Universidad Hispano la organización dr. ventura cisneros

ORGANIZACIÓN En esta unidad estudiaremos la organización como un proceso o etapa de la administración. SU OBJETIVO GENERAL ES: aplicar las técnicas de organización a una situación practica. ORGANIZACIÓN

CONCEPTO DE ORGANIZACION La eficiencia solo se logra con el ordenamiento y coordinación racional de todos los recursos de la empresa. La palabra organización tiene 3 acepciones: 1).ETIMOLÓGICA 2).ENTIDAD O GRUPO SOCIAL. ORGANIZACIÓN 3).PROCESO Las tres involucran la idea de una estructura aunque con diferentes implicaciones.

DEFINICIONES MAS RECONOCIDAS Agustín Reyes Ponce: Es la estructuración de las relaciones que deben existir* en un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia y objetivos. Eugenio Sisto Velasco: Organizar es agrupar y ordenar* para alcanzar los objetivos mediante partes administrativas, asignando funciones, autoridad, responsabilidad y jerarquía y las relaciones que deben existir entre ellas. Isaac Guzmán Valdivia Es la coordinación de las actividades de todos los individuos de una empresa, para el aprovechamiento posible de los elementos materiales, técnicos y humanos, en la realización de los objetivos. ORGANIZACIÓN

DEFINICIONES MAS RECONOCIDAS JOSEPH L. MASSIE: La estructura y asociación por lo cual un grupo cooperativo de seres humanos, asigna las tareas, identifica las relaciones e integra sus actividades hacia objetivos comunes. HAROLD KOONTZ Y CYRILO’DONNELL: Organizar es agrupar las actividades necesarias para alcanzar objetivos, asignar a cada grupo un administrador y coordinar toda la estructura de la empresa. LYNDALL URWICK: Disposición y correlación de las actividades de una empresa. MARIO SVERDLIK: Proceso de estructurar o arreglar las partes de una empresa. ORGANIZACIÓN

Elementos del concepto de Organización Estructura: La organización implica el establecimiento del marco fundamental en el que habrá de operar el grupo social, ya que establece la disposición y la correlación de funciones, jerarquías y actividades necesarias para lograr los objetivos Sistematización: Esto se refiere a que todas las actividades  y recursos de la empresa deben de coordinarse racionalmente a fin de facilitar el trabajo y la eficiencia. ORGANIZACIÓN

Elementos del concepto de Organización AGRUPACIÓN Y ASIGNACIÓN DE ACTIVIDADES Y RESPONSABILIDADES: Organizar implica la necesidad de agrupar, dividir y asignar funciones a fin de promover la especialización. JERARQUÍA: la organización, como estructura, origina la necesidad de establecer niveles de responsabilidad dentro de la empresa. SIMPLIFICACIÓN DE FUNCIONES: Uno de los objetivos básicos de la organización es establecer los métodos más sencillos para realizar el trabajo de la mejor manera posible. ORGANIZACIÓN

IMPORTANCIA Y FUNDAMENTOS BASICOS DE LA ORGANIZACIÓN Es de carácter continuo (expansión, contracción, nuevos productos). Es un medio que establece la mejor manera de alcanzar los objetivos. Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con el mínimo de esfuerzos. Evita lentitud e ineficiencia. Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades. “LA ESTRUCTURA DEBE REFLEJAR LOS OBJETIVOS Y PLANES DE LA EMPRESA, LA AUTORIDAD Y SU AMBIENTE” ORGANIZACIÓN

Así, podemos decir que la organización es una estructura donde opera un grupo social, mediante jerarquías y la agrupación de actividades, con el fin de obtener el máximo aprovechamiento posible de los recursos. ORGANIZACIÓN

PRINCIPIOS OBJETIVO: Todas y cada una de las actividades establecidas en la organización deben relacionarse con los objetivos y propósitos de la empresa. ORGANIZACIÓN

ESPECIALIZACION: Se afirma que el trabajo de un persona debe limitarse, hasta donde sea posible, a la ejecución de una sola actividad. ORGANIZACIÓN

JERARQUÍA: Este principio establece que la organización es un jerarquía

PARIDAD DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD: A cada grado de responsabilidad conferida, debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad. ORGANIZACIÓN AUTORIDAD RESPONSABILIDAD

UNIDAD DE MANDO: Establece que cuando se determina un centro de autoridad y decisión para cada función, debe designarse un solo jefe ORGANIZACIÓN

DIFUSIÓN: deben establecer las obligaciones de cada puesto y publicarse y ponerse por escrito AMPLITUD O TRAMO DE CONTROL: el ejecutivo debe terne un numero limite de subordinado. COORDINACIÓN: la unidades de un organización siempre deberán mantenerse en equilibrio. CONTINUIDAD: una vez que se a establecido, la estructura organizacional requiere mantenerse , mejorarse y ajustarse a la condiciones del medio ambiente. ORGANIZACIÓN

ETAPAS DE LA ORGANIZACION DIVISIÓN DEL TRABAJO: Consiste en separar y delimitar actividades con el fin de realizar una función con la mayor precisión, eficiencia y el mínimo esfuerzo y de esta manera especializar y perfeccionar el trabajo ORGANIZACIÓN

ETAPAS DEL TRABAJO JERARQUIZACIÓN: Es la disposición de las funciones de una organización por orden de rango, grado o importancia. EQUIPO DE FUTBOL CUERPO DIRECTIVO ENTRENADOR ORGANIZACIÓN CAPITAN JUGADORES

DEPARTAMENTALIZACIÓN: división y agrupamiento de funciones y actividades en unidades especificas con base en su similitud. ORGANIZACIÓN

SECUENCIA DE LA DEPARTAMENTALIZACIÓN Listar todas las funciones de la empresa. Clasificarlas. Agruparla según un orden jerárquico. Asignar actividades a cada una de las aéreas ó departamentos. Especificar relaciones de autoridad, responsabilidad y obligación entre las funciones y los puestos. Establecer líneas de comunicación entre los departamentos. La existencia de un departamento dependerá del tamaño y las necesidades especificas de la empresa y de las funciones especificas. ORGANIZACIÓN

TIPOS DE DEPARTAMENTALIZACIÓN FUNCIONAL: consiste en agrupar las actividades análogas según su función primordial para lograr la especialización y con ello una mayor eficiencia del personal. FINANZAS ORGANIZACIÓN CONTABILIDAD TESORERÍA PRESUPESTO

POR PRODUCTOS: Es característica de las empresas que se dedican a la fabricación de diversas líneas de productos. Esta departamentalización se hace a uno ó mas productos relacionados entre si. FARMACÉUTICOS PRODUCCIÓN QUÍMICOS ORGANIZACIÓN COLORANTES

GEOGRÁFICA O POR TERRITORIOS: Proporciona un instrumento lógico y eficiente cuando las unidades de la empresa realiza actividades en sectores alejados físicamente y cuando la proporción de actividades y personal es muy grande. VENTAS REGIONALES ORGANIZACIÓN NORTE SUR CENTRO

por lo general se usa en empresas comerciales como en almacenes. CLIENTES: consiste en crear unidades que se dedican únicamente a los clientes y/o compradores. por lo general se usa en empresas comerciales como en almacenes. VENTA DE CALZADO ORGANIZACIÓN DAMAS CABALLEROS NIÑOS

POR PROCESOS Ó EQUIPO: cuando se fabrica un producto el equipo de trabajo y el proceso que se empleó puede ser la base para crear unidades departamentales. ya sea por ahorros en tiempo ó dinero ó por ventajas de eficiencia debido al dominio y conocimiento del personal acerca del proceso. MECANIZADO DE GRIFERIA ORGANIZACIÓN COQUILLADORAS FRESADORAS Y TORNOS CNC CORTADORAS

SECUENCIA: esta se crea para departamentalizar áreas inferiores pero de gran cantidad por ejemplo en un departamento de cobranza se puede dividir por orden alfabético de los diferentes cuentahabientes ó deudores . TARJETAS DE CRÉDITO ORGANIZACIÓN A-H I-Q R-Z

DESCRIPCION DE ACTIVIDADES, FUNCIONES Y OBLIGACIONES Después de haber establecido los niveles jerárquicos y departamentos en la empresa es necesario definir de forma clara las actividades que se desarrollarán en cada unidad y puesto de trabajo de cada departamento, este proceso es la división del trabajo en la cual se debe ordenar y clasificar todos los factores necesarios para llevar a cabo de manera eficiente y eficaz un trabajo. ORGANIZACIÓN

COORDINACIÓN Después de haber establecido jerarquías y departamentos y después de haber definido tareas y actividades para cada una de las unidades de la organización es importante sincronizar todo este proceso con el fin de ir en un solo sentido y de esta manera poder cumplir metas organizacionales con gran éxito por esto es indispensable crear líneas de comunicación y de autoridad bien fluidas. ORGANIZACIÓN

TIPOLOGIA DE LA ORGANIZACION Se refiere a los distintos tipos, sistemas o modelos de estructuras organizacionales que se pueden implantar en un organismo social. ORGANIZACIÓN

Organización lineal o militar Características. La toma de decisiones la hace una sola persona y tiene la responsabilidad del mando. El jefe es quien asigna el trabajo a sus empleados, quién a su vez reportan a un solo jefe. Se conoce con este nombre porque se utiliza en instituciones militares. Es aconsejable en pequeñas empresas. ORGANIZACIÓN

Organización lineal o militar Gerente general Supervisor Empleados Autoridad Responsabilidad En la figura anterior el supervisor recibe del gerente general la autoridad Para poder lograr los objetivos. Cuando el gerente quiera dar una orden a los obreros debe haber conducto regular. ORGANIZACIÓN

Organización lineal o militar Ventajas Facilidad en tomar decisiones y ejecución de las mismas. No hay problemas de autoridad ni faltas de responsabilidad. Es claro y sencillo. Útil en pequeñas empresas. La disciplina es fácil de mantener. ORGANIZACIÓN

Organización lineal o militar Desventajas Es rígida. La organización depende de personas claves. No tiene en cuenta la especialización. A los administrativos se les acumula demasiado trabajo y descuidad sus labores directivas. ORGANIZACIÓN

Organización funcional o de Taylor Características Su creador fue Frederick Taylor. El propuso que el trabajo de supervisor se dividiera en ocho especialistas. Las ocho personas deben tener autoridad cada uno en su especialidad. Consiste en dividir el trabajo y establecer la especialización. Desde el gerente hasta el subalterno deberán ejecutar el menor numero posible de funciones. ORGANIZACIÓN

Organización funcional o de Taylor obreros Tomar de tiempos Itinerarios de trabajo Vigilar disciplina Tarjetas de instrucción Obreros Abastecimiento de materiales Control de calidad Adiestramiento Mantenimiento ORGANIZACIÓN Un ejemplo de organización funcional se presenta en la figura anterior, en ella se observa como los supervisores se encargan de las funciones administrativas de la producción, mientras que los obreros velan por la producción efectiva

Organización funcional o de Taylor Ventajas Mayor especialización. Se obtiene alta eficiencia de cada persona. La división del trabajo es planeado. El trabajo intelectual se separa de el trabajo manual. Se balancean las cargas entre los jefes y no hay mucha presión hacia ellos. ORGANIZACIÓN

Organización funcional o de Taylor Desventajas Falta de unificación de criterios, y dificultad por contradicción por las ordenes que se dan. Se viola el principio de la unidad de mando lo que origina confusión y conflictos. La no clara definición de la autoridad da lugar a roces y mal entendidos entre los jefes. ORGANIZACIÓN

Organización lineo-funcional Características En este caso se combinan los tipos de organización anteriores aprovechando lo positivo y evitando lo negativo ya que se conserva: De la lineal o militar la autoridad y responsabilidad que se trasmite a través de un solo jefe para cada función en especial.(Cadena de mando). De la funcional la especialización de cada actividad en una función. ORGANIZACIÓN

Organización lineo-funcional Gerente general Gerente de mercadotecnia Publicidad ventas Gerente de producción Este tipo de organización es la mas aplicada en la actualidad, por sus grandes ventajas. En la figura anterior el gerente general debe seguir los canales de comunicación (lineal) Así mismo cada una de estas conserva- responsabilidad especifica dentro de la especialidad. En este caso el departamento de mercadotecnia tiene autoridad sobre las secciones que le reportan. ORGANIZACIÓN

Organización estaf características Surge como consecuencia de las grandes Empresas y del avance de la tecnología. Origina necesidad de contar con ayuda en el manejo de detalles. Se necesita personal experto en asesorías para los diferentes departamentos. Esta organización no disfruta de autoridad para poder imponer sus decisiones. ORGANIZACIÓN

Consultor del director Organización estaf Director general Director de planta Consultor del director ······························· La figura muestra una organización en la cual se muestra el departamento de asesoría a la derecha del nivel. Se representa por líneas Por lo general este tipo de organización no se da por si sola, sino que esta esta combinada con los demás tipos de organización que ya hemos mencionado. Es muy útil en empresas de mediana y gran magnitud. superintendente ORGANIZACIÓN supervisor

Organización estaf Ventajas Logra que los conocimientos expertos influyan sobre la forma de resolver los problemas de dirección. Hace posible el principio de la responsabilidad y la autoridad indivisible. ORGANIZACIÓN

Organización estaf Desventajas Si los deberes y las responsabilidades de la asesoría no se cumplen, puede generarse una confusión considerable en la organización. Puede ser ineficaz por falta de autoridad para realizar sus funciones. Pueden existir rozamientos con los departamentos de la organización lineal. ORGANIZACIÓN

Organización por comités Características Consiste en asignar los asuntos administrativos a un grupo de personas que se reúnen y se comprometen a solucionar los problemas que se les encomiendan. Al igual que el anterior tipo de organización, la organización por comités se da en combinación con otros tipos. ORGANIZACIÓN

Organización por comités Los comités mas usuales: Directivo. Representa a los accionistas de una empresa que se encargan de deliberar y resolver los asuntos que surgen en la misma. Ejecutivo. Es nombrado por el comité directivo para que ejecuten los acuerdos que ellos toman. De vigilancia. Personal de confianza que se encarga de inspeccionar las labores de los empleados de la empresa. ORGANIZACIÓN

Organización por comités Consultivo. Integrado por especialistas, que por sus conocimientos o estudios emiten dictámenes sobre asuntos consultados. Ventajas Las soluciones son mas objetivas ya que son de varios criterios. Se comparte la responsabilidad entre todos los que integran el comité. Permite que las ideas se fundamenten y se critiquen. Se aprovechan al máximo los conocimientos especializados. ORGANIZACIÓN

Organización por comités Desventajas Las decisiones son lentas ya que las deliberaciones son tardías. Una vez constituido un comité, es difícil de disolverlo. ORGANIZACIÓN

Organización por comités Presidente Comité de presupuestos Produccion Mercadotecnia Comité de mercadotecnia Finanzas

Organización matricial Características Se conoce como organización de matriz, de parrilla, de proyecto o administración de proyectos. Se distingue de otros tipos en que se abandona el principio de la unidad de mando en favor de dos jefes. Surge como una respuesta al crecimiento de las organizaciones. Los especialistas reportan al jefe para el desarrollo del mismo. La autoridad responsabilidad y el poder están balanceados y compartidos entre los dos jefes. Este tipo de organización puede adoptarse en una área o en toda la planta. ORGANIZACIÓN

Organización matricial Especialidad técnica Gerente #2 Gerente de departamento y del su proyectó Líder de grupo Gerente de laboratorio Gerente general Gerente de proyecto Subgerente de proyecto ORGANIZACIÓN Un ejemplo de esta organización matricial es En la que existe un gerente de proyecto y un Subgerente de proyectos especiales, que a su vez ese jefe de departamento en el laboratorio.

Organización matricial Ventajas Coordina la satisfacción de necesidades para mejorar el producto y satisfacer el programa Requeridos por el departamento. Permite que el personal pueda cambiar de una tarea a otra, cuando sea necesario. Favorece un intercambio de de experiencia entre especialistas para lograr una mejor calidad. ORGANIZACIÓN

Organización matricial Desventajas Existe confusión acerca de quien depende de quien y produce fuga de responsabilidades. Da lugar a una lucha por el poder entre los gerentes. Funciona através de muchas reuniones lo que supone perdida de tiempo. Se puede presentar resistencia al cambio, por parte del personal. ORGANIZACIÓN

TÉCNICAS DE LA ORGANIZACIÓN Son las herramientas necesarias para llevar a cabo una organización; son indispensables durante el proceso de la organización y aplicable de acuerdo con la necesidades de cada grupo social ORGANIZACIÓN

ORGANIGRAMA Son representaciones graficas de las estructuras formal de una Organización. Representa las estructuras departamentales y en algunos casos, las personas que las dirigen, hacen un esquema sobre las relaciones jerárquicas. ORGANIZACIÓN

TIPOS VERTICAL: Muestra jerarquías según una pirámide, de arriba abajo. HORIZONTAL: Muestra las jerarquías de izquierda a derecha. CIRCULAR: Donde los niveles jerárquicos quedan determinados del centro hacia fuera. ORGANIZACIÓN

MANUALES Son los documentos detallados que contienen de forma ordenada y sistemática, información acerca de la empresa. Pueden ser: Política Departamental De bienvenida De organización De procedimientos De puesto de trabajo ORGANIZACIÓN

IMPORTANCIA Uniforman y controlan el cumplimiento de las funciones de la empresa. Delimita la actividades, responsabilidades y funciones. Reducen los costos e incrementar la eficiciencia. Son una fuente de información pues muestran la organización de la empresa. ORGANIZACIÓN

FLUJOGRAMAS Es un diagrama grafico que muestra la secuencia delos pasos de que consta un procedimiento. Estos permiten: Una mayor simplificación del trabajo. Determina la posibilidad de combinar o redactar __la secuencia de las operaciones. Elimina demoras y mejor distribución de la planta. ORGANIZACIÓN

ORGANIZACIÓN

SIMBOLOGÍA Operación: Cuando se está creando, cambiando algo del proceso. Inspección: Revisión, verificación. Transporte: Acto de mover de un lado a otro. Espera o demora: Etapa en la que algo esta en estado ocioso o en espera a que algo acontezca- Almacenamiento: Cuando se le almacena de carácter definitivo. ORGANIZACIÓN

SECUENCIA PARA ELABORAR UN DIAGRAMA DE FLUJO Para la elaboración de un diagrama de flujo se debe seguir en forma ordenada la siguiente secuencia: Escoger el procedimiento por realizar . Determinar las técnicas analíticas adecuadas que habrán de utilizasen. Analizar el trabajo. Hacer una lista de la forma en que se va a realizar el trabajo. Establecer el procedimiento mas factible. Presentar la proposición. Obtener la aprobación. Preparar las instrucciones referentes a los procedimientos. Implantar el nuevo procedimientos. Observar el procedimiento implantado. Preparar una guía de adelantos de logros. Llevar un registro adecuado de realizar. ORGANIZACIÓN

ANALISIS DE PUESTO DE TRABAJO Es una técnica donde se clasifica las labores que se desempeñan en una unidad de trabajo así como las características conocimientos y actitudes del personal que los desempeña. Su importancia: Delimita funciones y responsabilidades. Evitar fugas de autoridad y responsabilidad. Fundamentar programas de entrenamiento. Mejorar la selección del personal. ORGANIZACIÓN