Negociación e implementación del proyecto

Proceso de negociación Paso 1: Resultados de la evaluación El coordinador recibe el resumen del informe de evaluación, el cual contiene los comentarios de los evaluadores y una lista de recomendaciones para la negociación Paso 2: Invitación a negociar – Mandato de la negociación 1 ó 2 meses después de la evaluación el ejecutivo de proyecto invita al coordinador a negociar Paso 3: Primera ronda de negociaciones En la primera ronda el coordinador procede a realizar arreglos relacionados con los aspectos técnicos y financieros del proyecto Paso 4: Segunda ronda de negociaciones Se valida la actualización del proyecto y se firma el Consortium Agreement entre los socios del proyecto Paso 5: Contratos otorgados El coordinador firma la versión final del Grant Agreement junto con los otros beneficiarios

Negociaciones técnicas, legales y financieras A través de las negociaciones técnicas se define el contenido concreto del proyecto, que queda plasmado en una Descripción del Trabajo. Las negociaciones legales incluyen un análisis y la revisión del status legal de las instituciones incluidas en el proyecto así como de la composición final del consorcio Las negociaciones financieras se enfocan mayoritariamente en temas de presupuesto

Sugerencias (1) Asegúrese de comprender detalladamente los comentarios de la evaluación Los comentarios escritos por los evaluadores son la base para las recomendaciones de la CE. Puede ser una buena idea hacer un pequeño informe de cada comentario. Suena muy burocrático pero facilita las negociaciones Preparación de la Descripción del Trabajo Si hay muchos comentarios en el informe de evaluación o requerimientos específicos de la CE durante la negociación, puede ser que se requiera adaptar o cambiar totalmente los paquetes de trabajo y la descripción del trabajo

Sugerencias (2) Déjese asesorar por: La Oficina de Enlace en CONICYT El coordinador u otros socios del proyecto El Punto Nacional de Contacto del área Las guías de negociación en CORDIS ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/negotiation_en.pdf

Implementación y seguimiento del proyecto

Documentos de referencia Grant Agreement: Contrato entre las partes Anexo 1: Document of Work Anexo 2: Condiciones generales Guías: Financiera Informes Negociación

Financiamiento (1) Criterio general: Pagos Los gastos no deben superar el máximo de la contribución de la CE estipulado en el Grant Agreement Pagos Pre-financing payment único – se paga al inicio del proyecto y generalmente constituye 160% del pago anual promedio (menos 5% del fondo de garantía) Pagos intermedios – pagos después de cada periodo sobre los gastos rendidos en el Form C Retención del 10% del pago total de la CE hasta el final del proyecto Pago final – se pagará el último periodo más el fondo de garantía una vez finalizado y rendido por todos los socios

Financiamiento (2) – ejemplo Proyecto: Duración 3 años, máx. financiamiento 3.000.000 euros, “techo” de 2.700.000 por el 10% retenido Pre-financing payment de 160% = 1.600.000 euros (se resta el 5% del fondo de garantía – 150.000 euros) Total: 1.450.000 euros Primer pago intermedio – rendidos 900.000 euros, se paga 900.000 euros Segundo pago intermedio – rendidos 900.000 euro, se paga 200.000 euro Pago final (después del tercer año) – rendidos 1.200.000 euros, se paga 450.000 euros (5% del fondo de garantía y 10% de la retención – 150.000 euros + 300.000 euros)

Informes periódicos Es una obligación contractual emitir los informes periódicos a la Comisión Europea La Comisión Europea evalúa el informe periódico. Los pagos se retienen hasta que esté aprobado el informe del consorcio Los periodos generalmente son años: si un proyecto inicia el 01 de junio 2008, el primer periodo será hasta fines de mayo 2009 Tipos de informes: Informe periódico: Se debe enviar a la CE a más tardar 60 días después de finalizado el periodo Informe detallado de los avances del periodo, incluyendo un resumen general Explicación del uso de los recursos Financial Statement (Form C) Informe final: Se debe enviar a la CE a más tardar 60 días después del fin del proyecto Informe final resumido, incluyendo conclusiones del proyecto e informe de impacto socioeconómico Plan para uso y difusión de la propiedad intelectual producida por el proyecto

Checklist administrativo y financiero

El plan de comunicación y difusión Se debe establecer Objetivos comunicacionales del proyecto El público objetivo El contenido de las acciones comunicacionales Evaluación de impacto Adecuado marco de tiempo Instrumentos (logo, página web, newsletter, etc.) Sugerencias para la buena comunicación del proyecto Kick-off meeting : Debe ser una primera sesión de trabajo efectiva y productiva, así como un rompedor de hielo entre los socios Crear buenas relaciones con los medios Maximizar la exposición de los mensajes Explotar los recursos externos y aquellos de la Comisión que parezcan útiles Evaluar los resultados

¿Preguntas? Documentos y guías: http://cordis.europa.eu/fp7/find-doc_en.html Oficina de Enlace Preguntas específicas Envío de documentos específicos (guías etc.) Asesoría ante problemas