Recreation and Wellness Ronald Arbelaez Fredy Bolaños Willian Idrobo Jaime Mendoza

Seguimiento de Reuniones Reunión: Septiembre 7 de 2007 Reunión: Septiembre 7 de 2007 La temática tratada en esta reunión consistió en la definición del caso y desarrollar la documentación del proceso de Iniciación. En esta reunión se realizaron los siguientes documentos : - Definición del Caso - Project Charter - Scope Statement

Seguimiento de Reuniones Reunión: Septiembre 12 de 2007 Reunión: Septiembre 12 de 2007 En esta reunión que tuvo una duración de 4 horas durante la primera hora se revisó el project charter y el project scope generan una nueva versión de ellos. Se aprobó el formato de solicitud de cambios. - Project Charter v2 - Project Scope v2 Además se realizaron los siguientes artefactos: - WBS - Análisis de Stakeholders - Contrato del Equipo - Lista de riesgos /Matriz de impacto

Seguimiento de Reuniones Reunión: Septiembre 15 de 2007 Reunión: Septiembre 15 de 2007 Durante la primera hora de esta reunión se discutió y socializo los entregables realizados la reunión anterior. Además se elaboraron los siguientes entregables: - Diagrama de Gantt sin asignación de recursos. - Análisis de stakeholders (versión 2).

Seguimiento de Reuniones Reunión: Septiembre 17 de 2007 Reunión: Septiembre 17 de 2007 En esta reunión que se extendió hasta las 6:30 p.m. se realizaron las siguientes actividades: - Aprobación de cambios project charter - Aprobación de cambios diagrama de Gantt - Terminación del diagrama de Gantt (asignación de recursos) - Generación del prototipo de las pantallas de usuario - Actualización del sitio Web

Seguimiento de Reuniones Reunión: Septiembre 18 de 2007 Reunión: Septiembre 18 de 2007 En esta reunión cuya duración fue de 3 horas, se realizaron las siguientes actividades: - Elaboración del diccionario WBS. - Publicación de los prototipos de la intranet en el sitio Web. - Creación del documento de Word (documentación del proyecto). - Actualización del sitio Web.

Seguimiento de Reuniones Reunión: Septiembre 19 de 2007 Reunión: Septiembre 19 de 2007 En esta reunión, cuya duración fue de 4 horas y media, se realizaron las siguientes actividades: - Actualización del documento de Word - Actualización del sitio - Nuevo alcance del proyecto - Solicitud de cambios

Seguimiento de Reuniones Reunión: Septiembre 20 de 2007 Reunión: Septiembre 20 de 2007 Esta reunión se dividió en en dos jornadas: Mañana y Tarde. La jornada de la mañana se llevó a cabo en la oficina ubicada en el barrio Bosques de Pomona, mientras que la jornada de la tarde se llevó a cabo en las instalaciones de la Universidad del Cauca. Actividades que se realizaron en la jornada de la mañana: - Generación del Project Charter v4 (Después del cambio del alcance) - Generación del Diagrama de Gantt v3 (Después del cambio del alcance) - Generación del Diccionario WBS v2 (Después del cambio del alcance) - Generación del WBS v2 (Después del cambio del alcance) - Generación Lista de Riesgos/Matriz de impacto (Después del cambio del alcance)

Seguimiento de Reuniones Reunión: Septiembre 20 de 2007 Reunión: Septiembre 20 de 2007 Actividades que se realizaron en la jornada de la tarde: - Actualización del sitio Web. - Actualización del documento Word final. - Generación de Presentación final del proyecto. - Generación del documento de lecciones aprendidas. La sustentación del proyecto se llevará a cabo en la oficina 444 para la Ingeniera Luz Marina Sierra, docente del Departamento de Sistemas de la Universidad del Cauca.

Definición del caso ¨Manage your health Inc (MYH)¨, es una compañía que suministra una variedad de servicios de cuidados de la salud en todo el mundo. MYH tiene más de empleados de tiempo completo y más de 5000 empleados de medio tiempo. MYH recientemente actualizo su plan estratégico, y entre sus principales metas estaban reducir costos internos, incrementar la venta de productos Crosseling, y explotar las nuevas tecnologías basadas en Web para ayudar a sus empleados, clientes, y proveedores a trabajar conjuntamente para mejorar el desarrollo y la entrega de sus productos y servicios del cuidado de la salud. ¨Manage your health Inc (MYH)¨, es una compañía que suministra una variedad de servicios de cuidados de la salud en todo el mundo. MYH tiene más de empleados de tiempo completo y más de 5000 empleados de medio tiempo. MYH recientemente actualizo su plan estratégico, y entre sus principales metas estaban reducir costos internos, incrementar la venta de productos Crosseling, y explotar las nuevas tecnologías basadas en Web para ayudar a sus empleados, clientes, y proveedores a trabajar conjuntamente para mejorar el desarrollo y la entrega de sus productos y servicios del cuidado de la salud.

Proyecto de recreación y salud Es una aplicación en la intranet actual para ayudar a los empleados a mejorar su salud. Es una aplicación en la intranet actual para ayudar a los empleados a mejorar su salud. Un reciente estudio encontró que el MYH Inc. paga 20% más que el promedio de la industria para el cuidado de la salud de los empleados, principalmente debido a la pobre salud de sus empleados Un reciente estudio encontró que el MYH Inc. paga 20% más que el promedio de la industria para el cuidado de la salud de los empleados, principalmente debido a la pobre salud de sus empleados Se espera que la aplicación mejorara la salud del empleado dentro de un año después de su despliegue, ahorrando alrededor de US $30 /empleado/año para empleados de tiempo completo en los próximos 4 años Se espera que la aplicación mejorara la salud del empleado dentro de un año después de su despliegue, ahorrando alrededor de US $30 /empleado/año para empleados de tiempo completo en los próximos 4 años Se asume que el proyecto tomará seis meses para completarse y costará alrededor de $ Se asume que el proyecto tomará seis meses para completarse y costará alrededor de $

Características de la aplicación Permitir a los empleados que se registren en programas recreacionales patrocinados por la compañía, tales como: fútbol, softball, bolos, trotes, caminatas y otros deportes. Permitir a los empleados que se registren en programas recreacionales patrocinados por la compañía, tales como: fútbol, softball, bolos, trotes, caminatas y otros deportes. Permitir a los empleados que se registren a clases y programas patrocinados por la compañía para ayudarlos a manejar su peso, reducir el stress, dejar de fumar, y manejar otros problemas relacionados con la salud. Permitir a los empleados que se registren a clases y programas patrocinados por la compañía para ayudarlos a manejar su peso, reducir el stress, dejar de fumar, y manejar otros problemas relacionados con la salud. Hacer seguimiento del desempeño de los empleados de estos programas de recreación y salud. Ofrecer incentivos para que la gente se una a los programas y los aproveche. Hacer seguimiento del desempeño de los empleados de estos programas de recreación y salud. Ofrecer incentivos para que la gente se una a los programas y los aproveche.

Fase de Inicio Project Charter Project Charter Project Charter V2 Project Charter V2 Project Charter V3 Project Charter V3 Control de cambios Control de cambios

Fase de Planeaciòn Los gerentes de MYH seleccionaron a Tony Prince como el Project manager para el proyecto de la intranet de recreación y salud. Los gerentes de MYH seleccionaron a Tony Prince como el Project manager para el proyecto de la intranet de recreación y salud. Los miembros del equipo hasta aquí son: un programador/analista y aspirante a Project manager, Patrick (un especialista en redes), Nancy (un analista del negocio), Bonnie (otro programador/analista), James de recursos humanos, Cassandra de finanzas y nosotros. Los miembros del equipo hasta aquí son: un programador/analista y aspirante a Project manager, Patrick (un especialista en redes), Nancy (un analista del negocio), Bonnie (otro programador/analista), James de recursos humanos, Cassandra de finanzas y nosotros. Tony sabía que el debería desarrollar un sondeo para solicitar información a todos los empleados acerca del nuevo sistema y asegurarse que el sistema era muy amigable al usuario (interactivo, usable) Tony sabía que el debería desarrollar un sondeo para solicitar información a todos los empleados acerca del nuevo sistema y asegurarse que el sistema era muy amigable al usuario (interactivo, usable)

Fase de Planeacion Tareas: Tareas: Desarrollar un team contractDesarrollar un team contract Prepare un análisis de stakeholdersPrepare un análisis de stakeholders Desarrolle un scope statementDesarrolle un scope statement Desarrolle un WBSDesarrolle un WBS Use el WBS para crear un diagrama de Gantt y un diagrama de red en ProjectUse el WBS para crear un diagrama de Gantt y un diagrama de red en Project Asigne recursos a las tareas en el diagrama Gantt usando ProjectAsigne recursos a las tareas en el diagrama Gantt usando Project

Fase de Planeacion Contrato del Equipo Contrato del Equipo Analisis de StakeHolders Analisis de StakeHolders Lista de riesgos / Matriz de Impacto Lista de riesgos / Matriz de Impacto WBS WBS Scope Statement Scope Statement Scope Statement V2 Scope Statement V2 Scope Statement V3 Scope Statement V3 Diagrama de gantt de reuniones Diagrama de gantt de reuniones Control de cambios planeacion Control de cambios planeacion

Fase de Ejecución Han pasado dos meses desde que el proyecto empezó. La compañía recientemente despidió al CFO (Chief Oficial Oficer), y la nueva CFO le gusta mantener mucha atención sobre todos los proyectos y los gastos que ella considera de misión crítica, incluyendo el Proyecto de Intranet. Han pasado dos meses desde que el proyecto empezó. La compañía recientemente despidió al CFO (Chief Oficial Oficer), y la nueva CFO le gusta mantener mucha atención sobre todos los proyectos y los gastos que ella considera de misión crítica, incluyendo el Proyecto de Intranet. James, la persona del área de recursos humanos que soporta el proyecto de Intranet, no ha sido de mucha ayuda. James, la persona del área de recursos humanos que soporta el proyecto de Intranet, no ha sido de mucha ayuda. Nuestro equipo ha pasado un gran trabajo tratando de entender varias de las sugerencias de James, porque el utiliza mucha terminología de recursos humanos y salud Nuestro equipo ha pasado un gran trabajo tratando de entender varias de las sugerencias de James, porque el utiliza mucha terminología de recursos humanos y salud Cassandra siempre mostraba su frustración en las reuniones del equipo de proyecto por la poca discusión sobre aspectos financieros. Cassandra siempre mostraba su frustración en las reuniones del equipo de proyecto por la poca discusión sobre aspectos financieros.

Fase de Ejecución Tareas: Tareas: Desarrolle un prototipo para la Intranet de recreación y saludDesarrolle un prototipo para la Intranet de recreación y salud Reunión Reunión Se decide cambiar el alcance del proyecto.Se decide cambiar el alcance del proyecto. El sistema debería incluir información sobre programas relacionados ofrecidos a través de la cadena del club MYH recientemente adquirido y todos los programas patrocinados por comunidades alrededor de 20 millas del MYH.El sistema debería incluir información sobre programas relacionados ofrecidos a través de la cadena del club MYH recientemente adquirido y todos los programas patrocinados por comunidades alrededor de 20 millas del MYH. Se estima que haya al menos 200 ítems que deberías incluir que son ofrecidos por la cadena de salud del club, y otros 300 ofrecidos por programas comunitarios.Se estima que haya al menos 200 ítems que deberías incluir que son ofrecidos por la cadena de salud del club, y otros 300 ofrecidos por programas comunitarios.

Fase de Ejecución Control de Cambios de ejecución Control de Cambios de ejecución

Fase de Control El equipo del proyecto iba bien en el cronograma hasta que la gerencia decidió incrementar el alcance del proyecto. El equipo del proyecto iba bien en el cronograma hasta que la gerencia decidió incrementar el alcance del proyecto. Se decidió utilizar el outsourcing para realizar el trabajo relacionado con requerimientos de usuario, diseño de la interfaz de usuario y coleccionar información acerca de programas similares ofrecidos a través de la cadena del club MYH recientemente adquirida y programas similares patrocinados por la comunidad alrededor de 20 millas de la compañía Se decidió utilizar el outsourcing para realizar el trabajo relacionado con requerimientos de usuario, diseño de la interfaz de usuario y coleccionar información acerca de programas similares ofrecidos a través de la cadena del club MYH recientemente adquirida y programas similares patrocinados por la comunidad alrededor de 20 millas de la compañía La CFO recomendó una firma consultora con la cual ella había trabajado en el pasado, ella ayudo a redactar el contrato para su trabajo. La CFO recomendó una firma consultora con la cual ella había trabajado en el pasado, ella ayudo a redactar el contrato para su trabajo.

Fase de Control Tareas: Tareas: Revise el diagrama de Gantt y luego actualícelo basado en el nuevo alcance del proyectoRevise el diagrama de Gantt y luego actualícelo basado en el nuevo alcance del proyecto Actualiza el Project charter y el documento del alcance del proyectoActualiza el Project charter y el documento del alcance del proyecto Actualice la lista de riesgos priorizados.Actualice la lista de riesgos priorizados.

Fase de Cierre Luego de haber pasado cerca de nueve meses desde que el alcance del proyecto cambió, se lanzo la intranet de recreación y salud, y hasta ese momento la respuesta del usuario fue muy positiva. Luego de haber pasado cerca de nueve meses desde que el alcance del proyecto cambió, se lanzo la intranet de recreación y salud, y hasta ese momento la respuesta del usuario fue muy positiva. El CIO quiere saber lo que estará involucrado una vez el proyecto este terminado. El CIO quiere saber lo que estará involucrado una vez el proyecto este terminado. Pronto se realiza la presentación final del proyecto a la alta gerencia. Pronto se realiza la presentación final del proyecto a la alta gerencia. Se alcanzaron las metas de cronograma, y el costo final para la totalidad del sistema fue de alrededor $ Se alcanzaron las metas de cronograma, y el costo final para la totalidad del sistema fue de alrededor $ La alta gerencia estuvo complacida con los resultados, aun cuando costara más de $ por encima de lo planeado La alta gerencia estuvo complacida con los resultados, aun cuando costara más de $ por encima de lo planeado

Fase de Cierre Tareas: Tareas: Prepare un reporte de lecciones aprendidasPrepare un reporte de lecciones aprendidas Prepare un reporte final del proyectoPrepare un reporte final del proyecto Actualice el sitio WebActualice el sitio Web