Preparación de Propuestas

Estructura general de propuestas: ¿Qué debe contener? Resumen Ejecutivo Propuesta Técnica Oferta Comercial Anexos

Flujo de etapas de la elaboración de una propuesta

Check List de Condiciones de Invitación Condiciones Comerciales Boleta de Garantía Uso de recursos Suma Alzada Gastos Rembolsables Otras Condiciones Plazo de Presentación Competidores Interlocutores con el Cliente

Reunión de Inicio de Propuesta con el Equipo: Líderes de Disciplinas, Consultores, Especialistas, etc. Presentación del Proyecto: Presentación del Cliente Contexto de la Propuesta (Check List “Condiciones de Invitación”, contingencias, FODA competencia, mercado, otras) Clarificación del Alcance Plazos y actividades de propuesta Responsables Coordinaciones necesarias entre disciplinas Estrategia de propuesta Discusión técnica de soluciones Solicitudes específicas a disciplinas

Instrucciones para los redactores Entregar información específica que requiera el redactor de acuerdo con la estrategia definida Instrucciones Generales: Identifique el problema, proponga solución, explicite el valor, provea ejemplos Organice las ideas de manera que sea sencillo leerlas y encontrar la información Abordar claramente los problemas que resuelven la problemática del Cliente Hacerse la pregunta: ¿Recibiremos una excelente, buena, regular o mala calificación por esta propuesta?

Tips Generales para escribir Propuestas Siga siempre las instrucciones de las Bases de Licitación Prepare el índice con los niveles primarios o más altos, luego inserte los subniveles Incorpore aspectos no solicitados separadamente, de modo que el Cliente pueda decidir si los toma o no y además perciba el valor No incorporar información antigua No incorporar información no relevante, no enfocada en el proyecto, Cliente o lugar

Resumen Ejecutivo: ¿Qué es? Propuesta en miniatura; versión resumida del contenido mas importante que incluye el documento completo Entrega información suficiente para que los lectores tomen conocimiento del contenido del todo el documento, sin leerlo Debe ser: Lógico Claro Interesante (si consigue la atención del lector, el resto será leído) Es vital que el texto se escriba enfocado en el Cliente

Resumen Ejecutivo: ¿Qué contiene? 1- Datos Básicos: Identificación del Cliente, CYO Consultores y del Proyecto 2- Descripción del Proyecto: En qué consiste, cuáles son sus principales características, alcance global 3- Entendimiento del Proyecto: Equipo de trabajo del Cliente, Infraestructura existente, Status actual del Proyecto, Plazos contemplados por el cliente 4- Visión del Cliente: Tanto el lo global (visión de compañía), como en lo específico (que quiere lograr con el proyecto en particular

Resumen Ejecutivo: ¿Qué contiene? 5- Principales factores Críticos: Aproximadamente 4, para cada factor crítico: Estrategias: Cómo se abordará la solución Ventajas competitivas/diferenciadoras: Aspectos en donde se va a tener la ventaja frente a los demás competidores: Conocimiento de la zona, manejo de comunidades, soluciones desarrolladas en proyectos similares, innovación 6- Razones que justifiquen participar en la propuesta: Por qué le interesa a CYO 7- Equipo de trabajo: CYO, Gerente Proyecto

Resumen Ejecutivo: ¿Qué contiene? 8- Inversión requerida 9- Indicadores de rentabilidad del proyecto 10- Impacto ambiental: Resumen del impacto ambiental del proyecto y cómo se disminuirá o controlará 11- Conclusiones y próximos pasos 12- Secciones del documento

Resumen Ejecutivo: ¿Qué NO debe tener? Ser autorreferente Anglicismos Referencias explícitas de la competencia Palabras tales como: Todos, nunca, siempre, etcétera, a satisfacción del Cliente, todas las alternativas, la mejor solución, óptimo, profesional experto, mejor opción/alternativa, haré todo lo necesario para… Acciones al Cliente: Sin plazo Pago contra aprobación del informe final

Propuesta Comercial Identificar condiciones comerciales exigidas Acordar estrategia comercial (Tarifas, cargos adicionales, etc) Identificar explícitamente los contenidos de la oferta comercial: Costos directos Costos indirectos Gastos rembolsables Estudios adicionales Servicios de terceros Impuestos Ajustarse a hechos y evitar promesas