TRANSFERENCIA DOCUMENTAL Kiara Tatiana Cifuentes Romero Luz Myriam Acevedo Hernández

FUNDAMENTO LEGAL Decreto 1382 de 1995. Por el cual se reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los organismos del orden nacional, al ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. DECRETO 1382 DE 1995.Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 y se ordena la transferencia de la documentación histórica de los archivos de los organismos nacionales al Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones. DECRETO 998 DE 1997. Por el cual se reglamenta la transferencia de la Documentación Histórica de los Archivos de los organismos del orden Nacional, al Archivo General de la Nación, ordenada por el Decreto 1382 de 1995.

QUÉ ES UNA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL? Es el proceso mediante el cual las instituciones públicas o privadas trasladan la documentación de un archivo a otro, una vez cumplidos los tiempos de retención señalados en las tablas de retención o las tablas de valoración documental.

BENEFICIOS DE LAS TRANSFERENCIAS Los beneficios que conlleva la realización de las transferencias son: Evitan la aglomeración de documentos en las áreas destinadas para las oficinas. Mejoran el manejo administrativo de la documentación. Conservan precaucional o definitivamente la documentación de interés para la administración, para el ciudadano y aquella útil como fuente de información histórica. Aseguran la conservación de documentos de aquellas entidades que han sido objeto de liquidación, función o supresión.

ARCHIVO DE GESTIÓN O DE OFICINA Es un archivo que se genera día a día y se encuentran en constante consulta por su reciente creación y por el tiempo tan corto que lleva haciendo procesos de gestión. El tiempo de permanencia de la documentación en éste depende fundamentalmente del comité de archivo de la empresa, trabajando de la mano y la asesoría del Archivo General de la Nación, con las herramientas como es el manual de funciones y/o organigrama de la empresa y así seguir las normas y la aplicación de la TRD, para el cumplimiento del tiempo y decidir su traslado al Archivo Centra.

¿QUÉ SE REQUIERE PARA LLEVAR A CABO LAS TRANSFERENCIAS? Las tablas de retención documental. Las tablas de valoración documental para los fondos acumulados. Cronograma de transferencias. El inventario de las series documentales por transferir.

PREPARACIÓN FISICA DE LA DOCUMENTACIÓN (Uno de los procesos técnicos previos a la transferencia) Limpieza documental. Es un proceso donde se retiran ganchos de cosedora, clips, legajadores metálicos, papel químico (fax, facturas, etc), periódico, etc. Estos elemento dañan los documentos, que con el tiempo y la humedad deterioran la información contenida.

PREPARACIÓN FISICA DE LA DOCUMENTACIÓN (Uno de los procesos técnicos previos a la transferencia) Depuración: Donde se identifica duplicidad (copia de la copia), de procurar dejar el original. Elaboración de inventario: Es una base de datos con un formato único, donde se especifica las series, cantidades, folios y carpetas. Marcación de Unidades de conservación: Es cuando ya esta listo el archivo y se marcan las carpetas (Marbetes), cajas (Rótulos) y así facilitar su identificación a la hora de corroborar la entrega y una futura consulta.

REVISIÓN Y FOLIACIÓN La documentación deberá numerarse consecutiva en la parte superior derecha del documento. Utilizar un lápiz de mina negra y blanda, de manera legible y sin enmendaduras.

Las oficinas productoras transfieren al Archivo Central aquellas series y subseries documentales que hayan cumplido el tiempo de retención señalado en la TRD correspondiente. Deberán transferirse los expedientes con sus tipos documentales ordenados, respetando la secuencia de producción. El traslado de documentos de archivos de gestión (o de oficina) al central, cuya frecuencia de uso ha disminuido para su conservación precaucional, se denomina TRANFERENCIA PRIMARIA Con la ejecución de las transferencias no solo se descongestionan las oficinas sino que se establecerá un vinculo más estrecho entre los Archivos de Gestión y el Archivo Central.

ARCHIVO CENTRAL O INTERMEDIO A este archivo son transferidos los documentos provenientes del Archivo de Gestión cuya consulta no es tan frecuente, es decir, cuando están en su segundo ciclo de vida (semiactivos).

Ejemplo real de un archivo de Gestión de una Institución Pública Este es un ejemplo de un Archivo de Gestión, que se encuentra cerca de la oficina productora. Como pueden ver las unidades de conservación se encuentran marcadas de una forma improvisada (cajas de dos colores) Y algunas sin rotular.

Los documentos son entregados por medio de un Acta de Transferencia documental al Archivo Central, debidamente diligenciado con el inventario documental, donde especifica las series, subseries, carpetas en cada caja, folios, unidades documentales (diskettes, CD´s O cualquier medio magnético), firma del la persona responsable que entrega el archivo, firma de quien recibe. El jefe de este deberá constatar que las series y subseries documentales transferidas concuerden con el inventario que las relaciona. La documentación permanecerá en el Archivo Central durante el tiempo estipulado en las TRD. Antes de transferir al Archivo Histórico se aplicará la disposición final y procedimientos previstos en la TRD.

Archivo Central con sus Procesos

ARCHIVO HISTÓRICO O PERMANENTE Después de transferir el Archivo de Gestión al Archivo Central y de haber cumplido el tiempo de retención en este, se define por la tabla el destino final de la documentación. Ejemplo: Eliminación, Selección, digitalización o conservación. el traslado de documentos del archivo central al histórico (o permanente), sse denomina TRANSFERENCIA SECUNDARIA. Estas transferencias concluyen los procesos de valoración secundaria en las instituciones y tienen como fin garantizar la protección de los documentos con valor social (cultural e histórico). Más allá de las necesidades institucionales de consérvalos.

¡MUCHAS GRACIAS!

Referencias https://www.gobiernoenlinea.gov.co/web/guest/home/-/government-services/T1857/maximized http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=5996 http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/DECRETO_1382_DE_1995.pdf http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=5994 http://evidearchivo.webmium.com/beneficios-de-la-transferencia https://www.uis.edu.co/intranet/calidad/documentos/gestion_documental/GUIAS/GGD.07.pdf Grabaciones: Kiara Cifuentes https://soundcloud.com/kiaracifur/transferencia-documental-parte- i?utm_source=soundcloud&utm_campaign=share&utm_medium=email Luz Myriam Acevedo https://soundcloud.com/luzmyacevedoh/transferencia-documental-parte