Administracion de proyectos L.I. Ivette Jiménez Martinez

¿Que es un Proyecto? Es una planificación que consiste en un conjunto de actividades que se encuentran interrelacionadas y coordinadas . Es un esfuerzo temporal. Tiene recursos restringidos. Humanos Financieros Tecnológicos Enfocado en lograr una meta u objetivo especifico.

12 Pasos Básicos en la Administración de Proyectos

12 Pasos Básicos en la Administración de Proyectos

12 Pasos Básicos en la Administración de Proyectos 1.- Nunca iniciar un proyecto sin tener un objetivo bien definido: Si el objetivo del proyecto no ha sido suficientemente y claramente definido por el patrocinador, ni la PLANEACION, ni la EJECUCION deben comenzar.

12 Pasos Básicos en la Administración de Proyectos 1.- Nunca iniciar un proyecto sin tener un objetivo bien definido: Se debe establecer por escrito: Misión del proyecto (producto o servicio que se pretende crear) Objetivos específicos Restricciones que se deben cumplir Beneficios que la organización obtendrá de este proyecto Obtener consenso de los involucrados (stakeholders)

12 Pasos Básicos en la Administración de Proyectos 2.- Fragmentar el Proyecto: Una vez bien definidos los objetivos, se debe fragmentar en forma gradual el proyecto, a un nivel razonable de detalle: Dividir en partes grandes (fases o etapas). Continuar subdividiendo cada parte en grupos mas pequeños. Hasta llegar al nivel de actividades o tareas (paquetes de trabajo de 40 – 80 horas de esfuerzo)

12 Pasos Básicos en la Administración de Proyectos 2.- Fragmentar el Proyecto:

12 Pasos Básicos en la Administración de Proyectos 3.- Invertir Tiempo en la Planeación: “El trabajo de Planeación, normalmente es mucho más barato que el de Ejecución, por lo que siempre se debe tener en mente que ningún proyecto es tan urgente como para no dedicarle tiempo suficiente a su planeación”

12 Pasos Básicos en la Administración de Proyectos 3.- Invertir Tiempo en la Planeación: Principio básico de la Calidad. Ahorra tiempo en la ejecución. Evita retrabajos. Evita desviaciones de tiempo y costo.

12 Pasos Básicos en la Administración de Proyectos 4.- Involucrar al equipo de trabajo en la Planeación y el Control: Es un error que los lideres de proyecto realicen la mayor parte del trabajo administrativo. Generalmente los equipos de trabajo están poco dispuestos a aceptar un programa de trabajo impuesto por un tercero. Si se comparte con el equipo de proyecto, éste se enriquece: Se crea compromiso Se genera entendimiento de los involucrados

12 Pasos Básicos en la Administración de Proyectos 5.- Hacer que el equipo de trabajo sea lo más tangible posible: La mayoría de las empresas modernas están diseñadas de acuerdo a un esquema funcional (divididas por áreas con funciones específicas: finanzas, RH, operaciones, etc.) . Esto provoca que la mayoría de los recursos humanos de un equipo de proyecto sean “prestados”.

12 Pasos Básicos en la Administración de Proyectos 5.- Hacer que el equipo de trabajo sea lo más tangible posible: Al no pertenecer al equipo de proyecto no se contribuye a fomentar el sentido de unidad e identidad deseable en cualquier equipo de trabajo. Es tarea del líder del proyecto fomentar por vías alternativas esa cohesión necesaria.

12 Pasos Básicos en la Administración de Proyectos 5.- Hacer que el equipo de trabajo sea lo más tangible posible: Símbolos o situaciones que identifiquen al equipo de trabajo. Premios o recompensas monetarias. Reuniones cara a cara. Espacios físicos específicamente destinados para el trabajo en equipo (war rooms).

12 Pasos Básicos en la Administración de Proyectos 6.- Tratar de prevenir los problemas antes de que ocurran: Un buen análisis de riesgos a los que se enfrenta un proyecto minimizan o eliminan por completo muchos contratiempos y problemas: Evaluación Priorización Respuesta

12 Pasos Básicos en la Administración de Proyectos 6.- Tratar de prevenir los problemas antes de que ocurran: La Administración de Riesgos agrega efectividad a la tarea de administrar un Proyecto.

12 Pasos Básicos en la Administración de Proyectos 7.- Establecer una línea base antes de empezar a ejecutar: Control del Proyecto: Monitoreo constante del avance real del proyecto. Esta información se compara con algún estándar que nos indique como va el proyecto.

12 Pasos Básicos en la Administración de Proyectos 7.- Establecer una línea base antes de empezar a ejecutar: Control del Proyecto: En un proyecto se compara con la planeación que se realizó. Antes de comenzar con la ejecución es importante establecer la “Línea Base”. Esto permite comparar el desempeño real del proyecto, detectar desviaciones y aplicar las medidas correctivas necesarias para regresar el proyecto a buen camino.

12 Pasos Básicos en la Administración de Proyectos 7.- Establecer una línea base antes de empezar a ejecutar: Control del Proyecto: La “Línea Base solo se modifica si existen cambios autorizados por el patrocinador o los stakeholders y el líder de proyecto concuerda.

12 Pasos Básicos en la Administración de Proyectos

12 Pasos Básicos en la Administración de Proyectos 8.- No perder de vista el objetivo principal del proyecto, pero guardar cabeza para los detalles: Tres Factores que pueden voltear un proyecto de cabeza: Expectativas: Es importante preocuparse por conocerlas y empatarlas (en una organización hay muchas diferencias, algunas de ellas son irreales)

12 Pasos Básicos en la Administración de Proyectos 8.- No perder de vista el objetivo principal del proyecto, pero guardar cabeza para los detalles: Estimaciones: Poner atención a los estimados de Tiempo y Costo que los miembros del equipo o proveedores dan, siempre se deben cuestionar y validar. Algunas estimaciones son solo buenos deseos….

12 Pasos Básicos en la Administración de Proyectos 8.- No perder de vista el objetivo principal del proyecto, pero guardar cabeza para los detalles: Cambios: Principalmente en el alcance o las especificaciones. Llegan a ser motivos de demandas o conflictos. Si un cambio no esta bien: Controlado Analizado Autorizado Documentado El proyecto se vuelve un desastre…….

12 Pasos Básicos en la Administración de Proyectos 9.- Establecer un proceso bien definido para monitorear y controlar el proyecto: Revisar constantemente el avance. Muchas de las mediciones son subjetivas, lo que no permite determinar si efectivamente vamos a llegar al final del proyecto en el tiempo y al costo planeados. Establecer factores a medir y puntos donde se aplicarán acciones correctivas.

12 Pasos Básicos en la Administración de Proyectos 10.- Enfocar los esfuerzos a las interfases: “Cada día administramos más proyectos a la vez, por lo que muchas veces no es posible llevar a cabo un seguimiento puntual de todas las actividades de cada Proyecto. Ante este situación, lo importante es atender POR LO MENOS, los puntos críticos de un Proyecto, normalmente representados en un programa como HITOS o MILESTONES”.

12 Pasos Básicos en la Administración de Proyectos 10.- Enfocar los esfuerzos a las interfases: Estos hitos se encuentran al final de una etapa o fase importante y coinciden con la obtención de los productos mas representativos del proyecto.

12 Pasos Básicos en la Administración de Proyectos 11.- Tomar el tiempo necesario para el cierre del Proyecto: Invertir el tiempo suficiente al cierre de un proyecto, es como invertir tiempo en la planeación. La principal razón para detenerse al final de un proyecto y hacer un análisis de lo que ocurrió, es aprender para repetir en proyectos futuros aquello que funcionó y evitar los errores. El Producto más importante que se obtiene al final de un proyecto son las “lecciones aprendidas”.

12 Pasos Básicos en la Administración de Proyectos 11.- Tomar el tiempo necesario para el cierre del Proyecto: El Producto más importante que se obtiene al final de un proyecto son las “lecciones aprendidas”.

12 Pasos Básicos en la Administración de Proyectos 12.- Utilizar una metodología estándar para todos los proyectos: Cual metodología utilizar no es lo importante, utilizar una, si lo es. La estandarización es el único camino a largo plazo que permite a una organización mejorar el desempeño global de sus proyectos.

12 Pasos Básicos en la Administración de Proyectos Una empresa exitosa no es aquella que termina con éxito un proyecto, si no la que de manera constante ejecuta proyectos exitosos.

12 Pasos Básicos en la Administración de Proyectos Pretender que se puede dedicar el 100% del tiempo de un proyecto a su ejecución es el error mas común que se comete hoy en día. La Administración de un Proyecto es una tarea crítica, importante e insustituible, sobre todo si tomamos en cuenta que normalmente las expectativas involucradas son muy altas…..