Una mirada al Archivo Desconcentrado de la Red Asistencial Cusco Sr. Hilario Mamani Quispe Encargado de Archivo Desconcentrado Red Asistencial Cusco

Antecedentes El área de Archivo Desconcentrado de la Red Asistencial Cusco está considerado funcionalmente dentro de la Oficina de Secretaría Técnica, órgano de apoyo del Despacho de la Gerencia de la Red Asistencial Cusco, cuya estructura orgánica fue aprobada con Resolución de Presidencia Ejecutiva N° 368-PE-ESSALUD-2010.

Análisis FODA: Fortalezas Personal capacitado y pro activo. Manejo nivel avanzado del Sistema de Gestión para el Archivo Desconcentrado y Sistema de Administración Documentaria. Anaqueles adecuados. Conocimiento de normas archivísticas y Directivas Institucionales. Comunicación y apoyo de la Oficina de Administración de la Información. Comunicaciones y/o evaluaciones periódicas por el Archivo Regional del Cusco.

Análisis FODA: Oportunidades Aplicación oportuna de la Resolución N° 1438-GG- ESSALUD-2013, “Manual de Procedimientos de Archivos del Seguro Social de Salud (ESSALUD)” promulgado el 14 de noviembre de 2013. Aplicación oportuna de la Directiva N° 016-GG- ESSALUD-2013, “Normas de Sistema de Archivos del Seguro Social de Salud (ESSALUD)”. Buena interrelación con la Gerencia para la implementación de nuevos procesos.

Análisis FODA: Debilidades Apoyo logístico (falta Cajas, escáner, escalera, infraestructura y otros). Personal insuficiente (debe contarse con dos personas). No existe un compromiso adecuado de parte de algunas áreas usuarias, que al momento de transferir los documentos de gestión, las unidades de archivamiento no son estructurados adecuadamente (señalización, volumen y otros). Falta de conocimiento y valor e importancia en la Administración de Archivos.

Análisis FODA: Amenazas Rotación del personal encargado. Resistencia en los Archivos de Gestión (Secretariales y Administrativos) en la aplicación de normas que reglamentan el manejo del Sistema de Archivos Institucional. Asignación de funciones que no corresponden al área (el cual distrae la función principal de archivo). Susceptible colapso de tuberías sanitarias en la parte superior de la Oficina de Archivos.

Actividades para la digitalización de archivos Formulación de Plan de Actividades para el año 2010. Replica de curso del Sistema de Gestión de Archivos para el personal que administra los Archivos de Gestión. Difusión, mediante la Gerencia Red Asistencial Cusco, de la Resolución Jefatural N° 076-2008-AGN/J, “Reglamento de Aplicación de Sanciones Administrativas por Infracciones en contra del Patrimonio Documental Archivístico y Cultural de la Nación”. Proceso de eliminación de la documentación administrativa pasiva de más de 10 años de conservación, previa autorización del Comité de Evaluación de Documentos de la Red Asistencial Cusco y el Archivo Regional Cusco, autorizado mediante Resolución Nª 038-2010-GR-CUSCO/ARC-DIRE.

Actividades para la digitalización de archivos Proceso de conclusión de transferencia a la Oficina de Normalización Previsional de la documentación pasiva desde el año de 1973 hasta 1999 (Certificados de pagos regulares de Empleadores, tarjetas de cuenta corrientes de Empleadores , credenciales de construcción Civil, Tarjetas de Cta. Cte. de Empleadores y Resoluciones de Seguros Especiales : Facultativo independiente y otros). Señalización de la Oficina del Archivo Desconcentrado, con elaboración de un plano de distribución de los anaqueles, cuerpos y baldas.

Muchas Gracias