Programa de Auditoría Interna Módulo 14 Programa de Auditoría Interna NOTAS

Rol Crítico de la Auditoría Interna del SAA La revisión gerencial periódica es insuficiente. Necesidad de mantener personal que observe los detalles objetiva e independientemente. La auditoría interna es la conciencia del SAA. NOTAS 18

Temas Críticos—ISO 14001 ¿Hasta qué grado pueden confiar las agencias del orden nacionales y locales en la efectividad de la actuación ambiental mejorada por parte de estos conductores competitivos de negocios? NOTAS

Auditores de Primera Parte Auditores empleados por la organización para verificar su propio sistema de administración. Los auditores de primera parte efectúan la “Auditoría Interna”. Los auditores de primera parte deben permanecer objetivos e independientes cuando conducen las auditorías Un reto para micro empresas NOTAS

Auditorías de Segunda Parte Auditorías de proveedores o contratistas. Se usa a menudo para asegurar calidad. Dentro del campo ambiental, las auditorías de segunda parte se usan para determinar si los proveedores de servicios de manejo de residuos peligrosos están operando correctamente (cumpliendo con las responsabilidades legales). NOTAS

Auditoría de Tercera Parte Los Certificadores de Sistemas ISO El Certificador evalúa su documentación. Si la documentación cumple con 14001, entonces se programa la auditoría de certificación El Certificador verifica la implementación del SAA. Aprobado (con tal que se corrijan algunas no-conformidades menores) ¡CERTIFICACION! Auditorías de vigilancia intercaladas entre las completas (1 ó 2 por año). Auditoría completa cada 3 años. NOTAS

Auditorías de la Tercera Parte Duración de la auditoría 1, 2 o + días Equipo de auditores: entre 1 a 3; podrán traer observadores Listas de control (protocolos) - los Certificadores los usan durante la auditoría. Interpretan la aplicación del ISO 14001 y el Manual/Procedimientos NOTAS

Comparación Sistema Desempeño Ambiental Enfoca en la integridad de la estructura del SAA Procesos, Procedimientos, Registros Recursos y Efectividad ¿Está cumpliendo el “sistema” con su cometido? Desempeño Ambiental Mide los impactos ambientales actuales por medio de análisis de muestras de emisiones y descargas NOTAS

Auditorías del Desempeño Auditoría de eficiencia en el uso de energéticos Auditoría de seguridad e higiene Auditoría de “producción más limpia” Evaluación del potencial de contaminación en sitio Evaluación de riesgos Evaluación del proveedor de servicios de manejo de residuos peligrosos NOTAS

Requisitos del ISO 14001 4.5.5 Auditoría interna La organización debe asegurarse de que las auditorías internas del sistema de gestión ambiental se realizan a intervalos planificados para: a) determinar si el sistema de gestión ambiental: 1) es conforme con las disposiciones planificadas para la gestión ambiental, incluidos los requisitos de esta Norma Internacional; y 2) se ha implementado adecuadamente y se mantiene; y b) proporcionar información a la dirección sobre los resultados de las auditorías.

Requisitos del ISO 14001 La organización debe planificar, establecer, implementar y mantener programas de auditoría, teniendo en cuenta la importancia ambiental de las operaciones implicadas y los resultados de las auditorías previas.   Se deben establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos de auditoría que traten sobre: las responsabilidades y los requisitos para planificar y realizar las auditorías, informar sobre los resultados y mantener los registros asociados; la determinación de los criterios de auditoría, su alcance, frecuencia y métodos. La selección de los auditores y la realización de las auditorías debe asegurar la objetividad e imparcialidad del proceso de auditoría.

Auditoría del Sistema de Administración Ambiental La organización debe establecer y mantener programa(s) y procedimientos para realizar auditorías periódicas del SAA, con el objeto de determinar si: El SAA es concordante con los planes establecidos para la gestión ambiental Ha sido adecuadamente implementado y mantenido Suministrar información sobre los resultados de la auditoría a la gerencia de la organización NOTAS

Auditoría del Sistema de Administración Ambiental El Programa de auditorías (y cronograma) debe basarse en: la importancia ambiental de la actividad implicada los resultados de las auditorías previas NOTAS

Auditoría del Sistema de Administración Ambiental Los procedimientos de auditoría deben cubrir: el alcance de la auditoría la frecuencia la metodología las responsabilidades y requisitos para llevar a cabo las auditorías e informar acerca de los resultados NOTAS El programa de auditoría interna debe incluir “la evaluación periódica del cumplimiento legal”. En pequeñas y micro empresas, es suficiente una auditoría completa del sistema cada año, conducida por un auditor quien puede ser el mismo Representante de la Alta Dirección o posiblemente el dueño o director (pero también el Coordinador u otro gerente).

ISO 19011 Lineamientos para Programas de Auditoría Interna NOTAS

ISO 19011 - Programa de Auditoría Propósito del Programa: planear el tipo y número de auditorías e identificar los recursos necesarios Nombramiento y autorización (por parte de dueño, Gerente General, Alta Dirección) de una persona quien se encarga del programa NOTAS

19011 – Programa de Auditoría La persona responsable debe: Establecer los objetivos y alcance del programa Establecer responsabilidades, recursos y procedimientos Asegurar la implementación del programa Monitorear y mejorar el programa Asegurar que se conserven registros apropiados NOTAS En micro y pequeñas empresas, el dueño o Gerente General normalmente es la persona responsable de establecer e implementar el programa de auditoría.

Ejemplos de Programas 2 auditorías internas completas programadas cada seis meses y realizadas por el auditor interno de la empresa Una auditoría interna cada mes – pero solamente para uno o dos elementos del SAA NOTAS

19011 – Objetivos del Programa Los objetivos del programa deben basarse en consideración de: Prioridades de la alta dirección Requisitos del ISO 14001, Sec. 4.5.5 Requisitos de la normativa (y contratos) (Para Proveedores) la necesidad de cumplir con evaluaciones de proveedores Otros requisitos de los clientes Riesgos Intereses de las partes interesadas NOTAS

19011 – Ejemplos de Objetivos Cumplir con los requisitos para la certificación del SAA (o Sistema de Calidad) Asegurar conformidad con los requisitos en el contrato con el cliente (calidad) Obtener y mantener confianza en la capacidad del proveedor NOTAS

19011 – Alcance del Programa de Auditoría Depende de variables como: Tamaño, tipo de negocio y complejidad de la organización Necesidad de certificación NOTAS: Los variables que menciona el ISO 19011 son: Alcance, objetivo y duración de cada auditoría a conducir Frecuencia de las auditorías planeadas Tamaño, naturaleza y complejidad de la organización auditada Número, importancia, complejidad, semejanza y ubicación de las actividades auditadas Estándares, requisitos reglamentarios y contractuales y otros criterios de auditoría Necesidad de acreditación o certificación Resultados de auditorías prévias Idioma y temas culturales y sociales Inquietudes de las partes interesadas Cambios significativos a la organización o sus operaciones

19011 – Programa de Auditoría Responsabilidades y Recursos La persona responsable debe: definir, implementar, monitorear, revisar y mejorar el programa de auditoría interna Identificar y proveer recursos Recursos Entrenamiento de los auditores internos Proceso para mejorar la competencia de los auditores NOTAS

19011 – Procedimientos del Programa Procedimiento debe cubrir: Planeación y programación de las auditorías Asegurando la competencia de los auditores internos y del auditor líder Conduciendo la auditoría Seguimiento Mantenimiento de los registros de auditorías Monitoreo y mejora del programa de auditoría NOTAS

19011 – Implementación del Programa Programación y comunicación a los empleados Proceso para evaluar los auditores y determinar las necesidades de capacitación adicional Asegurando nombramiento del equipo (o auditor) Asegurando revisión y aprobación de los reportes de auditoría Seguimiento NOTAS

19011 – Registros de Auditorías Deben mantener registros que demuestran la implementación del programa de auditoría, incluyendo: Plan de la auditoría Reporte de la auditoría Notificación de no conformidades Acción Correctiva/Preventiva Resultados de revisiones del programa de auditoría Registros de capacitación de los auditores NOTAS

19011 – Monitoreo y Revisión del Programa La organización debe monitorear el programa de auditoría para determinar si está logrando sus objetivos y para identificar oportunidades para su mejora Revisión Evaluación de la efectividad e identificación de oportunidades de mejora NOTAS: Deben realizar el monitoreo del programa de auditoría utilizando indicadores que miden (por ejemplo): Las habilidades de los auditores de implementar el Plan de la Auditoría Conformidad con el programa de las auditorías Retroalimentación de los empleados que fueron entrevistados durante la auditoría Tiempo requerido para cerrar las acciones correctivas/preventivas La revisión de la efectividad del programa de auditoría debe tomar en cuenta (por ejemplo): Resultados del monitoreo Conformidad con los procedimientos del programa Estado de los registros de auditorías Sugerencias de mejora por parte de los auditores y los auditados

19011 – Competencia de los Auditores Conocimiento genérico de los auditores Principios de auditoría, procesos y técnicas Sistema de administración (ambiental y/o calidad) Situaciones organizacionales Requisitos legales que aplican NOTAS

19011 – Competencia de los Auditores Líder Conocimiento genérico de los auditores líderes Además de lo anterior: Planeación de auditorías Comunicación con el auditado (cliente) Organizando y dirigiendo auditores Preparando conclusiones y reportes de auditorías Resolviendo conflictos NOTAS

19011 – Competencia de los Auditores Conocimiento específico de los auditores Técnicas y herramientas de administración ambiental Terminología en el campo de administración ambiental Ciencia y tecnología y sus aplicaciones en el campo ambiental NOTAS

19011 – Competencia de los Auditores Atributos personales Ético, sincero, honesto, prudente, imparcial Receptivo a diferentes puntos de vista Diplomático Observador Tenaz Decisivo Tener confianza en sí flexible NOTAS

19011 – Competencia de los Auditores Educación – suficiente para obtener los conocimientos genéricos y específicos Experiencia de Trabajo – puestos y responsabilidades de resolver problemas, comunicación con clientes y semejante Capacitación en Auditoría – suficiente para contribuir al desarrollo de los conocimientos genéricos y específicos Experiencia en Auditoría – participación en auditorías completas de sistemas de administración bajo la supervisión de un auditor que es competente para liderar un equipo de auditores. NOTAS

19011 – Competencia de los Auditores Mejora continua Desarrollo profesional Mantenimiento de experiencia en auditorías Evaluación de los Auditores Inicial Durante la selección de los auditores periódico NOTAS