Ing. Sergio León Maldonado PROGRAMA ESPECIAL DE MEJORA DE LA GESTIÓN EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FEDERAL 2008-2012 2011 Ing. Sergio León Maldonado Director de Coordinación de Políticas

Objetivos del módulo En este módulo, los participantes: Conocerán el Programa de Mejora de la Gestión. Identificarán los conceptos básicos en mejora de la gestión pública Entenderán la operación del Programa de Mejora de la Gestión. Comprenderán el concepto de proyecto de mejora y su relación con el Programa de Mejora de la Gestión. .

Contenido El PMG en el marco de la planeación nacional Objetivos del PMG Implementación del PMG Proyectos de mejora

El Plan Nacional de Desarrollo 2007 - 2012 Mandato Constitucional (Art. 26), y Ley de Planeación. Fija los objetivos nacionales, las estrategias y prioridades para el desarrollo integral y sustentable del país. Se conforma con base en consultas ciudadanas. En el periodo 2007-2012, se integra por 5 ejes rectores: 1 2 3 4 5 Estado de Derecho y seguridad Economía competitiva y generadora de empleos Igualdad de oportunidades Sustenta-bilidad ambiental Democracia efectiva y política exterior responsable

El Plan Nacional de Desarrollo y el Programa de Mejora de la Gestión 5 Democracia efectiva y política exterior responsable Fortalecimiento de la democracia Modernización del sistema político Participación ciudadana Eficacia y eficiencia gubernamental Transparencia y rendición de cuentas Programa Especial de Mejora de la Gestión en la Administración Pública Federal 2008 - 2012

Poner al ciudadano en el centro de la atención del gobierno Objetivos del PMG 1. Maximizar la calidad de los bienes y servicios que presta la Administración Pública Federal. 2. Incrementar la efectividad de las instituciones. Poner al ciudadano en el centro de la atención del gobierno 3. Minimizar los costos de operación y administración de las dependencias y entidades.

Principales participantes Presidencia de la República Secretaría de la Función Pública Dependencias y Entidades de la APF Grupos técnicos Responsables PMG en instituciones Red de Oficiales Mayores Delegados y Comisarios Públicos Órganos Internos de Control

Proyectos de mejora Mejoras Los proyectos de mejora son el vehículo mediante el cual las instituciones transforman su gestión. La cartera de proyectos de mejora de una institución conforman su Proyecto Integral de Mejora (PIMG). Las características de los proyectos de mejora están definidas por la categoría de proyecto asociada. Pueden ser: Institucionales (Individuales) Interinstitucionales (Varias Instituciones) Categoría de proyecto Proyectos Institucionales Proyectos Interinstitucionales

Categorías de proyecto 1. Análisis de situación 2. Regulación base cero en normas en trámites y servicios 3. Regulación base cero trámites y servicios 4. Mejora de procesos, 5. Incorporación de mejora de estándares buenas prácticas y 6. Uso de herramientas de TICs 7. Atención ciudadana integral en una oficina 8. Procesos y trámites 100% en línea 9. Reingeniería interinstitucionales 10. Proyectos Clasifican los proyectos según su facilidad de ejecución Cada etapa integra actividades clave a realizar Homologan planes de trabajo básicos Cada categoría integra las categorías anteriores y sus actividades

Sistemas del PMG Son los temas generales que se abordan en la mejora de la gestión pública. Se incorporan en las acciones contenidas en los planes de trabajo Alinean la definición de los indicadores de proyecto y las mediciones de los mismos

Indicadores de proyecto Monitoreo de avances y resultados en el PMG PMG Objetivos M e t a s Alineación Indicadores PMG Indicadores de proyecto

Indicadores de proyecto Tendencia Definición Unidad de medida Método de Cálculo Valor en el que se expresa el resultado Capacidad de la institución para realizar procesos Incremento Número máximo de procesos que se concluyen en un día Procesos Número máximo de ciclos de un proceso que se concluyen en un día Valor absoluto

Elementos básicos del PMG Identificación de proyectos de mejora Logro de Resultados institucionales Guía para integrar proyectos de mejora ‘ Manual de operación del PMG Reportes de resultados Definición y ejecución de proyectos

PIMG : Proyecto Integral de Mejora de la Gestión 14 PIMG : Proyecto Integral de Mejora de la Gestión Iniciativa Proyecto 1. Datos del proyecto. Datos Generales Equipo de trabajo. 2. Indicadores de proyecto. 3. Análisis Categoría de proyecto Análisis de costo Análisis de Factibilidad Plan de trabajo Categoría de proyecto. Etapa Actividad Responsable Seguimiento de proyecto Etapa y actividad Resultados Indicadores Cierre Resultados finales

Herramientas de apoyo Manual de operación del PMG Documento anual que establece las estrategias generales para el PMG. Guía para integrar proyectos de mejora Metodología para identificar e integrar proyectos de mejora. Sistema de Administración del PMG Sistema de información a través del cuál: Las instituciones gestionan sus proyectos de mejora. La SFP monitorea avances y resultados de la instrumentación del PMG. Diagnósticos de mejora de la gestión Mecanismos para el análisis y la identificación de proyectos de mejora.

Integración de proyectos de mejora Metodología para Integrar Proyectos de Mejora Paso 1 Paso 2 Paso 3 Paso 4 Paso 5 Paso 6 Paso 7 Identificar acciones de mejora Definir propuestas de proyectos de mejora Definir el impacto Seleccionar la categoría Estimar el costo Definir la factibilidad Clasificar las

1. Identificar acciones de mejora Análisis de situación, agrupado por categorías: Trámites y servicios Normatividad Quejas y denuncias Proyectos transversales Procesos Proyectos de mejora en ejecución La institución identifica: La necesidad y conveniencia de desarrollar un proyecto de mejora Los temas sobre los cuales desarrollará un proyecto Los resultados que deberá alcanzar el proyecto Paso 1 Paso 2 Paso 3 Paso 4 Paso 5 Paso 6 Paso 7 Identificar acciones de mejora Definir propuestas de proyectos Definir el impacto Seleccionar la categoría Estimar el costo Definir la factibilidad Clasificar las

2. Definir un proyecto de mejora La definición de un proyecto incluye los siguientes elementos: El nombre del proyecto Las fechas planeadas de ejecución Inicio y fin El objetivo del proyecto La descripción del proyecto Los beneficios que se planea obtener El alcance del proyecto Los participantes Los indicadores de proyecto para medición de resultados. La categoría de proyecto Etapas intermedias El costo de inversión estimado. Paso 1 Paso 2 Paso 3 Paso 4 Paso 5 Paso 6 Paso 7 Identificar acciones de mejora Definir propuestas de proyectos Definir el impacto Seleccionar la categoría Estimar el costo Definir la factibilidad Clasificar las

3. Definir el impacto del proyecto Cuales son las características de los resultados del proyecto que se traducen en beneficios cuantificables La identificación de los resultados esperados del proyecto y de su impacto permite identificar la forma de medir los resultados Cada aspecto se relaciona con un indicador de proyecto Medición al inicio del proyecto y como resultado del mismo Paso 1 Paso 2 Paso 3 Paso 4 Paso 5 Paso 6 Paso 7 Identificar acciones de mejora Definir propuestas de proyectos Definir el impacto Seleccionar la categoría Estimar el costo Definir la factibilidad Clasificar las

4. Seleccionar categoría del proyecto De acuerdo con el alcance y las áreas involucradas en el proyecto La definición de una categoría establece el plan de trabajo base para el proyecto CATEGORIAS Análisis de situación Regulación base cero en normas Regulación base cero en trámites y servicios Mejora de procesos, trámites y servicios Incorporación de buenas prácticas y mejora de estándares Uso de herramientas TIC Atención ciudadana integral en una oficina Procesos y trámites 100% en línea Reingeniería Proyectos transversales Paso 1 Paso 2 Paso 3 Paso 4 Paso 5 Paso 6 Paso 7 Identificar acciones de mejora Definir propuestas de proyectos Definir el impacto Seleccionar la categoría Estimar el costo Definir la factibilidad Clasificar las

5. Estimar el costo del proyecto Considera el costo de inversión del proyecto Referencia para analizar la factibilidad de realizar el proyecto Facilita la previsión de recursos requeridos para el proyecto Paso 1 Paso 2 Paso 3 Paso 4 Paso 5 Paso 6 Paso 7 Identificar acciones de mejora Definir propuestas de proyectos Definir el impacto Seleccionar la categoría Estimar el costo Definir la factibilidad Clasificar las

6. Definir la factibilidad del proyecto Identificación de factores de riesgo para el proyecto y la manera de controlarlos Elemento para evaluar la conveniencia de llevar a cabo el proyecto Identificar y evaluar que factores se presentan actual o potencialmente que pueden inhibir el desarrollo de proyecto Definir que estrategia se prevé y se llevará a cabo durante el desarrollo del proyecto para controlar el efecto de dichos factores de riesgo Paso 1 Paso 2 Paso 3 Paso 4 Paso 5 Paso 6 Paso 7 Identificar acciones de mejora Definir propuestas de proyectos Definir el impacto Seleccionar la categoría Estimar el costo Definir la factibilidad Clasificar las

7. Clasificar los proyectos Análisis IMPACTO – ESFUERZO PARA EJECUCION de los proyectos Permite comparar cuantitativamente Los factores de impacto El nivel de esfuerzo expresado como categoría de proyecto Cuadrantes Cuadrante 1: Alto impacto - bajo esfuerzo Cuadrante 2: Alto impacto - alto esfuerzo Cuadrante 3: Bajo impacto - bajo esfuerzo Cuadrante 4: Bajo impacto - alto esfuerzo 32 2 1 6 Impacto 5 4 3 1 10 6 5 1 Esfuerzo para ejecución (Categoría de proyecto) Paso 1 Paso 2 Paso 3 Paso 4 Paso 5 Paso 6 Paso 7 Identificar acciones de mejora Definir propuestas de proyectos Definir el impacto Seleccionar la categoría Estimar el costo Definir la factibilidad Clasificar las