CONTROL INTERNO CONTABLE CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN RESOLUCIÓN N° 196 de 2001 C.E. 042 de 2001 CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN

Control Interno Contable RESOLUCION 196 DE 2001 DEFINICIONES OPERATIVIDAD DEL CONTROL INTERNO CONTABLE RESPONSABILIDAD EN SU IMPLEMENTACION FUNCION DE EVALUACION Y VERIFICACION COMUNICACIÓN DE RESULTADOS

CONTROL INTERNO OBJETIVOS Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que los afecten. Garantizar la eficacia, la eficiencia y economía en todas las operaciones, promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de su misión institucional. Velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al cumplimiento de los objetivos de la entidad.

CONTROL INTERNO OBJETIVOS Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de sus registros Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la organización y que puedan afectar el logro de sus objetivos

RESPONSABLES DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE REPRESENTANTE LEGAL: Por las políticas de orden financiero y contable de aplicación general y específica. SECRETARIO DE HDA, JEFE DEL ÁREA FINANCIERA, CONTADOR: Por la identificación, análisis, diseño, documentación mantenimiento y actualización eficiente de los procesos financieros y Contables. SERVIDORES PÚBLICOS DEL ÁREA CONTABLE Y FINANCIERA: Por la operatividad eficiente de las actividades, procedimientos y tareas a su cargo.

OPERATIVIDAD DEL CONTROL INTERNO CONTABLE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Para garantizar la base operacional del Sistema de Control Interno Contable, los organismos y entidades del Estado deberán diseñar y mantener en su esquema organizacional, los procesos necesarios a garantizar la correcta administración del Sistema de Contabilidad Pública, tomando como referencia la naturaleza y características de su función, misión y visión.

CONTROL INTERNO CONTABLE PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS QUE GARANTIZAN EL CORRECTO FUNCIONAMIENTO DE LA CONTABILIDAD PÚBLICA Planeación Presupuesto Rentas y/o Cuentas por Cobrar – Ingresos Nómina Adquisiciones o Compras Deuda Pública Tesorería Cuentas por Pagar Activos Fijos Inversiones Costos

OPERATIVIDAD DEL CONTROL INTERNO CONTABLE ELEMENTOS AMBIENTE DE CONTROL La administración pública y los funcionarios de las áreas financieras y Contable, deberán establecer y mantener un entorno a través de la organización que genere una actitud positiva, apoye un Control Interno Contable y una administración con conciencia, debiendo tener en cuenta como mínimo los siguientes factores:

OPERATIVIDAD DEL CONTROL INTERNO CONTABLE ELEMENTOS AMBIENTE DE CONTROL Integridad y valores éticos Compromiso institucional Filosofía y estilo de operación de la administración Estructura organizacional de la entidad Determinación de autoridad y de niveles de responsabilidad

OPERATIVIDAD DEL CONTROL INTERNO CONTABLE ELEMENTOS AMBIENTE DE CONTROL Políticas de dirección y administración de Personal Relaciones de la entidad con los diferentes niveles del Gobierno, órganos de Control Político, Administrativo y de Control Externo Unidad u Oficina de Control Interno Comité de Coordinación de Control Interno

OPERATIVIDAD DEL CONTROL INTERNO CONTABLE ELEMENTOS VALORACIÓN DE RIESGOS El Control Interno Contable deberá garantizar en forma permanente, una evaluación de los riesgos de orden financiero y Contable que la institución enfrenta de ambas fuentes, ya sean internas o externas. Deberán contemplarse como mínimo los siguientes factores:

OPERATIVIDAD DEL CONTROL INTERNO CONTABLE ELEMENTOS VALORACIÓN DE RIESGOS Establecimiento de objetivos claros y constantes Análisis de la interelación entre los procesos y de aquellos que tienen incidencia en el logro de los objetivos Identificación de los riesgos Análisis de los riesgos Manejo del riesgo en procesos de cambio

OPERATIVIDAD DEL CONTROL INTERNO CONTABLE ACTIVIDADES DE CONTROL ELEMENTOS ACTIVIDADES DE CONTROL Actividades de control para los procesos financieros y Contable de la entidad Específicas para los sistemas de Información Financiera y Contable

OPERATIVIDAD DEL CONTROL INTERNO CONTABLE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN ELEMENTOS INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN La información Financiera y Contable deberá ser registrada y comunicada desde y hacia la gerencia, así como a los demás niveles de la entidad que la necesiten de manera y forma oportuna para que facilite llevar a cabo el Control Interno Contable, además del cumplimiento de otras responsabilidades. Para este elemento deberá observarse como mínimo los siguientes factores:

OPERATIVIDAD DEL CONTROL INTERNO CONTABLE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN ELEMENTOS INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN Información Comunicación interna y externa (cultura del diálogo) Formas y medios de comunicación Sistemas integrados de información financiera, de Contabilidad Nacional y de Contabilidad Pública

OPERATIVIDAD DEL CONTROL INTERNO CONTABLE ELEMENTOS EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE La evaluación del Control Interno Contable debe asegurar la calidad del desempeño a través del tiempo de los procesos financieros y Contable, así como de los sistemas que lo soportan, garantizando que los resultados de las evaluaciones así como de las auditorías practicadas por las oficinas de Control Interno o relacionadas con el Control Fiscal, se acojan oportunamente. Se deberán contemplar como mínimo los siguientes factores :

OPERATIVIDAD DEL CONTROL INTERNO CONTABLE ELEMENTOS EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE Supervisión permanente de los funcionarios responsables (Autocontrol) Evaluaciones independientes a las de los funcionarios responsables, realizadas por las oficinas de Control Interno Auditorías Externas realizadas por los órganos de Control Fiscal Información de deficiencias Elaboración de planes de mejoramiento continuo

EVALUACIÓN PERMANENTE DEL CONTROL INTERNO CONTABLE AUTOCONTROL Supervisión permanente y continua de los procesos, actividades, operaciones y controles de índole financiero y contable, realizada por los jefes de dependencias y funcionarios responsables de su dirección y ejecución.

EVALUACIÓN PERMANENTE DEL CONTROL INTERNO CONTABLE OFICINA DE CONTROL INTERNO Evaluar y determinar la eficiencia, eficacia y economía de los ciclos o procesos corporativos del área financiera y contable. Verificar la implantación y efectividad de los controles internos en el proceso de gestión financiera y contable Establecer la confiabilidad, oportunidad y utilidad de la información financiera, económica y social Realizar seguimiento a la implementación de los Planes de mejoramiento.

ACTIVIDADES BÁSICAS O MÍNIMAS Verificación de la existencia de un adecuado ambiente de control interno contable; Estado de la operacionalización de los elementos del sistema de control interno contable, que incluye, entre otros, la administración o valoración de riesgos, las actividades de control establecidas para su neutralización; La existencia de los procesos y procedimientos propios de la gestión financiera debidamente documentados y actualizados; y La retroalimentación, que incluye el verificar la adopción y cumplimiento de los planes de mejoramiento continuo;

ACTIVIDADES BÁSICAS O MÍNIMAS Al evaluar la existencia y efectividad de las Actividades de Control para el Proceso y Sistema de Contabilidad Pública, en el contexto de los ciclos establecidos en el artículo 9º de la Resolución 196 de 2001, se deberán verificar como mínimo los siguientes aspectos específicos:   La existencia y cumplimiento de políticas y planes sobre necesidades de información presupuestal, contable y financiera. Comprobar la existencia de los Libros de Contabilidad debidamente registrados según lo establecido en el acápite 1.2.7.2. del Plan General de Contabilidad Pública, el ordenamiento y disposición de los respectivos documentos fuente o soporte y la fecha a la cual se lleva el registro de las operaciones de la entidad.

ACTIVIDADES BÁSICAS O MÍNIMAS Determinar la existencia de planes de trabajo y procedimientos específicos que permitan la eficiencia de los flujos de información desde los procesos proveedores hacia el Proceso de Contabilidad de forma oportuna.     Medidas de protección para la guarda y custodia de los activos, valores, títulos valores, especies venales, cheques girados, chequeras, cheques anulados, tarjetas magnéticas, sellos y protectores, claves de cajas fuertes, y demás bienes asociados al manejo del disponible.  

EVALUACIÓN PERMANENTE DEL CONTROL INTERNO CONTABLE HERRAMIENTAS DE EVALUACIÓN Metodologías y técnicas de acuerdo a la función básica de la entidad, esquema organizacional existente y procedimientos establecidos Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas

INFORMES DE EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO Intermedios Eventuales De Observación Informe anual de evaluación de Control Interno Contable De gestión de las unidades u oficinas de coordinación de Control Interno