Universidad de Valparaíso Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Escuela de Auditoría “Presupuestación” Karem Bahamondes R. Agosto 2007

PLANEACIÓN Y CONTROL MEDIANTE PRESUPUESTOS La empresa debe planear con vista al futuro. Resulta de utilidad en esta planeación la información del pasado.

Definiciones de Presupuesto. 1.Herramienta de la Dirección cuyo propósito es preveer, coordinar y controlar en cifras monetarias el desarrollo de la actividad futura de la empresa durante un período de tiempo determinado.

2.Es un estimado, cuidadosamente elaborado, de las operaciones futuras del negocio con base en las expectativas que tiene la administración sobre las condiciones probables que persistirán en la economía y la industria. La planeación de actividades es un fin que va más allá de la persecución de lucro, puede ejercutarse como planeación operacional o planeación de proyectos.

Ventajas del uso de Presupuestos. 1.Obliga a la Administración a mirar hacia el futuro. 2.Colabora en la coordinación de las diferentes unidades y actividades de la empresa. 3.La ejecución de los presupuestos es en sí un instrumento de control empresarial. 4.Las técnicas utilizadas obligan a la Administración a revisar el uso y estándares de mano de obra, maquinaria.

5. Se anticipan al “conocimiento de los costos” involucrados en los procesos antes que se comprometan los fondos. 6. El presupuesto cercano a la realidad, con compromiso y apoyo de las personas se transforma en un elemento de motivación para el análisis de metas.

Proceso presupuestario. 1.Obtener de cada departamento el estimado de ventas o niveles de producción. 2.Coordinar los estimados con los objetivos de la Administración. 3.Comunicar el presupuesto a los responsables de cada área. 4.Puesta en marcha del plan del presupuesto.

Limitaciones de los Presupuestos. -No olvidar que es un estimado de actividades. -No debe tomar el lugar de la Administración (es un medio no un fin). -El excesivo celo en el cumplimiento suele generar oposición. -La rigidez en la asignación y uso motiva ciertos excesos al final del período presupuestario.

Período Presupuestario. Dependerá de la naturaleza de la empresa o de las necesidades de información. Generalmente se confeccionan a un año plazo aprovechando de coordinarlo con el ciclo contable. También se puede presupuestar a mediano y largo plazo. Puede segregarse, es decir, tener uno global a 5 años pero con detalles por meses.

También pueden desarrollarse presupuestos continuos a los cuales se les va agregando un mes futuro a medida que va avanzando y cumpliéndose un mes presente. En general se puede hablar de presupuestos a largo plazo, coincidentes con el ciclo contable y tributario y, mensual que aporta los detalles operativos.

Clasificación de los Presupuestos. Desde el punto de vista de la actividad de producción se clasifican en: Presupuesto fijo o estático (considera un único volumen de actividad de la empresa). Presupuesto variable o flexible (considera varios volúmenes probables de actividad).

Para la elaboración de cualquier plan presupuestario se necesita disponer de la correcta segregación de los costos y gastos de la empresa en sus elementos variables y fijos con la finalidad de que el análisis de las variaciones que se producirán entre lo real y lo presupuestado se hagan de acuerdo al nivel de actividad real.

Otra clasificación de los presupuestos considera que se pretende visualizar el futuro en cuanto a gestión, actividades y resultados, así tenemos: a)Presupuesto Económico, de Operaciones o de Resultados. b)Balance General y Estado de Resultados proyectado. c)Otros estados financieros proyectados.

Plan completo de Presupuesto Industrial. I.Función de ventas: Presupuesto de Ventas o Ingresos. II. Función de Producción: a)Costo del Presupuesto de Producción: Presupuesto de materiales. Presupuesto de mano de obra. Presupuesto de costos indirectos de fabricación. b) Presupuesto de Inventarios.

c) Presupuesto de Compras. III. Funciones de gastos de Operaciones. a)Presupuesto de costo de Distribución. b)Presupuesto de gastos generales y de administración. c)Presupuesto de gastos financieros. IV. Presupuestos Financieros: a)Presupuesto de Ingresos de Caja. b)Presupuesto de Egresos de Caja. V. Presupuesto de Inversiones de Capital.

Elaboración del Presupuesto Maestro. El presupuesto Maestro es un resumen cuantitativo formal de todos los planes gerenciales, en cuanto a las actividades que se deben desarrollar en la empresa, surgidas desde un análisis detallado del futuro de la organización. El punto de partida es el conocimiento de la demanda esperada para poder pronosticar las ventas de la empresa.

Para cumplir dicha elaboración se deben integrar dos procesos: 1.Proceso de planeación o decisión. Se origina desde la Dirección hacia los niveles inferiores. 2.Proceso de estimación. Parte de la correcta determinación que hagan los diferentes participantes operativos. Esta separación es meramente teórica.

Presupuesto de Ingresos por Ventas. De él dependen todos los demás, la producción, la utilidad o la situación financiera resultante, dependen todos de los ingresos provenientes de las ventas. Para determinar el volumen de ventas se debe pronosticar la venta estimada, por ejemplo por 1) opiniones, 2) modelos matemáticos-estadísticos ó 3) mix de ambos.