Sistemas de Información Ma. Del Carmen Lizárraga Rangel

Definición Es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. Realiza cuatro actividades básicas: entrada almacenamiento procesamiento salida de información

Entrada y Almacenamiento Entrada de Información: Es el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los datos que requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Almacenamiento de información: Es una de las actividades o capacidades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información guardada en la sección o proceso anterior. Esta información suele ser almacenada en estructuras de información denominadas archivos. La unidad típica de almacenamiento son los discos flexibles o diskettes y los discos compactos (CD-ROM).

Procesamiento y Salida Procesamiento de Información: Es la capacidad del Sistema de Información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados. Esta característica de los sistemas permite la transformación de datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones. Salida de Información: La salida es la capacidad de un Sistema de Información para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior. Es importante aclarar que la salida de un Sistema de Información puede constituir la entrada a otro Sistema de Información o módulo. En este caso, también existe una interfase automática de salida.

Objetivo de los Sistemas de Información Automatización de procesos operativos. Sistemas Transaccionales Proporcionar información que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones. Sistemas de Soporte a la Toma de Decisiones Lograr ventajas competitivas a través de su implantación y uso. Sistemas Estratégicos

Principales Características Sistemas Transaccionales A través de éstos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra, debido a que automatizan tareas operativas de la organización. Con frecuencia son el primer tipo de Sistemas de Información que se implanta en las organizaciones. Se empieza apoyando las tareas a nivel operativo de la organización. Son intensivos en entrada y salida de información; sus cálculos y procesos suelen ser simples y poco sofisticados. Tienen la propiedad de ser recolectores de información, es decir, a través de estos sistemas se cargan las grandes bases de información para su explotación posterior. Son fáciles de justificar ante la dirección general, ya que sus beneficios son visibles y palpables.

Principales Características Sistemas de Apoyo de las Decisiones Suelen introducirse después de haber implantado los Sistemas Transaccionales más relevantes de la empresa, ya que estos últimos constituyen su plataforma de información. La información que generan sirve de apoyo a los mandos intermedios y a la alta administración en el proceso de toma de decisiones. No suelen ahorrar mano de obra. Debido a ello, la justificación económica para el desarrollo de estos sistemas es difícil. Suelen ser Sistemas de Información interactivos y amigables, con altos estándares de diseño gráfico y visual, ya que están dirigidos al usuario final. Apoyan la toma de decisiones que, por su misma naturaleza son repetitivos y de decisiones no estructuradas que no suelen repetirse. Por ejemplo, un Sistema de Compra de Materiales que indique cuándo debe hacerse un pedido al proveedor o un Sistema de Simulación de Negocios que apoye la decisión de introducir un nuevo producto al mercado. Estos sistemas pueden ser desarrollados directamente por el usuario final sin la participación operativa de los analistas y programadores del área de informática.

Principales Características Sistemas Estratégicos Suelen desarrollarse dentro de la organización, por lo tanto no pueden adaptarse fácilmente a paquetes disponibles en el mercado. Su función es lograr ventajas que los competidores no posean, tales como ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores. En este contexto, los Sistema Estratégicos son creadores de barreras de entrada al negocio. Por ejemplo, el uso de cajeros automáticos en los bancos en un Sistema Estratégico, ya que brinda ventaja sobre un banco que no posee tal servicio. Apoyan el proceso de innovación de productos y proceso dentro de la empresa debido a que buscan ventajas respecto a los competidores y una forma de hacerlo en innovando o creando productos y procesos.

Tecnología de Información

Tecnología de Información ( TI ) Se ha convertido en el avance científico, que marca la aceleración del progreso humano creando alternativas de evolución. Sin duda alguna, ningún avance realizado por el hombre ha modificado de forma tan acelerada los esquemas, fronteras, culturas y paradigmas como lo ha realizado la TI. En la llamada era digital no entender la TI es bloquear nuestras expectativas y oportunidades para nuestro negocio y la nueva apertura social. Sería lo mismo sentarnos a ver cómo pasan los demás sobre nosotros. Pero no solo es necesario tener un conocimiento de la TI de punta, se requiere una visión emprendedora, analítica, capaz de llevar los cambios a resultados sorprendentes

¿Cómo entender la TI? Es importante remarcar que uno de los objetivos de la TI es aumentar el potencial humano en todos los sentidos. Puede ser una extensión de nuestras capacidades, tanto físicas como intelectuales. El apoyo del personal experto en el manejo de TI es básico para delinear un análisis efectivo. Sin una adecuada asesoría, se puede caer en errores con dolores de cabeza.

¿Qué beneficios le ofrece la TI a mi negocio? Para todo negocio la base fundamental es lograr alcanzar las metas planteadas por él mismo. Ninguno se escapa de sostener sus procesos y actividades en algún tipo de Sistema de Información. La TI se convierte en una herramienta estratégica con innumerables beneficios. Los Sistemas de Información que trabajan con TI pueden realizar una real disminución de los gastos, tiempo y personal, obteniendo grandes beneficios en materia de comunicaciones, administración, atención a clientes, actividades de soporte y todo lo relacionado con actividades que impliquen manejo de información. Además contribuyen a reducir los tiempos de respuesta y a mejorar la calidad de los productos y servicios y permiten una integración con los proveedores y clientes. Todo esto facilita la importante toma de decisiones, permitiendo una mayor oportunidad de crecimiento al tener una gran ventaja competitiva.

¿Qué beneficios le ofrece la TI a mi negocio? La TI nos permite idear nuevas formas de organización y revolucionar nuestra empresa con nuevos modelos administrativos, haciendo obsoleta la administración tradicional y proponiendo esquemas más flexibles, con una alta comunicación y descentralización en la toma de decisiones, con lo cual se logra un contacto privilegiado para los clientes y la creación de mayor riqueza en el objetivo principal de la empresa. La TI se convierte en la llave para entrar a un mundo de cambios acelerados, donde la información se convierte en la diferencia entre estar o desaparecer.

¿Cómo encontrar la TI adecuada para mi negocio? Tratar de manejar la TI de punta, se podría convertir en un gasto que a la par se convierte en obsoleto, porque aparece una tecnología que hace lo mismo pero más eficiente. Esto puede ser un problema si no se observan claramente los beneficios que ofrece la TI y en qué se puede aplicar en nuestro negocio. El abanico de posibilidades que ofrece la TI, es muy extenso, tratar de evaluar todas y cada una de las tecnologías para aplicar al negocio. Para seleccionar la TI que se requiere en una empresa, se deben tomar en cuenta ciertos factores importantes, algunos son:

¿Cómo encontrar la TI adecuada para mi negocio? Establecer los objetivos claros y las necesidades a cubrir con el SI.   2. Analizar si realmente la TI es lo que necesita el SI del negocio, esto es, que cubra las aplicaciones a manejar. Es bueno tener la opinión de respaldo de un experto de confianza., quien puede ayudar a comprender la realidad de la TI.    4. Se recomienda investigar y preguntar acerca de los resultados obtenidos con una TI, esto es de gran utilidad como referencia, de ésta forma, se podrá tener una visión clara de los resultados y logros con la misma. 5. Tener varias alternativas de TI a evaluar. No siempre la más cara es la mejor opción, trate de tener como comparación las funciones y no los precios.

La Inteligencia de Negocios es un esfuerzo para capturar y analizar datos de negocios y así comprender los mercados y clientes más claramente, con el fin de mejorar procesos de negocios y competir de manera más efectiva. La inteligencia de negocios, o business intelligence, se puede definir como el esfuerzo intencional por obtener información interna y del entorno, que es de interés para una organización en general. El objetivo principal es que con esta información los tomadores de decisiones de la organización sean más acertivos.

En sus inicios, la inteligencia de negocios se denominaba inteligencia competitiva. En esa época, los ex-agentes de las corporaciones de investigación, FBI, CIA e investigadores privados eran los expertos en la materia. El concepto de inteligencia giraba alrededor del espionaje industrial, la obtención de información confidencial y todo aquello que nos pudiera decir lo que “no debemos” saber. Posteriormente, con el “boom” de la informática, tomó un nuevo rumbo y se enfocó en la información interna del negocio. En esos momentos, las empresas contaban con una cantidad enorme de datos en sus computadoras, bases de datos de clientes, de ventas, de inventarios, etc.. Los profesionales de la informática tomaron prestado el concepto de inteligencia de negocios y lo transformaron en una herramienta para soportar la toma de decisiones de negocio.

En esta época surgieron nuevos modelos para ordenar datos, tales como los conceptos de datawarehouse (almacén de datos) y datamart (tienda de datos). Con estos modelos se trata de concentrar toda la información del negocio y poder presentarla en formatos consolidados, comparables y que faciliten la toma de decisiones. Si bien es muy importante conocerse a uno mismo es mucho más importante conocer el entorno Hace un par de años, se desarrolló un nuevo concepto de Inteligencia de Negocios, esta nueva propuesta representa el enfoque de Administración de Conocimiento de Inteligencia de Negocios y en ella se toma la preocupación de conocer el entorno para poder tomar las mejores decisiones.

La inteligencia de negocios, vista desde el Modelo de Inteligencia Externa de Negocios, se compone de tres procesos dentro de la organización: percepción del entorno, procesamiento de la información y actuación en consecuencia. Para considerar a una organización como inteligente es necesario que se cumpla todo el ciclo. Según este enfoque, se consideran negocios no-inteligentes a los que toman decisiones sin tomar en cuenta el entorno, o a los que conocen el entorno pero no actúan en consecuencia, o a los que cuentan con la información pero no la analizan ni la interpretan de manera adecuada. El Modelo de Inteligencia Externa de Negocios es más completo que los de enfoque meramente informático, puesto que incluyen en sus tableros de control variables exógenas. Para tomar una mejor decisión al fijar el precio de un producto, se requiere conocer cuánto han comprado los clientes, pero más allá de este dato se requiere conocer el precio al cual lo ofrece la competencia.

Tecnología, Calidad y Servicio al cliente Las organizaciones son tan eficientes como lo son sus procesos. La Mayoría de las empresas han tomado conciencia de esto y se plantean como mejorarlos y evitar algunos males habituales como: bajo rendimiento, poco enfoque al cliente, barreras departamentales, subprocesos inútiles debido a la falta de visión global del proceso, etc.

Tecnología, Calidad y Servicio al cliente La incorporación de las Nuevas Tecnologías de la Información permite redefinir los procesos alcanzando grados de eficacia y eficiencia inimaginables hace unos años. Las organizaciones que sean capaces de descubrir estas posibilidades e implantarlas correctamente, conseguirán ventajas competitivas debido a la disminución de costos y el aumento de flexibilidad frente a los requerimientos de los clientes.

Tecnología, Calidad y Servicio al cliente En el área de relaciones con los clientes existen multitud de oportunidades de mejora de procesos: consultas y presentación de información a clientes, automatización de fuerza de ventas, seguimiento de acciones de comunicación, personalización de mensajes, elaboración de ofertas personalizadas y muchísimos otros. Otra de las importantes posibilidades en la mejora de sus procesos empleando las Nuevas Tecnologías de la Información es la posibilidad de enviar información rápidamente a través de la cadena de valor. Con estas tecnologías se puede conocer en tiempo real la planificación de producción de los proveedores consultando directamente su sistema de información, gestionar los stocks conjuntamente con la producción y stocks de proveedores, conocer el estado de un pedido, mejorar la gestión logística conjunta, etc.

Conclusión Se tiene que destacar que hoy en día se vive una cultura de información, donde el poder reside en quien la maneje, interprete y le dé un uso adecuado. La TI es la herramienta que nos proporciona las facilidades para tener un SI con la principal característica de mejorar en las operaciones fundamentales del negocio, lo cuál es determinante para establecer la diferencia entre los negocios que se mantienen y los que desaparecen. El objetivo de la inteligencia de negocios no es hacer sistemas que piensen por las personas, la toma de decisiones seguirán siendo tareas del capital humano. La gente es y seguirá siendo un factor fundamental.