con ocasión a la realización de sus trámites, así como el envío de documentos desde una unidad o aduana regional a otra, cuyo envío se realiza por este mismo medio. Toda documentación que sea recibida a través de las oficinas de partes, se cargará al Sistema de Gestión Documental, independiente del canal por el que este se haya recibido, transformándose en documentos electrónicos digitalizados.

Alcances del proyecto Gestión del trámite - Realización: La documentación o solicitud recibida y aceptada a trámite, generará un expediente y será derivada desde la oficina de partes a la unidad competente dentro del flujo de trabajo que se determine. Se contempla que las unidades podrán solicitar mayores antecedentes o realizar otras gestiones; todo lo anterior a través del Sistema de Gestión Documental. El Gestor Documental mantendrá el registro del proceso completo. En esta etapa se considera el tracking del trámite, cuyo estado puede ser conocido por el usuario al nivel de detalle que se determine.

Alcances del proyecto Respuesta del trámite o respuesta del documento - Finalización: Una vez gestionada la documentación, se debe dar respuesta a quien realizó la solicitud, trámite o presentación. La respuesta se entregará por medio del Sistema de Gestión documental, mediante un documento electrónico. Una vez ejecutada la respuesta, se debe dar cierre al proceso.

Plan de implementación Se ha priorizado el proceso de atención de operadores del comercio exterior, que corresponde a lo requerido por el art 7 de la O.A. (Reforma tributaria) Se han definido una serie de trámites piloto dentro del proceso de atención de operadores del comercio exterior. Se ha establecido unas etapas y plazos preliminares de implementación Se ha modelado el proceso genérico del procedimiento administrativo (homologable a cualquier trámite o presentación y coincidente con las etapas del alcance) Se han destinado recursos actuales (humanos y tecnológicos) y se han solicitado recursos en el presupuesto exploratorio 2016 (financieros)

Etapas de implementación (Proceso priorizado) Presentación de documentos Presentación y conservación de documentos Tramitación electrónica Fines del 2016 Implementación recepción de documentos trámites pilotos Primer trimestre del 2017Cuarto trimestre del 2017

Trámites piloto Presentación de Carpeta de despacho para fiscalización a posteriori Actualización de datos de contacto de agentes de aduana. Término de despacho por otro agente de aduana. Modificación de sociedades de agentes de aduana. Solicitud de clave de operadores para agentes de aduana. Autorización de constitución de otras sociedades de agentes de aduanas

Gráficamente

Asignación de recursos Inversión proyectada y solicitada para el total proyecto $615 Millones Definición Estratégica. Plataforma TI Básica. Procesos Pilotos. Capacitación Plataforma TI Reforzada. Nuevos Procesos. Procesos Locales. Capacitación Plataforma TI Completa. Nuevos Procesos. Procesos Locales. Capacitación Continuidad. Soporte, servicios, acompañamiento. 2018

Ventajas  Proyecto incremental de adopción voluntaria  Incluye a todos los operadores de comercio exterior que estén interesados en operar electrónicamente  Rescata y aprovecha lo ya desarrollado con ocasión de la carpeta de despacho electrónica  Reduce los tiempos de los trámites, con lo cual reduce costos y aumenta la competitividad  Establece una plataforma única de atención, más simple, segura y eficiente  Permite realizar seguimiento del trámite