Ciclo de Contabilidad

Ciclo de contabilidad Al proceso formal en el cual los negocios registran las transacciones económicas de un negocio, la transfieren a cuentas específicas y las informan en estados financieros se le conoce como ciclo de contabilidad. El ciclo de contabilidad utiliza la información provista por los documentos de un negocio para analizar las transacciones y transformar la información en data útil para la toma de decisiones.

Que pasos sigue el ciclo de contabilidad? Tiene los siguientes pasos: Identificar y analizar las transacciones económicas del negocio Anotar los eventos económicos en el libro de jornal Trasladar el resumen de las transacciones al mayor general Preparar un balance de comprobación Hacer entradas de ajuste Preparar un balance de comprobación ajustado Preparar los estados financieros Hacer entradas de cierre Preparar un balance de comprobación post-cierre

Paso 1: Efecto de las transacciones económicas de un negocio Toda transacción económica contable tiene un doble efecto en los libros de una entidad económica cuyo resultado es un cambio en la cantidad monetaria de los activos de una empresa y/o sus obligaciones. El efecto de estas transacciones se cuantifica en la ecuación básica de contabilidad de: Activos=Obligaciones (Pasivos + Capital) Los activos son los recursos con los que cuenta la empresa. Los pasivos y el capital son las reclamaciones contra los recursos de la empresa por parte de los acreedores y de los dueños, respectivamente.

Ejemplo del efecto de las transacciones económicas Transacción Activos = Pasivos + Capital El dueño aportó $100 a la corporación en efectivo Tomó $150 prestado del banco Compró al contado $20 en efectos de oficina Compró a crédito una computadora por $900 Cobró $830 a sus clientes por servicios prestados y quedan por deberle $240 El conteo físico reveló que quedan $5 en efectos de oficina IN

Fundamentos del proceso de contabilidad Con el propósito de comunicar de manera más efectiva la posición financiera de una empresa así como su desempeño para un período, se utilizan cuentas. Estas acumulan el resultado de transacciones económicas que afectan un activo, pasivo u obligación con los dueños particular. Estas cuentas se mantienen en un mayor general o registro de cuentas (donde se registran aumentos o disminuciones en las cuentas cada vez que ocurre un evento económico y en donde se mantiene un balance acumulativo de las mismas). Existe una cuenta para cada partida de los estados financieros.

Uso de cuentas para categorizar transacciones Activos = Pasivos + Capital Efectivo Cuentas por pagar Capital en Acciones Cuentas por cobrar Pagaré por pagar Ingresos Inventario Gastos Efectos de Oficina Dividendos Equipo

Registro de transacciones Las cuentas T son una representación de las cuentas en el mayor general. Al lado izquierdo de una cuenta T se le conoce como débito. Al lado derecho se le conoce como crédito. Un débito o crédito representa distintas cosas dependiendo del lado de la ecuación básica de contabilidad al que pertenece la cuenta. Activos = Pasivos + Capital Dr.(+) Cr.(-) Dr.(-) Cr. (+) Recuerde: El capital de una empresa se afecta por contribuciones de los dueños, dividendos, ingresos y gastos.

Ecuación Básica de Contabilidad Expandida

Reglas de los débitos y los créditos Al registrar una transacción debe recordar: Los débitos van siempre al lado izquierdo de la cuenta y los créditos van siempre al la derecho de la cuenta. Para cada transacción, debe haber al menos un débito y debe al menos un crédito correspondiente. La suma total de débitos debe ser igual a la suma total de créditos.

Paso 2: Registrar en el libro de jornal (General Journal) Se utilizan débitos y créditos para registrar las transacciones de tal forma que los usuarios puedan determinar el evento económico que dió pie a esa transacción. El jornal esta en orden cronológico e incluye fecha de la transacción, cuentas afectadas, cantidad a debitar y a acreditar y una corta explicación de la transacción. Fecha Dr. $xxxxxx Cr. $xxxxxx Breve explicación Nota: TODA transacción debe balancear

Proceso de registro Identifique que cuentas se afectan por la transacción. Para cada cuenta, determine si aumenta o disminuye y la cantidad. Identifique los débitos y los créditos. Haga la entrada.

Ejemplos básicos Generalmente, la primera transacción que se lleva a cabo en un nuevo negocio tiene que ver con el financiamiento del mismo. Estas actividades incluyen dinero recibido o devuelto a los dueños así como a los acreedores (prestamistas) del negocio. Transacciones: María contribuyó capital ascendente a $100,000 para las operaciones de Tu Música, Inc. Al 1 de enero, María también consiguió que el Banco del Pueblo le facilitará un préstamo comercial de $50,000. Este préstamo requiere pagos de interés a una tasa de interés anual de 10%. El monto total del préstamo vence en 5 años.

Entradas al diario Transacción 1: (A__ = P__ + C__) 1/1/00 Dr. Cr.

Compra de activos Las actividades de inversión incluye la compra de activos a largo plazo y de préstamos hechos a otras instituciones así como la venta de estos activos y el repago a la compañía de los préstamos que hizo. Transacciones: El 2 de enero, María adquirió un local a para el negocio. El precio de compra de esta transacción fue de $90,000 de los cuales $30,000 se pagaron en efectivo. El mismo día, María compró $10,000 en inventario a crédito.

Entradas al diario Transacción 3: (A__ = P__ + C__) 1/2/00 Dr. Cr.

Venta de bienes o servicios Las actividades operacionales de una empresa son la esencia de los eventos económicos de un negocio y tienen que ver con las actividades a diario que se llevan a cabo para generar ingresos. Incluye tanto el reconocimiento de los ingresos como el reconocimiento de los gasto incurridos para generar ese ingreso. Transacciones: El 15 de enero, María recibió una orden especial de mercancía que deberá entregar el 14 de febrero. Recibió $1,000 como depósito por esta orden. Durante el mes de enero, Creativo vendió a crédito mercancía ascendente a $5,000 cuyo costó fue de $4,000.

Entradas de diario Transacción 5: (A__ = P__ + C__) 1/15/00 Dr. Cr.

Cobro de efectivo y pago de obligaciones Transacciones: Se cobró la mitad de las ventas a los clientes Se hizó el pago del mes al Banco del Pueblo.

Entradas de diario Transacción 7: (A__ = P__ + C__) 1/00 Dr. Cr.

Paso 3: Trasladar al mayor general (General Ledger) Una vez se hayan registrado las transacciones, estas se clasifican y agrupan por cuenta. A este proceso se le conoce como traslado (posting) ya que se transfiere el saldo final de la cuenta a un mayor general. El mayor general es un libro de cuentas donde aparece el resumen de cada una de ellas. El manual de cuentas de cada compañía varía.

Mayor General

Saldo final de las cuentas El balance de una cuenta es generalmente del lado por donde aumenta esa cuenta. A esto se le refiere como el balance normal de la cuenta. Cuentas que normalmente terminan con un balance débito incluyen: activos, dividendos y gastos. Cuentas que normalmente terminan con un balance crédito incluyen: pasivos, ingresos y capital en acciones.

Paso 4: Preparar el balance de comprobación El balance de comprobación provee un listado de todas las cuentas de un negocio y sus respectivos balances. Ayuda a asegurar que los débitos sean igual a los créditos. De esta información se pueden preparar los Estados Financieros.