Implantación Plan de Gestión Anual en el Ayuntamiento del Valle de Egüés III Jornadas de Modernización de la Gestión de las Entidades Locales de Navarra Ansoáin, 23 de Marzo de 2004

1. Antecedentes 2. Situación actual 3. Objetivos del proyecto 4. Contenido del Trabajo 5. Resultados alcanzados

1. Antecedentes Gestión de procesos Autoevaluación EFQM Organigrama Plan de Mejora Gestión de procesos Autoevaluación EFQM Organigrama

2. Situación actual PLANIFICACIÓN Presupuesto Plan de Gestión EVALUACIÓN Autoevaluación EFQM EJECUCIÓN Mejora de Procesos SEGUIMIENTO Y CONTROL Control de Gestión

3. Objetivos del proyecto OBJETIVO PRINCIPAL El objetivo principal de esta actuación ha sido la elaboración del “Plan de Gestión” Anual del Ayuntamiento del Valle de Egüés para el ejercicio 2003, así como la implantación y desarrollo del sistema de “Control de Gestión” para el seguimiento del mismo a lo largo de dicho ejercicio.

3. Objetivos del proyecto OBJETIVOS SECUNDARIOS (1) Formar y asesorar a los responsables y técnicos municipales en la aplicación de la metodología. Establecer las Líneas Directrices que orienten toda la actividad del Ayuntamiento para el ejercicio. Establecer objetivos, acciones y recursos de cada área municipal. Coordinar los objetivos y acciones del Plan de Gestión con el Presupuesto del ejercicio.

3. Objetivos del proyecto OBJETIVOS SECUNDARIOS (2) Definir e implantar un sistema de seguimiento para el control de la gestión a lo largo del ejercicio. Establecer indicadores, cualitativos y cuantitativos, para medir la mejora de la gestión de las distintas áreas municipales y en un futuro la comparación con otros Ayuntamientos. Conseguir una mejor y más rápida implantación de las Acciones incluidas en el “Plan de Mejora”. Facilitar la difusión de la experiencia a otras Entidades Locales de Navarra.

4. Contenido del trabajo FASE 1: ELABORACIÓN DEL PLAN DE GESTIÓN MUNICIPAL 1.1. Preparación y lanzamiento del trabajo: - Entrevistas con responsables municipales. - Recogida de información sobre la organización municipal. - Actuaciones y proyectos de mejora más recientes. - Planificación detallada de las distintas Fases 1.2. Establecimiento Líneas Directrices: - Sesión formativa con los técnicos responsables de área. - Entrevista en profundidad con cada responsable de área. - Propuesta de Líneas Directrices. - Reunión, discusión y aprobación de las Líneas Directrices para el ejercicio.

4. Contenido del trabajo 1.3. Definición de Objetivos y elaboración de los Programas de las Áreas: - Reunión de trabajo con los responsables de cada área para establecer: - Funciones del área. - Necesidades y carencias. - Propuestas de mejora, y a partir de éstas: - Objetivos del área: - Estratégicos - Gestión Interna - Servicio al ciudadano - Acciones para el cumplimiento de los objetivos: - Estratégicas - Servicio al ciudadano - Test de coherencia con el presupuesto del ejercicio.

4. Contenido del trabajo 1.4. Elaboración de la Propuesta de Plan de Gestión: - Redacción del borrador de la Propuesta de “Plan de Gestión Municipal”: - Organigrama Municipal y propuesta de evolución de plantilla. - Líneas Directrices y Objetivos Generales. - “Programas Operativos” de las distintas Áreas . - Previsiones Presupuestarias. - Constitución del Comité de Dirección Municipal: sesión de trabajo para la discusión y aprobación de la propuesta de “Plan de Gestión”. 1.5. Aprobación del Plan de Gestión por el organismo competente.

4. Contenido del trabajo FASE 2: ESTABLECIMIENTO DEL SISTEMA DE IMPLANTACIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PLAN DE GESTIÓN ANUAL 2.1. Difusión del Plan 2.2. Puesta en marcha del Sistema de “Control de Gestión”: - Sesión de formación con los miembros del Comité de Dirección. - Definición de la primera batería de indicadores. - Diseño del “Cuaderno de Control" en soporte informático, conteniendo las informaciones e indicadores globales de cada una de las Áreas, contemplando datos del período y acumulados. 2.3. Realización del “Control de Gestión”: - Recogida información mensual de las áreas y agregación. - Reuniones del Comité de Dirección para el análisis de los resultados y descargo de la gestión. - Mejora y corrección de desviaciones y asignación de plazos y responsables - Elaboración de Actas.

5. Resultados alcanzados Elaboración del Plan de Gestión anual 2003. Implantación del Sistema de Control de Gestión y desarrollo de cuatro sesiones de Control. Elaboración Avance de Objetivos y Acciones del Plan de Gestión 2004.

5. Resultados alcanzados EJEMPLO 5. ÁREA DE JARDINES Y MEDIO AMBIENTE - Mantenimiento de zonas verdes y elementos vegetales del Valle (jardinería). -       Mantenimiento y programación de zonas de riego. -      Gestión de montes comunales: labores selvícolas, reforestaciones,.. -       Limpieza de cursos fluviales. -      Creación de nuevas zonas ajardinadas y mejora 1. Definición de funciones actuales Necesidades y Carencias - Medios materiales y humanos insuficientes para las necesidades crecientes del valle. Propuestas de mejora -       Desarrollo de la Agenda XXI: -       Restauración de ríos y cauces fluviales. -       Gestión del agua de riego. -       Reforestación de comunales. -       Mejorar y aumentar las zonas verdes en los distintos Concejos   2. Necesidades y carencias 3. Propuestas de Mejora

5. Resultados alcanzados 4. ÁREA DE MANTENIMIENTO Y OBRAS EJEMPLO Objetivos ESTRATÉGICOS: - Comenzar la implantación de un sistema de mantenimiento preventivo que reduzca los costes y prolongue la duración de las instalaciones. DE GESTIÓN INTERNA: -       Mejorar los sistemas de organización y control de la actividad. -  Mejorar la información sobre las infraestructuras municipales y la gestión del servicio. DE SERVICIOS AL CIUDADANO: -  Reducir los plazos de tramitación de los expedientes. 4. Definición de objetivos Acciones (Mes de Comienzo) ESTRATÉGICAS: 4.1  Incrementar los recursos personales para iniciar un sistema de mantenimiento preventivo. (Junio 03). DE GESTIÓN INTERNA: 4.2  Implantar una herramienta informática de gestión de la actividad del servicio: recogida de órdenes de trabajo, asignación de personal, partes, informes, control de obras,..etc. (2004). 4.3      Mejorar la información sobre nuevas instalaciones (planos de fin de obra).(Marzo 03). DE ATENCIÓN AL CIUDADANO: 4.4    Desarrollar un sistema que permita informar a los ciudadanos de la resolución de los avisos (012). (Octubre 03). 5. Definición de Acciones

5. Resultados alcanzados EJEMPLO 6. Cuaderno de Control