COLOMBIA Bogotá, D.C., Marzo 18 de 2004 SISTEMA DE GESTION DE RESPONSIBLE CARE – RCMS (ACC)

GENERALIDADES DEL RCMS  RC: inciativa para el mejoramiento continuo en EHS, ética empresarial.  RCMS: sistema estructurado para implementar RC. Proporciona el marco para integrar las iniciativas y programas de la organización.  CPG’s: “qué’’ se debe gestionar  RCMS: “cómo’’ se puede gestionar

SISTEMA DE GESTION PlanearHacer VerificarActuar

CONTENIDO 1. Introducción- Antecedentes 2. Sistema de Gestión de Responsible Care (RCMS). 3. Especificación Técnica del RCMS 4. Guía de Implementación del RCMS 5. Ejemplos de Excelencia de RC. 6. Glosario de Términos 7. Apéndices Guía del RCMS: detalle del manejo del riesgo, comparación de matrices del RCMS, Códigos de Prácticas Gerenciales de RC (7), otros.

ESPECIFICACION TECNICA DEL RCMS 5 SECCIONES Y 29 ELEMENTOS: 1. Política y Liderazgo (6) 2. Planeación (6) 3. Implementación, Operación y Responsabilidad (6) 4. Medición del desempeño y acciones preventivas y correctivas (9) 5. Revisión y manejo del reporte (2)

1. POLITICA Y LIDERAZGO Liderazgo que debe mostrar la alta gerencia para fijar una política clara sobre los principios de acción, unas guías para el desempeño, y para incrementar el valor de la ética de RC dentro de la organización. 6 Elementos: 1. Política que reconozca a RC: comunicada a empleados y stakeholders, incluyendo a los miembros de la comunidad. 2. Acorde con la naturaleza y el impacto de las operaciones, productos y procesos de la organización. 3. Fije un marco para establecer y revisar las metas y objetivos de RC (mejoramiento continuo en EHS & S). 4. Compromiso para cumplir con los requerimientos legales y los relacionados con RC. 5. Promueva la apertura con los stakeholders. 6. Apoyada por una demostración visible de liderazgo, compromiso y participación de la alta gerencia y de otros niveles de la organización, con respecto a RC.

2. PLANEACIÓN Formular un plan para cumplir la política. 6 elementos: 1. Sistema para identificar, valorar y evaluar los peligros y riesgos potenciales de EHS & S asociados con productos y procesos nuevos o existentes, cambios a los mismos, la distribución y uso de MP y productos. 2. Mantener información actualizada de productos y procesos relacionada con los riesgos y peligros potenciales. 3. Sistema implementado para revisar y determinar la aplicabilidad de las regulaciones, la legislación y otros requerimientos. 4. Proceso para evaluar las inquietudes de los stakeholders. 5. Establecer las metas y objetivos de RC basados en los riesgos y peligros significativos, inquietudes de los stakeholders, requerimientos legales, y otros relacionados con RC. 6. Proceso para identificar y evaluar las necesidades del programa y disponer de los recursos necesarios para lograr los objetivos y metas de RC.

3. IMPLEMENTACION, OPERACIÓN Y RESPONSABILIDAD Desarrollar capacidades del personal y tener los mecanismos de apoyo necesarios para alcanzar las expectativas de los objetivos y de la política. 6 elementos: 1. Establecer y mantener documentado el RCMS. 2. Mantener procesos consistentes con los Principios Guía de RC. 3. Establecer, documentar y comunicar las responsabilidades para cumplir con los requerimientos de RC. 4. Implementar un proceso para identificar las necesidades de entrenamiento. 5. Establecer y mantener diálogo con los stakeholders sobre los riesgos relevantes, sus impactos sobre EHS & S y los planes para mejorar el desempeño de la organización. 6. Establecer y mantener una participación activa del empleado en el desarrollo, comunicación e implementación de RC.

4. MEDICIÓN DEL DESEMPEÑO - ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS Disponer de un sistema para medir y monitorear el desempeño contra las metas y objetivos de la organización (ID). 9 elementos: 1. Monitorear y medir regularmente las características claves de la operación, productos y actividades que pueden tener impacto significativo sobre EHS & S. 2. Utilizar mediciones y registros relevantes para analizar el desempeño en RC y las tendencias. 3. Evaluar periódicamente el cumplimiento con la legislación y las regulaciones relevantes a EHS & S. 4. Evaluar la efectividad del RCMS y comunicar resultados a la gerencia. 5. Calificar el desempeño en RC de transportadores, proveedores, distribuidores, clientes y contratistas de acuerdo con el riesgo.

4. MEDICIÓN DEL DESEMPEÑO - ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS (Cont...) 6. Evaluar la efectividad de los programas de comunicación con los stakeholders. 7. Identificar no conformidades con el RCMS, investigarlas, mitigarlas e implementar las acciones preventivas y correctivas. 8. Identificar e investigar accidentes e incidentes, mitigarlos, identificar causas raíz, implementar acciones correctivas y preventivas e intercambiar los hallazgos con los stakeholders relevantes. 9. Establecer procedimientos para identificar, mantener y disponer de registros relevantes a RC, incluyendo registros de entrenamientos y registros de auditorías y revisiones.

5. REVISIÓN DE LA GESTIÓN Y REPORTE Conducir regularmente revisiones del RCMS para asegurar su continua validez. 2 elementos: 1. La alta gerencia debe revisar periódicamente su RCMS y tomar acciones para asegurar su continua adecuación y efectividad. La revisión mostrará las posibles necesidades para cambiar la política, las metas, los objetivos y otros elementos del RCMS, según las circunstancias cambiantes. 2. La organización reportará periódicamente a los stakeholders sobre el desempeño en el RCMS.

GUIA DE IMPLEMENTACION Ayuda para interpretar e implementar la Especificación Técnica del RCMS. Cada elemento se presenta en el siguiente formato:  Elemento : No. y definición  Explicación: interpretación, caract. buen sistema  Actividades sugeridas : implementación – verificación.  Referencia a los CPG’s : relación con CPG y práctica.  Ejemplos de excelencia

APÉNDICES A. Notas Explicativas B. Detalle del Manejo del Riesgo (2.1) C. Comparación de Matrices D. Glosario de Términos E. Ejemplos de Excelencia en RC F. Códigos de RC G. Herramienta para analizar fallas del RCMS H. Preguntas Frecuentes

CAMBIOS PRUESTOS POR EL CRB - INTRODUCCIÓN A. Cambios de forma para su adopción: RC por RI, stakeholders por partes interesadas, compañías socias por adherentes. B. Incluir a sectores diferentes al químico, que hacen parte de RI. C. Cambiar “manejo responsable de sustancias químicas” por “manejo responsable de MP, productos, insumos.”

CAMBIOS PRUESTOS POR EL CRB - ESPECIFICACIÓN TÉCNICA A. Connotación impositiva de Shall: la empresa debe... B. Además de operaciones, productos y procesos, incluir también servicios. C. Cambiar “tener documentado el Sistema de Gestión RCMS” por “un Sistema de Gestión que incluya los requerimientos incluidos en el RCMS”.

CAMBIOS PRUESTOS POR EL CRB - ESPECIFICACIÓN TÉCNICA A. Cambiar “trabajar con clientes, transportadores....y contratistas” por “asesorar a clientes, transportadores....y contratistas” B. Ser cuidadosos con la definición de “clientes”:dado que el sistema es muy abierto a las partes interesadas, cómo aplicaría a empresas que venden productos de consumo masivo?

APÉNDICE A - NOTAS EXPLICATIVAS  No establece “Estándares de Conducta” ni es un estándar de “protección” o de “seguridad”.  No impone nuevas obligaciones legales a quien desarrolle un sistema basado en esta guía o en las actividades de implementación sugeridas.  Responsible Care da guías para los Sistemas de Gestión que encierren las metas y objetivos fijados en cada uno de los códigos.  En varios casos ante las cortes, los demandantes han tratado de hacer parecer que RC establece una forma de estándar proteccionista, pero estos intentos han sido rechazados por las cortes.

APÉNDICE A - NOTAS EXPLICATIVAS  No impone nuevas obligaciones, mas allá de las que ya son parte de RC.  Cualquier auditoría que se haga del sistema de gestión de una compañía para verificar la conformidad con la Especificación Técnica, sólo considerará si el sistema de gestión está conforme y es consistente con los elementos del programa y los procedimientos fijados en esta Especificación, y no el cumplimiento de ninguna ley, regulación o requerimiento legal.

OTROS COMENTARIOS  Las empresas tendrán que certificarse en el RCMS a futuro?  Definir “otros compromisos de RI”  Muy buena traducción!!