Elementos esenciales de las presentaciones eficaces

Elementos esenciales de las presentaciones eficaces Existen cinco pasos básicos para realizar presentaciones eficaces, que llamaremos las cinco reglas. Estas cinco reglas son secuenciales, ya que cada etapa se construye sobre la anterior.

ELABORAR UNA ESTRATEGIA ESPECÍFICA *Identifique su propósito.- La regla principal para una comunicación efectiva es la siguiente: “conozca su objetivo, conozca su audiencia. Parece fácil, pero en realidad se trata del arte más difícil de la comunicación”.

ELABORAR UNA ESTRATEGIA ESPECÍFICA *Adapte el mensaje a la audiencia específica.- Consiste en saber cuál es el conocimiento de sus receptores sobre el tema, su actitud hacia su mensaje y las expectativas ante su presentación. Comience con lo que ellos ya saben, la gente retiene mucha información si el material es relacionado con algo que ya sabe.

ELABORAR UNA ESTRATEGIA ESPECÍFICA *Satisfaga las demandas de la situación.- La situación con frecuencia determina expectativas, como el nivel de formalidad. Algunas situaciones claramente determinan presentaciones más formales.

DESARROLLE UNA ESTRUCTURA CLARA Comience con un pronóstico.- *Una introducción eficaz logra tres cosas: 1.- Capta la atención de los que escuchan y establece un tono para el mensaje. 2.- Ofrece a la audiencia una razón para escuchar o leer 3.- Les da un mapa del camino o un rápido esbozo del mensaje.

DESARROLLE UNA ESTRUCTURA CLARA *Elija un patrón de organización adecuado.- La organización de un mensaje es un aspecto fundamental porque influye en la comparación del receptor. Una persona organizada tiene una imagen más positiva que una que no lo es, y la organización afecta al cambio de actitud.

DESARROLLE UNA ESTRUCTURA CLARA *Utilice transiciones o señales para indicar su progreso.- Es importante que entregue a su audiencia un “mapa del camino” al inicio de su presentación. Para hacer esto, señale cuando esté cambiando de una idea a otra resumiendo la primera y luego anunciando la siguiente. Esto es importante en la comunicación oral ya que la audiencia solo escuchara una vez su mensaje.

DESARROLLE UNA ESTRUCTURA CLARA Concluya con un comentario contundente.- La gente tiende a recordar lo primero y lo último que lee o escucha en los mensajes. Es fácil entender por qué las partes más importantes de cualquier presentación son la primera y la última impresión que crean.

SUSTENTE SUS IDEAS Elija diversos apoyos.- Existen muchas razones para utilizar materiales de apoyo, o evidencia, conforme desarrolla su mensaje. La mayoría de las investigaciones concluyen que el material de apoyo hace una gran diferencia en el efecto que provocan las ideas.

SUSTENTE SUS IDEAS Considere a su audiencia cuando elija el apoyo.- Los tipos de materiales de apoyo que elija dependen en parte de su audiencia. Si la evidencia es nueva para ellos, tendrá mayor efecto. Las cintas de video, las grabaciones o las fotografías también tienen un efecto importante.

SUSTENTE SUS IDEAS Utilice auxiliares visuales como apoyo.- Los auxiliares visuales sirven para que los individuos procesen y recuerden datos. Además de mejorar la comprensión y la memoria, los auxiliares visuales pueden incrementar el efecto de persuasión de sus ideas si comprometen a los receptores activamente en el intercambio de comunicación.

USE UN ESTILO MEJORADO Hasta este punto, la preparación de mensajes orales y escritos es muy similar. Si pretende dar un discurso o escribir un memorándum, necesitan desarrollar sus estrategias al identificar sus objetivos, estructurar su mensaje y sustentar sus ideas con evidencias.

ESTILOS EN LA COMUNICACIÓN ORAL Prepare sus notas.- Los presentadores eficaces se distinguen por una aparente falta de esfuerzo. Algunos oradores tienen tal dominio de su material que parece que están improvisando.

ESTILOS EN LA COMUNICACIÓN ORAL Practique su presentación.- Es adecuado que ensaye su presentación en condiciones simuladas (en una habitación similar, con una audiencia que le pueda dar sugerencias para mejorar). Tome el tiempo de su presentación para que sepa si es necesario ampliar o recortar sus ideas

ESTILOS EN LA COMUNICACIÓN ORAL Practique utilizando sus auxiliares visuales.- Esto le ayudará a acostumbrarse a manejarlos y a darle cierta idea de cuanto tiempo durará su discurso con los auxiliares visuales. Prepárese para lo inesperado.

ESTILOS EN LA COMUNICACIÓN ORAL Transmita un entusiasmo controlado por su tema.- Una presentación poco concisa y mal organizada seguramente producirá una evaluación negativa en general. Por otro lado, una presentación bien organizada, y muy lógica y fácil de seguir que se transmite de manera inadecuada, también será poco apreciada.

ESTILOS EN LA COMUNICACIÓN ORAL Utilice la forma de transmitir su mensaje para enriquecerlo.- Otra clave para mantener la atención del auditorio es una transmisión eficaz. El contacto visual es la herramienta más importante para captar la atención de la audiencia. Esto hace que los miembros de la audiencia se sientan como si estuvieran participando en una discusión individual y casi privada con usted.

ESTILO EN LA COMUNICACIÓN ESCRITA Al igual que la comunicación oral, la comunicación escrita es una habilidad que puede aprenderse. La comunicación escrita sigue los mismos 3 pasos de preparación que la comunicación oral. El escritor determina las estrategias, la estructura y el sustento antes de plasmar sus ideas en el papel.

ESTILO EN LA COMUNICACIÓN ESCRITA Desarrolle precisión mecánica en su escritura.- Su imagen profesional se juzga por la apariencia de su comunicación escrita. Tachones, borrones, errores tipográficos o cualquier otro descuido demerita su mensaje escrito, al igual que los ademanes torpes pueden distraer la atención de su mensaje oral.

ESTILO EN LA COMUNICACIÓN ESCRITA Sea preciso al describir los hechos en sus escritos.- Es importante tener los hechos correctos. Si envía un memorándum citando a una reunión, pero registra una fecha incorrecta para su realización, sufrirá las consecuencias de incomodar a los demás. La precisión es un fundamento, pero ese sólo ese el inicio.

ESTILOS EN LA COMUNICACIÓN ESCRITA Redacte mensajes escritos con precisión verbal.- Lograr una precisión verbal no es lograr lo mismo que una precisión mecánica o factual. La precisión verbal se basa en exactitud de las palabras elegidas para expresar las ideas. En un mundo ideal, las palabras podrían dar el significado exacto que usted busca, pero las palabras no puede reproducir la realidad.

ESTILO EN LA COMUNICACIÓN ESCRITA Preste atención al tono.- El tono de su escritura está directamente relacionada con su adicción o elección de palabras. Por ejemplo, compare estas dos declaraciones: “nuestra compañía adquirirá el producto” y “lo compraremos”. La segunda suena más informal porque utiliza un pronombre y un sujeto tácito.

ESTILO EN LA COMUNICACIÓN ESCRITA Utilice el formato adecuado.- Las primeras impresiones cuentan, incluso en la comunicación escrita. El descuido sugiere que el escritor no tome el mensaje con seriedad; los formatos extraños o poco convencionales indican que el escritor es ignorante o poco profesional. Usted debería familiarizarse con la distribución física de las cartas, los memorandos, las propuestas y otros formatos escritos comunes en la comunicación de negocios.

COMPLETE SU PRESENTACION AL RESPONDER A PREGUNTAS Y DESAFIOS Prepararse cuidadosamente para enfrentar las preguntas.- Responder a las preguntas y objeciones es parte vital del proceso de comunicación porque permite interactuar directamente con quienes lo escuchan .

RESPONDA A LAS OBJECIONES DE MANERA ORDENADA. Puede responder a las objeciones en 4 pasos: 1.- Replantee la objeción.- Esto le da tiempo de pensar, muestra su interés y asegura que todos entiendan la pregunta. 2.- Establezca su postura.- Haga una declaración concisa y directa de la que cree para dejar en claro su postura.

3. - Ofrezca sustento a su postura 3.- Ofrezca sustento a su postura.- Esta es la parte esencial de la respuesta. Dé evidencia que muestre que su postura es la correcta. 4.- Indique significado de su refutación.- Muestre el efecto de adoptar su postura, ofrezca las razones para hacerlo.

MANTENGA EL CONTROL DE LA SITUACIÓN Necesita equilibrar el hecho de ser sensible a la retroalimentación y ser lo suficientemente flexible para responder a preocupaciones legitimas al evitar intercambios prolongados improductivos.

RESUMEN Y GUIAS DE COMPORTAMIENTO 1.- formule una estrategia para la audiencia y la ocasión especificas. 2.- desarrolle una estructura clara. 3.- sustente sus ideas con evidencias adaptadas a su audiencia. 4.- practique la presentación de su material con un estilo que enriquezca sus ideas. 5.- complemente su presentación al responder eficazmente a preguntas y desafíos.