METODO DE DIAGNOSTICO

CONCEPTO Se puede definir al diagnóstico como un proceso analítico que permite conocer la situación real de la organización en un momento dado para descubrir problemas y áreas de oportunidad, con el fin de corregir los primeros y aprovechar las segundas. En el diagnóstico se examinan y mejoran los sistemas y prácticas de la comunicación interna y externa de una organización en todos sus niveles

ELEMENTOS DE UN DIAGNOSTICO ORGANIZACIONAL Generación de información Recolecta la información Metodología Frecuencia Organización de la información Diseño de procedimientos Almacenamiento apropiado Ordenamiento de la información Análisis e interpretación de la información

TIPOS DE DIAGNOSTICO: Método socio técnico Método gap analysis Método análisis de campo de fuerzas

METODO SOCIOTECNICO DE SISTEMAS Fue desarrollado por Eric Trist del instituto Tavistock de Londres y parte de la idea de cualquier organización es un sistema compuesto por un conjunto de subsistemas que están relacionados entre si y con el entorno. Dichos subsistemas se agrupan en dos apartados, social y técnico para conseguir los fines de la organización. Debe determinar que relaciones existen entre los diferentes subsistemas y como un problema afecta a las relaciones con los demás.

METODO GAP ANALYSIS Consiste en determinar cual es la diferencia o vacio existente entre lo que una organización o una parte de ella esta consiguiendo y lo que querría conseguir. Este método permite detectar importantes problemas que, a veces, permanecen ocultos ante un primer síntoma.

METODO DE ANALISIS DEL CAMPO DE FUERZAS Fue desarrollado por Kurt Lewin. Según Lewin el comportamiento de las personas en una organización no responde a un patrón estático sino a un dinámico balance de fuerzas que trabajan en dos direcciones. Hay fuerzas que actúan a favor del cambio y otras que lo hacen en contra. Las que lo hacen a favor son las impulsadoras o facilitadoras y las que lo hacen en contra son las limitadoras o restrictivas.

Equilibrio se define como aquella en que ambas fuerzas, facilitadoras y limitadoras son iguales. Para producir un cambio hacia una situación deseada el agente deberá actuar aumentando las fuerzas facilitadoras y/o disminuyendo las limitadoras. Conviene hacer un acopio de datos para establecer cuales son relevantes.

ETAPAS DEL PROCESO DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL Recolección de datos Diagnostico organizacional Intervención

INTERVENCION La intervención es una fase del proceso de desarrollo organizacional que puede ser definida como una acción planeada que debe ejecutarse a continuación de la fase de diagnóstico.

Puede realizarse a través del entrenamiento de la sensibilidad o de métodos de laboratorio, incluso mediante la formación de grupos e intergrupos, etc.

FASES DEL CAMBIO PLANEADO Desarrollo de una necesidad de cambio (Descongelamiento). Establecimiento de una relación de cambio. Trabajo en dirección al cambio (Movimiento). Generalización y establecimiento del cambio (Congelamiento). Logro de un elación final.

Funcionamiento del Diagnóstico Organizacional Existen 3 Factores en un Diagnóstico Organizacional que son importantes tanto para determinar la problemática como para dar soluciones: 1.- La situación de la empresa dentro del contexto de su rama industrial. 2.- La posición de las empresas en el ciclo de vida de las organizaciones. 3.- El estilo organizacional que prevalece en el sistema social de la empresa.

HERRAMIENTAS DEL DIAGNOSTICO ORGANIZACIONAL Diagrama de afinidad Diagrama de relaciones Diagrama matricial Análisis matricial de variaciones Diagrama de árbol Graficas de proceso de decisiones programadas Diagrama de flechas

DIAGRAMA DE AFINIDAD Es esencialmente un método de intuición, implica generar ideas por inspiración súbita y luego agruparlas por temas afines.

DIAGRAMA DE RELACIONES Es un método de inducción lógica que permite aclarar las causas y sus relaciones para identificar, confirmar y seleccionar las causas originales más importantes que afectan a un problema en análisis.

DIAGRAMA MATRICIAL Es un método para garantizar datos verbales con la finalidad de establecer conclusiones para resolver o prevenir problemas, a través de relacionar diferentes factores o elementos de ciertos avances.

ANALISIS MATRICIAL DE VARIACIONES Es un método cuya finalidad es identificar y seleccionar causas potenciales para prevenir problemas o asegurar resultados de un proceso de sistema. Consiste en relacionar las diferentes variaciones de un proceso o sistema.

DIAGRAMA DE ARBOL Es un método para definir los medios para lograr una meta u objetivo final. Implica desarrollar un objetivo en una serie de medios en multietapas: Medios primarios, secundarios, etc. Y acciones especificas.

GRAFICA DE PROCESO DE DECISIONES PROGRAMADAS Es un método de lógica que es utilizado para predecir el futuro, enfatizando en las situaciones no deseadas durante la realización de un evento, para diseñarlo y dirigirlo hacia un resultado deseable.

DIAGRAMA DE FLECHAS Es indispensable para proyecto de largo plazo, permite analizar el progreso del proyecto de acuerdo a su programa para mejorar o reducir el tiempo total y así poder optimizar el trabajo.

VENTAJAS DEL DIAGNOSTICO Al aplicarlo se despierta un espíritu de grupo Es participativo La gente se siente comprometida con las soluciones Da una estructura lógica a la problemática Es una manera muy eficiente en tiempo y recursos para encontrar Problemas Permite conocer los procesos operativos por donde hay que comenzar a trabajar con urgencia y conseguir una mejora inmediata Proporciona datos para estructurar una planeación temporal, hasta que se fijen el nuevo rumbo, objetivos de la organización y se implanten cambios en los sistemas y procesos de la organización Como metodología es muy clara y contiene elementos que pueden ser combinados con otras metodologías para crear enfoques particulares más eficientes

DESVENTAJAS DEL DIAGNOSTICO El modelo normativo nunca es especificado y puede ser diferente para diversas personas No todos los grupos sociales están listos para este tipo de Interacciones El definir problemas despierta expectativas de solución Puede provocar conflictos interpersonales Puede ser manipulado

BENEFICIOS DEL DIAGNOSTICO Concienciación del estado actual de la empresa de un ambiente globalizado. Identificación de las áreas potenciales de desarrollo organizacional. Calificación comparativa de las diferentes áreas de la organización frente a empresas de alta categoría. Crear elementos de análisis para el desarrollo de planes futuros. Crea las bases para el desarrollo de benchmarking y para el desarrollo de indicadores de gestión.

Métodos y técnicas Entrevista Cuestionario Reuniones de Grupo Datos secundarios Observación directa

ENTREVISTA Deben realizarse sobre la base de un guión previamente establecido. Lo importante es determinar cuales son los criterios de selección de las personas a entrevistar. Proporcionan información cualitativa y de opinión que a veces es difícil de cuantificar y de procesar.

CUESTIONARIOS En general se usan para aplicarse a muchas personas y para conocer aspectos concretos de un determinado problema. Aunque existen muchas variedades lo importante es tener presente que han de ser diseñados para medir lo que se pretende y ello puede ser un proceso costoso en tiempo y dinero.

DATOS SECUNDARIOS Se entiende por tales todos los datos disponibles en la organización en forma estadística, informes, estados financieros, etc. Normalmente suelen ser una buena manera de obtener información de apoyo para un problema concreto, aunque el inconveniente es que no siempre la información disponible esta en el formato que necesitamos.

OBSERVACION DIRECTA Consiste en observar sobre el terreno y en situación real aspectos determinados en funcionamiento de una organización a parte de ella.

REUNIONES DE GRUPO Existen diferentes formatos de sesiones de grupo. Lo importante es tener claro el objetivo a la hora de la convocatoria (aportar ideas, definir un problema, etc.) y poseer ciertas habilidades en el manejo, conducción de grupos. Aportan gran cantidad de información cuantitativa y cualitativa pero crean altas expectativas en las personas. Ello no obstante puedes ser una primera forma de implicación de las personas.

OTRAS TECNICAS Análisis de documentos Discusión en grupos pequeños Dramatización Técnicas proyectivas

ANALISIS DE CONTENIDO El investigador reunirá una colección de documentos diversos que necesitan ser interpretados a fin de extraer la información que contienen sobre la historia y características de la organización, y que lo llevarán a inferir algunos aspectos importantes de la cultura de la misma.

Discusión en pequeños grupos Sesiones de grupo con una discusión dirigida.

DRAMATIZACION Proporciona datos sobre la percepción que la gente tiene de ciertos papeles, relaciones y situaciones de trabajo.

TECNICAS PROYECTIVAS Consiste en presentar a un sujeto un material poco estructurado, con instrucciones vagas y pidiéndole que lo organice a su manera, cosas que no puede hacer sin proyectar la estructura de su propia personalidad.

CONDICIONES PARA LLEVAR A CABO EL DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL Es indispensable contar con la intención de cambio y el compromiso de respaldo por parte del cliente. El consultor manejará la información que se obtenga del proceso en forma absolutamente confidencial, entregando los resultados generales sin mencionar a las personas que proporcionaron la información. Proporcionar retroalimentación acerca de los resultados del diagnóstico a las fuentes de las que se obtuvo la información.

PROCEDIMIENTO GENERAL DE DIAGNOSTICO ORGANIZACIONAL Selección del grupo de trabajo Entrenamiento del grupo de trabajo Generación de síntomas individuales. Generación de la lista colectiva. Proceso de síntesis y generación de problemas. Clasificación de problemas. Planteamiento de soluciones. Generación de plan de acción.

VERDADERAS NECESIDADES DE CAMBIO Involucrar a los miembros de la organización en el proceso de toma de decisiones en base a un modelo horizontal Integración de equipos de trabajo en las diferentes áreas de la organización Crear, fortalecer y mantener diversos canales de comunicación organizacional, a través de los cuales fluya la información referente al rendimiento y el entorno competitivo que rodea a la organización. Desarrollo de una identidad organizacional que aumente los niveles de compromiso y responsabilidad a lo largo de toda la estructura ocupacional de la organización Fortalecimiento del proceso de socialización organizacional con el objeto de mejorar el contrato psicológico entre el individuo y su organización

PERSPECTIVAS DEL DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL El diagnóstico organizacional se divide en dos perspectivas principales, una funcional y otra cultural, cada una con sus propios objetivos, métodos y técnicas. Son complementarias entre sí y dan origen a dos tipos de diagnóstico: Diagnóstico funcional Diagnóstico cultural

Diagnóstico funcional El diagnóstico funcional (su nombre debido a una perspectiva funcionalista) examina principalmente las estructuras formales e informales de la comunicación, las prácticas de la comunicación que tienen que ver con la producción, la satisfacción del personal, el mantenimiento de la organización, y la innovación. Usa un proceso de diagnóstico en el cual el auditor asume la responsabilidad casi total del diseño y la conducción del mismo (objetivos, métodos y la interpretación de los resultados).

Objetivos del diagnóstico funcional Evaluar la estructura interna formal e informal del sistema de comunicación y los diferentes canales de comunicación. Evaluar los sistemas y procesos de comunicación a nivel interpersonal, grupal, departamental, e interdepartamental. Evaluar los sistemas y procesos de la comunicación externa de la organización, entidades públicas y privadas con las cuales existe interdependencia. Evaluar el papel, la eficiencia y la necesidad de la tecnología de la comunicación organizacional.

Diagnóstico cultural El diagnóstico cultural es una sucesión de acciones cuya finalidad es descubrir los valores y principios básicos de una organización, el grado en que éstos son conocidos y compartidos por sus miembros y la congruencia que guardan con el comportamiento organizacional.

Categorías de análisis del diagnóstico cultural Los valores y principios básicos de una organización pueden determinarse a través de los campos en que se manifiestan, por lo que mientras más manifestaciones culturales se analicen, más rico y acertado resultará el diagnóstico. Las manifestaciones conceptuales y simbólicas están constituidas por las siguientes categorías y elementos: Espirituales: Ideología / filosofía, símbolos, mitos e historia. Conductuales: Lenguaje, comportamiento no verbal, rituales y formas de interacción. Estructurales: Políticas y procedimientos, normas, sistemas de status internos, estructura del poder. Materiales: Tecnología, instalaciones, mobiliario y equipo.

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