Sistema de Gestión en Control y Seguridad BASC Sistema de Gestión en Control y Seguridad

¿QUE ES BASC? BASC -Business Alliance for Secure Commerce-, es una alianza empresarial internacional que promueve un comercio seguro en cooperación con gobiernos y organismos internacionales. RIESGO La posibilidad de que suceda algo que tendrá un impacto sobre los objetivos. Se le mide en términos de consecuencias y probabilidades.

BASC - RIESGO Riesgo Prevención Peligro Amenaza Protección Daño Técnica actúa peligro suprimir o evitar perdidas Peligro Situación riesgo pérdida Vulnerabilidad Factor interno de riesgo expuesto amenaza Daño consecuencia Protección Técnica actúa consecuencias Suprimir o evitar peligro Amenaza Factor externo de riesgo Natural o provocado Riesgo Posibilidad evento -impacto Consecuencia y Probabilidad

PROCESO GESTION DE RIESGOS

Fuentes Generadoras de Riesgo en la empresa Amenazas Humanas: Piratería cibernética Espionaje industrial Acoso laboral, psicológico, sexual Maltrato intraempresarial Ataques a empelados claves Amenaza terrorista Amenaza de inteligencia Hurtos Robos Apropiación indebida Delitos de cuello blanco Delitos de cuello azul Atentados a la información Alteración y manipulación de sistemas de seguridad

Fuentes Generadoras de Riesgo en la empresa Recurso Humano: Conjunto de personas vinculadas directa o indirectamente con la ejecución de procesos de las empresas. Procesos: Conjunto interrelacionado de actividades para la transformación de elementos de entrada en productos o servicios para satisfacer a los clientes. Tecnología: Conjunto de herramientas utilizadas para soportar los procesos de la empresa (Hardware, software, y telecomunicaciones) Infraestructura Es el conjunto de elementos de apoyo para el funcionamiento de una empresa (Edificios, espacios de trabajo, almacenamiento y transporte. - Logística -)

Medidas de tratamiento de Riesgos EVITAR EL RIESGO Para evitar el riesgo, debe eliminar su probabilidad de ocurrencia o disminuir su impacto Dejar de hacer una actividad Eliminar un producto del mercado, línea de producción, o canal de distribución

Medidas de tratamiento de Riesgos PREVENIR EL RIESGO - Anticipar Inspecciones y pruebas de seguridad Sensibilización, entrenamiento y capacitación Inversión en información Diversificación operaciones Disminuir el nivel de exposición Segregación o dispersión Mantenimiento preventivo Políticas de seguridad

Medidas de tratamiento de Riesgos PROTEGER O MITIGAR EL RIESGO Protección es la acción en el momento del peligro o la presencia del riesgo Sistemas automáticos de protección Elementos de protección personal Plan de Emergencia – Momentos de crisis Plan de Contingencia – Operación o prestación del servicio Sistemas de soporte Planes de ayuda mutua

Medidas de tratamiento de Riesgos ACEPTAR EL RIESGO No es necesario desarrollar medidas adicionales Viene acompañado de un estudio previo Perdidas considerables Cubiertas por la empresa y llevadas a los estados financieros

Medidas de tratamiento de Riesgos RETENER Afrontar las consecuencias en forma planeada, responder ante el riesgo Retención a través de la creación de un fondo (Pérdidas económicas en cuentas de activos) Retención a través de la presupuestación de un gasto (Partida presupuestal anual para cubrir gastos – asientos) Retención a través de provisión contable (Disponer de cantidad de dinero – gastos del período) Retención a través de una línea de crédito provisión contable (Negociar con antelación una línea de crédito) Retención estructurada en contrato de seguros (Retener parte de la pérdida con el valor asegurado)

Medidas de tratamiento de Riesgos TRANSFERIR Involucrar a un tercero que pueda absorber parte de las pérdidas Transferencia a través cláusulas en contratos (Estipular algunas que transfieran el riesgo) Transferencia a través de contratos de seguros (Vía contrato de seguros, asume compañías de seguros) Seguros personales (Integridad o salud) Seguros patrimoniales (Daños, tecnológicos, naturales, sociales, e indirectos) Seguros de transporte (Mercancías, manipulación de la carga, cargue y descargue) Seguros de responsabilidad civil (Acción u omisión del tercero Patronal, productos, contaminación ambiental, directivos, administradores)

Objetivo General Proteger y promover el Comercio Internacional Facilitar y agilizar el comercio internacional mediante el establecimiento y administración de estándares y procedimientos globales de seguridad aplicados a la cadena logística, en asociación con gobiernos, autoridades y empresas a nivel mundial

POLITICAS BASC CONSTANTE EVALUACION Y MEJORAMIENTO VOLUNTARIO VOLUNTARIO BAJO PERFIL BAJO PERFIL RETROALIMENTACION RETROALIMENTACION TRANQUILIDAD Y CONFIANZA TRANQUILIDAD Y CONFIANZA CERTIFICACION ANUAL CERTIFICACION ANUAL RECONOCIMIENTO INTERNACIONAL RECONOCIMIENTO INTERNACIONAL GENERAR CONCIENCIA (SEGURIDAD-PREVENCION) GENERAR CONCIENCIA (SEGURIDAD-PREVENCION)

VALORES Integridad Confidencialidad Transparencia Legalidad Credibilidad Imparcialidad Honradez

Estandares - BASC Estudio Legal Sistema de Gestión Administración y Selección de Personal propio, subcontratado y/o suministrado Sistema de Seguridad Logística (envase, empaque, almacenamiento, embalaje, despacho, transporte y recibo de carga)

Estandares Control de materias primas, material de empaque, sellos y precintos de seguridad Control de documentos de información Selección de clientes y proveedores Alianzas estratégicas de seguridad Reporte de operaciones o actividades sospechosas

CADENA DE CONTROL BASC Aerolínea Transportador Aerolínea Cliente Control logística y despacho Quiénes participaron? Número del precinto Hora de Salida Números de piezas Registro de pesos Firmas y sellos Inspección de vehículos Control y registro fotográfico y/o CCTV Juegos de seguridad Etiquetas y marcación correcta Controles Internos Seguridad física (perímetro, accesos, llaves, candados, etc.) De personal Clientes Proveedores Información Documentos Empaques y emablajes Arribo a destino Verificación de piezas Control de precinto Sellar cajas inspeccionadas Hora de llegada Pesos Recibir a conformidad Control fotográfico Novedades Retroalimentación Exportador Aerolínea Transportador Aerolínea Cliente Control en ruta Asignación conductor Asignación vehículo Tiempos cronometrados Seguimiento aleatorio Definición de rutas Comunicación Control documental Documentación completa correcta Diligenciamiento Presencia puerto o aeropuerto Notificación de recepción Agenciamiento

BASC Seguridad de la Cadena Logística del Comercio Internacional Producción y Empaque 1 Cargue de Mercancía 2 Transporte Interno 3 Inspección Preembarque 4 Cargue al Medio de Transporte 5 Recibo de la Mercancía 10 Transporte Interno en Destino 9 Inspección Recibo 8 Puerto Destino 7 Transporte Internacional 6 Trazabilidad

1. Estudio Legal 1.1 La empresa debe estar constituida legalmente, debe realizarse una verificación de los antecedentes de sus accionistas, de su Junta Directiva, del Gerente y Representantes legales 1.2 La empresa debe disponer de las autorizaciones legales que permitan su operación.

2. Sistema de Gestión 2.1 Política. 2.2 Deben documentarse las responsabilidades. 2.3 Compromiso de la Alta Dirección. 2.4 Revisiones semestrales del Sistema

2. Sistema de Gestión 2.7 Auditorias internas. 2.5 Representante de la dirección. 2.6 Manual de seguridad 2.7 Auditorias internas.

2. Sistema de Gestión simulacros 2.8 Debe documentarse y aplicarse un procedimiento de acción correctiva y preventiva. 2.9 Deben documentarse y aplicarse procedimientos de contingencia y simulacros

3. Administración y selección del Personal 3.1 Procedimiento documentado para la selección del personal (propio, subcontratado o suministrado). 3.2 Deben identificarse las posiciones críticas 3.3 Debe realizarse un estudio de seguridad. 3.4 El personal debe aportar los documentos que acrediten sus empleos anteriores.

3. Administración y selección del Personal 3.5 Debe visitarse mínimo una vez cada dos años el domicilio. 3.6 Realizar pruebas al personal, para detectar consumo de drogas y alcohol. 3.7 Realizar inducción y entrenamiento. 3.8 Actividades de sensibilización y capacitación. 3.9 Todo el personal debe ser entrenado para reportar de actividades subestándar.

3. Administración y selección del Personal 3.10 Actualización de datos del personal. 3.11 Carné de identificación con fotografía. 3.12 Control de uniformes. 3.13 Archivo fotográfico

4. Sistema de Seguridad 4.1 Responsable de la seguridad. 4.2 Realizar una evaluación de riesgos de las instalaciones, personas y operaciones de la compañía, que contengan los conceptos de amenazas, vulnerabilidad, probabilidad y severidad (Evaluación de protección).

4. Sistema de Seguridad 4.3 Plano con áreas sensibles de las instalaciones. 4.4 Seguridad perimetral. 4.5 Sistemas de alarmas.. 4.6 Iluminación exterior, interior.

5. Logística 5.1 Se debe aplicar un sistema que permita trazabilidad. Envase, empaque, almacenamiento, embalaje, despacho, transporte y recibo de carga 5.1 Se debe aplicar un sistema que permita trazabilidad. 5.2 Se deben segregar la ubicación física de las mercancías: exportación, importación, nacional, de alto valor y mercancías peligrosas. 5.3 La carga debe ser debidamente marcada, pesada y controlada. 5.4 Se debe asegurar la correcta información en el manifiesto de carga

5. Logística Envase, empaque, almacenamiento, embalaje, despacho, transporte y recibo de carga 5.5 Personal uniformado. 5.6 Revisión de empaque y embalaje. 5.7 Revisión de los contenedores. 5.8 Procedimiento escrito para detectar y reportar faltantes o sobrantes. 5.9 Se debe registrar el nombre firma de todas las personas que participan en el despacho o recibo de un contenedor o camión de carga.

6. Controles Control de materias primas, material de empaque, sellos y precintos de seguridad 6.1 El material de empaque de exportación debe ser diferente al del producto nacional y debe estar debidamente identificado. 6.2 Si utiliza sustancias precursoras para la fabricación de los productos, estas deben estar controladas.

6. Controles Control de materias primas, material de empaque, sellos y precintos de seguridad 6.3 El almacenamiento de los sellos y precintos debe realizarse en lugares seguros y bajo llave y su uso debe ser controlado. Los sellos no deben ser usados en estricto orden de numeración. 6.4 Se debe disponer de un procedimiento documentado para el manejo y control del material de empaque - Cintas adhesivas / corrugados.

7. Control de documentos e Información 7.1 Los documentos deben ser actualizados, revisados y aprobados por personal autorizado antes de ser emitidos. 7.2 Los documentos de referencia deben estar disponibles en el lugar requerido, protegiéndolos contra supresión, destrucción o modificación no autorizados, y clasificando los niveles de consulta.

7. Control de documentos e Información 7.6 Debe existir una política de firmas y sellos que autoricen los diferentes procesos. 7.7 Los procesos deben disponer de control fotográfico y/o fílmico durante el proceso de cargue y/o embalaje de la mercancía o en la entrega de un contenedor vacío.

8. Selección de clientes y proveedores 8.1 Debe existir un proceso documentado para la selección de clientes y proveedores. 8.2 Debe practicarse una visita a las instalaciones de los clientes y proveedores y dejar la evidencia respectiva.

8. Selección de clientes y proveedores 8.3 Deben solicitarse los documentos necesarios a los clientes y proveedores con el objeto de verificar sus antecedentes. 8.4 Se deben establecer por escrito todos los acuerdos o responsabilidades que se han pactado con sus clientes y proveedores, sobre el cumplimiento de estándares de seguridad.

9. Alianzas estratégicas de seguridad 9.1 Se debe mantener la información exacta recibida sobre la carga, que incluya como mínimo: Quien envío y quien recibe, sus nombres y direcciones; segundas y terceras personas a quienes se debe notificar; descripción, peso, cantidad, unidad de medida.

10. Reporte de operaciones o actividades sospechosas 10.1 Debe disponerse de un procedimiento de reporte de actividades sub-estándar (a directivos y supervisores de la empresa y a a autoridades nacionales y extranjeras), que atenten contra la seguridad, que sean sospechosas o que muestren señales de conspiraciones internas o consumo de drogas ilícitas.

10. Reporte de operaciones o actividades sospechosas 10.2 Se debe contar con un programa de incentivos que permita la cooperación de los empleados para reportar de actividades sub-estándar, que atenten contra la seguridad, que sean sospechosas o que muestren señales de conspiraciones internas o consumo de drogas ilícitas.

Edgar Orlando Martínez Mendoza Presidente BASC Colombia Gracias Edgar Orlando Martínez Mendoza Presidente BASC Colombia presidente@basccolombia.com www.basccolombia.com

Estrategia

Seguridad en los procesos Soporte a las empresas para la aplicación sistemática de controles a los procesos, se capacita a las empresas para introducir nuevas prácticas de seguridad. CULTURA BASC Seguridad en los procesos Estándares de certificación unificados, precisando los niveles de seguridad para todas las empresas que actúan en la cadena logística de comercio exterior. Seguridad documental Integración del BASC a la Seguridad Industrial Cómo manejar la estrategia de cambio al BASC Seguridad Canina Control en las operaciones de transporte Revisión de contenedores Procesos de Seguridad en la Exportación de Flores Logística en las exportaciones Cómo contrarrestar la delincuencia: "Juegos de Seguridad" ¿Qué es el Programa BASC? Sensibilización. Selección, Control y Seguimiento de Trabajadores Prevención de Lavados de Activos Seguridad física de instalaciones Se orienta en la elaboración del manual de seguridad y se divulga el tema a nivel directivo en sesiones privadas. A S E O R Í Y I N T C E S T A N D R G U I C O R D. N A L E I T C A P I T O N Estamos integrando el BASC con las entidades de control del país y con programas de apoyo que ofrecen otras entidades y organismos internacionales.

746 empresas certificadas en Colombia

273 compañías en proceso de certificación en Colombia,

134 solicitudes recibidas a nivel nacional

253 cursos de capacitación realizados en Colombia

7.356 personas capacitadas en Colombia

116 auditores internacionales NOTA: Otros hace referencia a auditores de otras entidades 116 auditores internacionales

Crecimiento 2002 a 2003 = 13,25% (11 empresas) Para el 2005 se estimó certificar 44 empresas, finalmente se certificaron 73, es decir 29 compañías más.

2003 respecto a 2002 = 111 % (103 auditorias) Crecimiento 2003 respecto a 2002 = 111 % (103 auditorias) 2004 respecto al 2003 = 20 % (40 auditorias) 2005 respecto al 2004 = 71 % (166 auditorias) Para el 2005 se estimaron 279 auditorias, y se realizaron 401 auditorias, esto representa el 44% de incremento, es decir 122 auditorias más.

Se realizaron 45 cursos más de capacitación, respecto al año anterior Se realizaron 45 cursos más de capacitación, respecto al año anterior. Crecimiento 53,57%

Se capacitaron 1.798 personas más, respecto a 2004, es decir un incremento del 150%

Implementación SGCS BASC Preauditoria (opcional) Estudio 30 días SI Aceptación NO Solicitud de admisión Implementación SGCS BASC F I N Preauditoria (opcional) Entregó Manual de Seguridad? NO PROCESO DE CERTIFICACIÓN SI Programación auditoria Práctica de Auditoria NO Auditoria Conforme SI Auditoria de Control Certificación NO RENOVACIÓN ANUAL Auditoria Complementaria Documental o en Sitio

SERVICIOS BASICA. AVANZADA. DOMICILIO. 1. Capacitación BASICA. AVANZADA. DOMICILIO. Estrategia Psicosocial para la Prevención en el consumo de Drogas y Alcohol. Autoridades locales. 2. KIT BASC. 3. Servicio de Consulta de antecedentes de personal. 4. Servicio de consulta de base de datos de automotores. 5. Promoción de servicios de las empresas a través de la página de BASC Colombia. 6. Programa de Acompañamiento. 7. Coordinación de visita de autoridades a las plantas.

SERVICIOS 8. Curso de auditores internos BASC. 9. Auditorias de Control. 10. Pre-auditorias 11. Desayunos informativos. 12. Orientación en la solución de dudas. 13. Ficha Técnica BASC. 14. Soporte para aprobación de recursos BANCOLDEX destinados a inversiones de seguridad.. 15. Oficina BASC en el aeropuerto o en puertos.