RADICACION DE CORRESPONDENCIA Hasta el día 9 Diciembre se han radicado oficios dirigidos a las diferentes dependencias de la administración municipal dando el tramite necesario ( recibir, radicar, registrar, digitalizar, enrutar) entregados a los funcionarios competentes y estableciendo responsabilidades por cada uno de ellos.
CORRESPONDENCIA ENVIADA Se implemento en cada oficina el formato de correspondencia enviada para que de este modo fuese registrada en la unidad de archivo y correspondencia de esta manera se lleva el control.
SOLICITUDES DE INFORMACION Se atendieron el 100% de las solicitudes realizadas por las diferentes dependencias, otras entidades, personas naturales. Se revisaron los archivos correspondientes para la información solicitada.
CONSERVACION PREVENTIVA Se les remitió a los jefes de dependencias productoras de documentos un instructivo para que tuvieran en cuenta a la hora de foliar y archivar documentos. Se les hizo ver el daño que causa el material oxido en los documentos
ARCHIVO GESTIÒN Se dio a conocer a los jefes de dependencia la circular 042 de 2002 expedida por AGN( Archivo General de la Nación) donde se establecen los criterios para la organización y la responsabilidad que tienen con sus archivos. En dos oportunidades se les hizo llegar a cada dependencia esta circular quedando bajo su responsabilidad la organización y conservación del archivo que manejan.
CIRCULAR 035 PROCURADURIA 12 JUNIO 2009 Para dar cumplimiento con la ley General de Archivos 594 de 2000 la procuraduría general de la nación expidió la circular 035 Para esto se están adelantando las siguientes actividades Realización de las Tablas de Retención Documental Organización de los expedientes laborales En este momento se esta trabajando para cumplir ha diciembre 30 del 2009
ARCHIVO CENTRAL En la vigencia 2009 se adquirieron 100 cajas para archivo para obtener un resultado de 300 cajas donde se conservan las carpetas que contienen el patrimonio documental del municipio. Se cambio el 80% de los ganchos lejadores puesto que estaban oxidados dañando así la información que contiene los documentos.