¡ BUENOS DÍAS ! La definición corresponde al artículo 17 de la Ley General de control interno. Importa subrayar dos propósitos fundamentales contenidos en esta definición:1-Valorar la calidad del funcionamiento del sistema de control interno y 2-Asegurar que los hallazgos de la auditoría se atiendan con prontitud

Agenda 1. Marco teórico a-Definición según LGCI y Normas b-Deberes del Jerarca y Titulares c- Estudio de las normas -Quién, qué,por qué, para qué y cómo monitorear -Reporte de deficiencias -Toma de acciones correctivas -Rendición de cuentas 2. Autoevaluación de Control Interno 3. Presentación de un caso La definición corresponde al artículo 17 de la Ley General de control interno. Importa subrayar dos propósitos fundamentales contenidos en esta definición:1-Valorar la calidad del funcionamiento del sistema de control interno y 2-Asegurar que los hallazgos de la auditoría se atiendan con prontitud

Información y comunicación Actividades de control Ambiente de control Evaluación de riesgos Actividades de control Monitoreo Corresponde al Capítulo VI del Manual de normas generales del control interno. Al respecto es importante aclarar que el concepto de monitoreo lo utiliza el Informe COSO e igualemte el Manual de Normas, sin embargo la Ley de Control Interno se refiere al término de seguimiento. Además encontramos algunos textos emplendo el concepto de supervisión y evaluación para referirse al monitorteo. Para los efectos de la presente exposición se utilizarán todos estos términos como sinónimos.

¿En qué consiste el Monitoreo? Según ley- (Art.17) Conjunto de actividades para -Valorar calidad funcionamiento del Sistema -Asegurar atención pronta de hallazgos -Detectar cualquier desvío en el cumplimiento de los objetivos Según norma- (1.3.-Declaración interpretativa) - Proceso de seguimiento continuo - Valorar calidad de la gestión institucional - Valorar la calidad del Sistema La definición corresponde al artículo 17 de la Ley General de control interno. Importa subrayar dos propósitos fundamentales contenidos en esta definición:1-Valorar la calidad del funcionamiento del sistema de control interno y 2-Asegurar que los hallazgos de la auditoría se atiendan con prontitud

¿En qué consiste el Monitoreo? Valorar la calidad del funcionamiento del Sistema Características: Aplicables, completos, razonables, integrados y congruentes con sus competencias y atribuciones; además debe brindar seguridad (Art.7 LGCI) Valorar la calidad de la gestión institucional Características: Eficiencia, eficacia, información confiable y oportuna, legalidad y resguardo del patrimonio, en la consecución de los objetivos (Art.8 LGCI y Norma 1.2) La definición corresponde al artículo 17 de la Ley General de control interno. Importa subrayar dos propósitos fundamentales contenidos en esta definición:1-Valorar la calidad del funcionamiento del sistema de control interno y 2-Asegurar que los hallazgos de la auditoría se atiendan con prontitud

Características del Sistema Según: (Art. 7 LGCI): Completo: Abarca todos los procesos y están presentes los componentes funcionales y orgánicos Razonable: Satisface con la calidad necesaria las necesidades y con recursos que se posee Congruente: Coherente y enlazado al marco jurídico y técnico y propicia objetivos institucionales. La definición corresponde al artículo 17 de la Ley General de control interno. Importa subrayar dos propósitos fundamentales contenidos en esta definición:1-Valorar la calidad del funcionamiento del sistema de control interno y 2-Asegurar que los hallazgos de la auditoría se atiendan con prontitud Integrado: Si los componentes y procesos se interrelacionan y comprenden adecuadamente Aplicable: Logra esos objetivos con los recursos disponibles

Deberes de Jerarcas y Titulares Subordinados (Artículo 17 LGCI) Que los funcionarios realicen acciones de control y prevención en el curso de las operaciones normales Que la administración activa realice, por lo menos una vez al año, autoevaluaciones que conduzcan al perfeccionamiento del sistema Que sean implantadas los resultados de las evaluaciones periódicas dentro de los diez días hábiles a su notificación Un sistema de control interno solamente puede ser tan efectivo como la gente que es responsable de su funcionamiento. Le corresponde a los jerarcas y titulares subordinados velar porque los funcionarios realicen las acciones de control que requieren las operaciones normales a su cargo. Además que por lo menos una vez al año la administración realice autoevaluaciones para el perfeccionamiento del sistema y finalmente que los resultados de las evaluaciones tanto las internas como de las que realice la CGR y otras entidades de fiscalización externas sean implantados.

ARTÍCULO 17 DE LA LEY GENERAL DE CONTROL INTERNO Autoevaluación ARTÍCULO 17 DE LA LEY GENERAL DE CONTROL INTERNO ¿QUE ES ? ¿PARA QUE ? ¿SOBRE QUÉ ? ¿QUÉ SE NECESITA? ¿QUÉ RESULTADO SE ESPERA? ¿PARA QUIÉN SON LOS RESULTADOS?

Autoevaluación Qué es? Cumplimiento El sistema de control en funcionamiento se está aplicando tal como está establecido y diseñado. Validez Está diseñado para que la organización cumpla con los objetivos institucionales, con ordenamiento jurídico y técnico que le aplica. (aplicables y congruentes) Suficiencia Ni excesivos ni carece de los necesarios que se requieren para su funcionamiento eficiente (completos, razonables e integrales. art. 7 LGCI) Un sistema de control interno solamente puede ser tan efectivo como la gente que es responsable de su funcionamiento. Le corresponde a los jerarcas y titulares subordinados velar porque los funcionarios realicen las acciones de control que requieren las operaciones normales a su cargo. Además que por lo menos una vez al año la administración realice autoevaluaciones para el perfeccionamiento del sistema y finalmente que los resultados de las evaluaciones tanto las internas como de las que realice la CGR y otras entidades de fiscalización externas sean implantados.

Autoevaluación Propiciar el perfeccionamiento y calidad del SCI . -Cumplir con los objetivos del SCI y objetivos institucionales. Promover oportunidad en acciones correctivas. -Planificar esas acciones y ordenar su implantación, según cronograma. ¿PARA QUÉ ? Un sistema de control interno solamente puede ser tan efectivo como la gente que es responsable de su funcionamiento. Le corresponde a los jerarcas y titulares subordinados velar porque los funcionarios realicen las acciones de control que requieren las operaciones normales a su cargo. Además que por lo menos una vez al año la administración realice autoevaluaciones para el perfeccionamiento del sistema y finalmente que los resultados de las evaluaciones tanto las internas como de las que realice la CGR y otras entidades de fiscalización externas sean implantados. ¿SOBRE QUÉ SE APLICA ? Procesos/actividades/operaciones/competencias Productos/servicios/atribuciones

Qué se necesita? Actividades Preparatorias Ejecución Autoevaluación Qué se necesita? Actividades Preparatorias Un sistema de control interno solamente puede ser tan efectivo como la gente que es responsable de su funcionamiento. Le corresponde a los jerarcas y titulares subordinados velar porque los funcionarios realicen las acciones de control que requieren las operaciones normales a su cargo. Además que por lo menos una vez al año la administración realice autoevaluaciones para el perfeccionamiento del sistema y finalmente que los resultados de las evaluaciones tanto las internas como de las que realice la CGR y otras entidades de fiscalización externas sean implantados. Ejecución Informe y Seguimiento

¿QUÉ RESULTA DE LA AUTOEVALUACIÓN? Funcionarios con mejor comprensión de la utilidad del control Registro histórico de los resultados de la autoevaluación Programa de mejoras alineado al PAO. Mayor efectividad en la gestión y el cometido institucional. Un sistema de control interno solamente puede ser tan efectivo como la gente que es responsable de su funcionamiento. Le corresponde a los jerarcas y titulares subordinados velar porque los funcionarios realicen las acciones de control que requieren las operaciones normales a su cargo. Además que por lo menos una vez al año la administración realice autoevaluaciones para el perfeccionamiento del sistema y finalmente que los resultados de las evaluaciones tanto las internas como de las que realice la CGR y otras entidades de fiscalización externas sean implantados. ¿PARA QUIÉN LOS RESULTADOS? Uso exclusivo de la Administración

(Aplicables a cada órgano de la organización y a ésta como un todo) GUÍA PROPUESTA PARA LA AUTOEVALUACIÓN GENERAL (Esta herramienta debe ser mejorada a criterio de la Administración de manera que le sirva para una efectiva autoevaluación del Sistema de Control Interno) CÓDIGO DE Criterios mínimos de auto-evaluación Marque con X si: La medida se ha cumplido en un 100% de conformidad con lo preguntado. Marque con X cuando: Del todo no se ha cumplido con la medida de control, es decir corresponde realizar una serie de acciones de control que del todo están pendientes Cuando usted marque esta casilla siempre debe hacer comentarios o desgloses de mejoras en la columna de: MEDIDAS PARA MEJORAR, tal y como se le indica en esa columna. En esta Casilla. Se marca con X cuando se ha cumplido en algunos casos y en otros no con lo que la medida de control solicitada. Cuando se marca esta casilla siempre corresponde hacer comentarios en la columna de MEDIDAS PARA MEJORAR, allí debe desglosarse de uno a uno lo aspectos en los que no se está cumpliendo o en que la medida requiere ser mejorada. La medida de control o la pregunta no es aplicable a la unidad o institución. Por ejemplo, cuando se pregunta por ¿Los controles de dineros transferidos por ley a sujetos de derecho privado?, si la institución de acuerdo con la Ley no ha realizado transferencias, la pregunta no corresponde contestarla, ya que no tiene porqué establecer esos controles si la ley no le establece transferencia. Cuando marque NO o PARCIALMENTE usted debe: Desglosar uno a uno todos los aspectos que no se están cumpliendo o que están pendientes para que la medida se cumpla en su totalidad, o los que requiere ser mejorada. Por ejemplo. Si la medida de control pregunta ¿Se han documentado todos los procesos? Si faltan por documentarse 2 procesos, entonces debe estipularse así: 1. Pendiente de documentar proceso de inventarios 2. Pendiente de documentar proceso de resguardo de activos. Esta casilla debe llenarse si usted contestó NO o PARCIALMENTE. Se estipulará la fecha o semestre y año, en que se iniciará con un proyecto para atender lo que está pendiente, para cada medida señalada en la casilla anterior. Esas fechas deberán ser incorporadas en el Plan Anual Operativo que corresponda, de manera que deberá definirse un renglón para mejoras en los sistemas de control interno. MEDIDAS MÍNIMAS DE CONTROL Estado de cumplimiento MEDIDAS PARA MEJORAR EL CUMPLIMIENTO DE LAS PLAZO PARA INICIAR CON LA IMPLANTACIÓN DE LAS PREGUNTA (Aplicables a cada órgano de la organización y a ésta como un todo) SI NO N/A DISPOSICIONES MEDIDAS PARA MEJORAR EL CONTROL PARCIAL G 3 01 G 3 02 Aspecto evaluado G,A,R,C,I,S Artículo de la Ley evaluado Consecutivo del Artículo a la Ley evaluado

Normas Generales 1. Monitoreo del control interno en operación 2. Monitoreo de las actividades 3. Monitoreo constante del ambiente 4. Evaluación del desempeño Institucional Son ocho las normas generales de acatamiento obligatorio para el componente de monitoreo. Leerlas

Normas Generales 5. Rendición de cuentas 6. Reporte de deficiencias 7. Toma de acciones correctivas 8. Asesoría externa para monitoreo del Control interno Con propósito de exposición dichas normas se ordenan y comentan en su mayoría, en el orden que respondan a las preguntas ¿qué, quien, porqué y como monitorear?

Monitoreo del control interno en operación Deberá observarse y evaluarse el funcionamiento de los diversos controles, con el fin de determinar la vigencia y la calidad del control interno y emprender las modificaciones que sean pertinentes para mantener su efectividad Monitoreo de las actividades El proceso de monitoreo permite crear una conciencia de rendición de cuentas respecto del logro de los resultados, tanto dentro de la institución como hacia la colectividad. El jerarca y los demás funcionarios en todos los niveles de la institución están obligados a rendir cuentas por el uso de los recursos, el cumplimiento de los objetivos institucionales y el logro de los resultados esperados, para lo que se apoyan en el control interno. Rendir cuentas en cualquier momento, como mínimo anualmente, ante la instancia que corresponda. El sistema de control interno debe reforzar y apoyar el compromiso por la rendición de cuentas, mediante un sistema de información gerencial que permita disponer de información precisa para la evaluación del desempeño y la toma de decisiones Las actividades que se efectúan en la organización deben estar sujetas a un proceso de monitoreo constante que permita conocer oportunamente si la institución marcha hacia la consecución de sus objetivos, encauza las labores hacia tales objetivos y toma las acciones correctivas pertinentes

Monitoreo constante del ambiente El jerarca, en primera instancia, y por extensión, los titulares subordinados de todos los niveles de la organización, deben efectuar un monitoreo constante del ambiente interno y externo que les permita estar al tanto y tomar medidas oportunas sobre factores y condiciones real o potencialmente incidentes en el desarrollo de las funciones institucionales, la ejecución de los planes y el cumplimiento de los objetivos previstos El proceso de monitoreo permite crear una conciencia de rendición de cuentas respecto del logro de los resultados, tanto dentro de la institución como hacia la colectividad. El jerarca y los demás funcionarios en todos los niveles de la institución están obligados a rendir cuentas por el uso de los recursos, el cumplimiento de los objetivos institucionales y el logro de los resultados esperados, para lo que se apoyan en el control interno. Rendir cuentas en cualquier momento, como mínimo anualmente, ante la instancia que corresponda. El sistema de control interno debe reforzar y apoyar el compromiso por la rendición de cuentas, mediante un sistema de información gerencial que permita disponer de información precisa para la evaluación del desempeño y la toma de decisiones

Evaluación del desempeño institucional El jerarca y todos los funcionarios que participan en la conducción de las labores de la institución, deben efectuar una evaluación permanenete de la gestión, con base en los planes organizacionales y las disposiciones normativas vigentes, para prevenir y corregir cualquier eventual desviación que pueda poner en entredicho el acatamiento de los principios de eficiencia, eficacia, economía y legalidad aplicables El proceso de monitoreo permite crear una conciencia de rendición de cuentas respecto del logro de los resultados, tanto dentro de la institución como hacia la colectividad. El jerarca y los demás funcionarios en todos los niveles de la institución están obligados a rendir cuentas por el uso de los recursos, el cumplimiento de los objetivos institucionales y el logro de los resultados esperados, para lo que se apoyan en el control interno. Rendir cuentas en cualquier momento, como mínimo anualmente, ante la instancia que corresponda. El sistema de control interno debe reforzar y apoyar el compromiso por la rendición de cuentas, mediante un sistema de información gerencial que permita disponer de información precisa para la evaluación del desempeño y la toma de decisiones

Rendición de cuentas Es la obligación de responder ante una responsabilidad conferida El jerarca y todos los funcionarios deben rendir cuentas por el uso de los recursos,el cumplimiento de los objetivos y el logro de los resultados El sistema de control interno debe reforzar y apoyar el compromiso por la rendición de cuentas El proceso de monitoreo permite crear una conciencia de rendición de cuentas respecto del logro de los resultados, tanto dentro de la institución como hacia la colectividad. El jerarca y los demás funcionarios en todos los niveles de la institución están obligados a rendir cuentas por el uso de los recursos, el cumplimiento de los objetivos institucionales y el logro de los resultados esperados, para lo que se apoyan en el control interno. Rendir cuentas en cualquier momento, como mínimo anualmente, ante la instancia que corresponda. El sistema de control interno debe reforzar y apoyar el compromiso por la rendición de cuentas, mediante un sistema de información gerencial que permita disponer de información precisa para la evaluación del desempeño y la toma de decisiones

Reporte de deficiencias Las deficiencias y desviaciones detectadas, deben ser identificadas oportunamente y comunicarse de igual modo al funcionario que posea la autoridad suficiente para emprender la acción preventiva y correctivas más acertada en el caso concreto. Las deficiencias y desviaciones de la gestión de cualquier naturaleza y del control interno detectadas a través de alguna de las formas de monitoreo, deben ser identificadas oportunamente y comunicarse de igual modo al funcionario que posea la autoridad suficiente para emprender la acción preventiva o correctiva más acertada en el caso concreto. Las deficiencias deben ser vistas en un sentido amplio como una condición dentro de la cual un sistema de control interno es digno de atención. Una deficiencia por consiguiente, puede representar una falta percibida, potencial o real, o una oportunidad para fortalecer el sistema de control interno a fin de proporcionar una mayor probabilidad de que se pueden conseguir los objetivos de la entidad. Fuentes de información sobre deficiencias:1- Evaluaciones concurrentes ya que se realizan actividades administrativas diarias de supervisión a los empleados, que generan el conocimiento en el mismo momento, lo que permite una identificación rápida de las deficiencias 2- Las evaluaciones separadas realizadas por la Administración, así como auditores internos y/o externos,3- Los cliente, vendedores, contadores públicos y entidades reguladoras. La información sobre las deficiencias de control interno a la parte correcta (aquellos que pueden tomar las acciones necesarias) es crítica para la continuada efectividad del sistema de control interno. Por lo que puede establecerse un protocolo para identificar qué información es necesaria en un nivel particular. El grado de especificidad variará incrementándose en los niveles bajos de la organización. Para los efectos la administración también debe establecer formalmente mecanismos y canales de comunicación alternativos dependiendo del tipo de información

Toma de acciones correctivas Propósito: Impedir el menoscabo de la eficiencia organizacional. Incluye: Determinación de las causas Alternativas de solución Alternativa más adecuada Aplicación oportuna de la alternativa de solución más adecuada La toma de acciones correctivas producto de las debilidades y deficiencias de control interno detectadas, incluye la determinación de las causas así como las alternativas de solución, seleccionando la más adecuada y aplicándola de forma oportuna con el propósito de impedir el menoscabo de la eficiencia organizacional.

La evaluación como procedimiento El evaluador debe: Entender cada una de las actividades de la entidad y cada uno de los componentes del SCI Centrarse en cómo operan las funciones significativas del sistema Determinar cómo trabaja el sistema actualmente Analizar el diseño del SCI Con propósito de exposición dichas normas se ordenan y comentan en su mayoría, en el orden que respondan a las preguntas ¿qué, quien, porqué y como monitorear?

La evaluación como procedimiento El análisis se conduce frente a los criterios establecidos con el objetivo de determinar si el sistema provee una seguridad razonable con respecto a los objetivos establecidos. Con propósito de exposición dichas normas se ordenan y comentan en su mayoría, en el orden que respondan a las preguntas ¿qué, quien, porqué y como monitorear?

Generalidades del Monitoreo? Tipos de monitoreo Quién debe de llevar a cabo el monitoreo Qué monitorear Porqué monitorear Para qué monitorear La definición corresponde al artículo 17 de la Ley General de control interno. Importa subrayar dos propósitos fundamentales contenidos en esta definición:1-Valorar la calidad del funcionamiento del sistema de control interno y 2-Asegurar que los hallazgos de la auditoría se atiendan con prontitud

¿Cómo monitorear? Los sistemas de control interno deben estructurarse para monitorearse así mismos. Algunos métodos y herramientas son: Listas de verificación Cuestionarios Técnicas de diagrama de flujo Importación del sistema de control interno. Método científico de investigación Los sistemas de control interno usualmente se estructuran para monitorearse a sí mismos sobre una base ongoing en algún grado. Está disponible una amplia variedad de metodologías y herramientas, incluyendo listas de verificaciones, cuestionarios y técnicas de diagrama de flujo y el benchmarking, comparaciones con sistemas de control probadamente buenos El método científico de investigación, es de amplia aplicación en el monitoreo del entorno. Las evaluaciones separadas responden a una determinada metodología, con técnicas y herramientas para medir la eficacia directamente o a través de la comparación con otro sistema de control. Debe confeccionarse un plan de acción que contemple: El alcance de la evaluación. Las actividades de supervisión continuadas existentes. La tarea de los auditores internos y externos. Areas o asuntos de mayor riesgo. Programas de evaluaciones. Evaluadores, metodología y herramientas de control. Presentación de conclusiones y documentación de soporte. Seguimiento para que se adopten las correcciones pertinentes.

Resumen LA IMPORTANCIA DEL MONITOREO RADICA EN QUE ATRAVÉS DE ÉL SE PUEDE VALORAR LA CALIDAD DEL FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA Y DE LA GESTIÓN DE MANERA INTEGRAL. DETECTAR LAS DEFICIENCIAS Y EMPRENDER LAS ACCIONES CORRECTIVAS NECESARIAS PARA GARANTIZAR LA EFECTIVIDAD DEL SISTEMA Y EL LOGRO DE LOS OBJETIVOS INSTITUCIONALES RECORDAR QUE EL AUTOCONTROL Y LA RENDICIÓN DE CUENTAS SON UNA OBLIGACIÓN INHERENTE A TODO FUNCIONARIO PÚBLICO. El proceso de monitoreo permite crear una conciencia de rendición de cuentas respecto del logro de los resultados, tanto dentro de la institución como hacia la colectividad. El jerarca y los demás funcionarios en todos los niveles de la institución están obligados a rendir cuentas por el uso de los recursos, el cumplimiento de los objetivos institucionales y el logro de los resultados esperados, para lo que se apoyan en el control interno. Rendir cuentas en cualquier momento, como mínimo anualmente, ante la instancia que corresponda. El sistema de control interno debe reforzar y apoyar el compromiso por la rendición de cuentas, mediante un sistema de información gerencial que permita disponer de información precisa para la evaluación del desempeño y la toma de decisiones

MUCHAS GRACIAS La definición corresponde al artículo 17 de la Ley General de control interno. Importa subrayar dos propósitos fundamentales contenidos en esta definición:1-Valorar la calidad del funcionamiento del sistema de control interno y 2-Asegurar que los hallazgos de la auditoría se atiendan con prontitud