PRESENTACIÓN CORTA SOFTWARE MEJORAMISO COMO APOYO A LA IMPLANTACIÓN Y SEGUIMIENTO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN www.mejoramiso.com

MODELO CONCEPTUAL

MAPA DE PROCESOS Y CARACTERIZACION

RED DE PROCESOS: Se cuenta con un Editor para establecer el mapa de procesos de la entidad, permitiendo niveles (macro, proceso y subproceso) así como tipo de Proceso (Estratégico, Misional, Apoyo, etc) y muchas operaciones más. SEGUIMIENTO: Se puede observar si la entidad ya estableció el mapa de procesos y sus características

Se puede obtener los maestros de documentos y registros SEGUIMIENTO: Se puede conocer las fechas de las últimas actualizaciones de procedimientos con el fin de detectar el grado de actualización del SGC

Los reportes de documentos por proceso se actualizan automáticamente de acuerdo con las modificaciones que se hagan en la sección Caracterización de los procesos del software, de acuerdo con las disposiciones del control documental. SEGUIMIENTO: Con los reportes de documentos, se puede conocer las versiones y fechas de actualización con el fin de detectar el movimiento y vigencia del SGC

Con la caracterización de procesos, determinamos los elementos que componen un proceso y que hacen parte del nuevo enfoque que las entidades deben adoptar. El mayor beneficio es que las personas pueden abrir los documentos del proceso por la lupa

Cada uno de los elementos de la caracterización del proceso tienen completa funcionalidad. Por ejemplo el cuadro de Recursos permite controlar los documentos y registros según la norma ISO 9001 SEGUIMIENTO: Por ejemplo en el cuadro de Recursos se pueden observar los documentos disponibles de consulta (lupa) pertenecientes al proceso, lo que permite conocer el pricipio de Transparencia aplicado en la entidad.

Para el control de documentos se dispone de varias pestañas para cumplir con las disposiciones de la normatividad.

El modulo cuenta con varios reportes, como maestros de documentos y registros, búsqueda de documentos por texto e información de control documental como este

O podemos buscar documentos por texto O podemos buscar documentos por texto. Es decir, donde aparezca una palabra o texto en los campos Descripción y Titulo, podemos abrir el documento

MEJORAMIENTO CONTINUO

MEJORAMIENTO: Posee las etapas completas de los métodos de mejora continua como acciones correctivas, preventivas y mejoras. Envía pendientes y correos electrónicos a los responsables además de alertas antes de vencerse el tiempo. Maneja la modalidad Workflow

Posee varios reportes por múltiples filtros para hacer seguimiento a las acciones. Incluyendo reporte de atrasos, reportes de tiempo, etc

Es un sistema gráfico para uso gerencial orientado a la mejora del SG Es un sistema gráfico para uso gerencial orientado a la mejora del SG. Tiene gráficos de barras, de tortas, comparativos, de bloque., útiles también para el análisis de datos con respecto a las actividades del mejoramiento en la organización

AUDITORIAS

AUDITORIAS: El módulo de Auditorias cumple con la normatividad ISO 19011, con todos los pasos: programa, plan, ejecución e informe. SEGUIMIENTO: Se puede consultar la última programación realizada y el alcance

En la medida que va avanzando la auditoria se va llenando automáticamente este reporte hasta la planificación

Produce por medio del sistema, el plan , el informe, evitando papel y avisa a los interesados por pendientes y emails (work flow).

Los resultados de auditoria se pueden obtener con buscador, por ejemplo las que tengan una palabra en el objetivo, las que se hayan realizado a algún proceso, las que el auditor sea una persona especifica o por numero

Se pueden obtener muchos gráficos relacionados con el ejercicio de la auditoria, como la clasificación de los hallazgos encontrados. SEGUIMIENTO: Se puede consultar los resultados estadísticos de las auditorias

Se puede obtener gráficos comparativos sobre cuantas acciones y de que tipo Se levantaron por auditoria entre periodos pueden

Se obtienen gráficos comparativos de cuantos hallazgos por Auditoria a procesos se han registrado entre periodos

MEDICION

indicador, inclusive financieros MEDICIÓN: El módulo de medición permite crear, medir, analizar cualquier indicador, inclusive financieros SEGUIMIENTO: Se pueden consultar si el tipo de indicadores son de eficacia, eficiencia o efectividad, exigencia de la norma NTCGP 1000:2004

El software Mejoramiso ofrece la función de semáforos, para que con base en las metas establecidas, el sistema de medición retroalimente el SGC con acciones correctivas o preventivas SEGUIMIENTO: Se puede consultar si la entidad está retroalimentando adecuadamente el SGC desde la fuente de medición

Se pueden analizar los indicadores y grabarlos como insumo para el informe de dirección. SEGUIMIENTO: Se puede consultar los indicadores que se tienen analizados con el fin de conocer si se acomodan al plan de desarrollo inmerso en el SGC

Se obtienen reportes por clasificación del indicador (Perspectiva), por proceso, Por Sistema de gestión. En el reporte hay un vinculo de los indicadores Analizados para abrir el gráfico del análisis

TALENTO HUMANO POR COMPETENCIAS

TALENTO HUMANO: El módulo de Talento humano permite crear los cargos por competencias , Evaluar el desempeño y obtener las brechas

A través de las evaluaciones del desempeño se puede obtener las brechas entre el desempeño y los requisitos del cargo. Tambien produce informacion cuantitativa de la evaluación de las competencias

Con las brechas encontradas, se realiza el plan de acciòn (formación) para disminuirlas

EL reporte de Mejoramiento produce un informe por persona al comparar las dos últimas evaluaciones, con el fin de detectar el mejoramiento en los diferentes requisitos y competencias

Se cuenta con reportes gerenciales como el promedio de una competencia en toda la organización, en un proceso y en un cargo. Con el fin de tomar decisiones sobre el mejoramiento de la competencia a través de la formación

EVALUACION DE PROVEEDORES

EVALUACION DE PROVEEDORES: Matriz de la calificación de los criterios y la ponderación de estos. Puede ser ajustada de acuerdo al control ejercido a los proveedores

Hay estados por defecto y otros creados por el usuario Hay estados por defecto y otros creados por el usuario. Estos rangos permiten definir lo que el sistema va a sugerir después de la evaluación.

Un reporte permite seleccionar el proveedor evaluado y obtener los resultados de sus productos. Adicionalmente puede retroalimentar al proveedor imprimiendo y enviando por fax o Enviar por email el resultado. Al activar el botón “Enviar Informe a Proveedor”…………

Se cuenta con reportes gerenciales como el promedio de cada criterio

CONTROL DE EQUIPOS

CONTROL DE EQUIPOS DE MEDICION Y OTROS: Es de gran utilidad mantener el registro de operaciones de los equipos

Produce los planes de operaciones programadas Produce los planes de operaciones programadas. ESTE PLAN BUSCA INFORMAR SOBRE LAS OPERACIONES PROXIMAS A REALIZAR POR AÑOS, MESES O DIAS

Se cuenta con un reporte de operaciones programadas incumplidas Se cuenta con un reporte de operaciones programadas incumplidas. Apoyándose también En alertas por email días antes de vencerse una operación programada

GESTION DEL RIESGO

GESTION DEL RIESGO: Los riesgos son una fuente para el mejoramiento continuo especialmente generando acciones preventivas. En el 2do bloque se muestran las etapas. Cumple con la evolución de las normas de gestión del riesgo internacionales

…. con las etapas anteriores, se puede obtener el mapa de riesgos …..con las etapas anteriores, se puede obtener el mapa de riesgos. A través de un reporte para todos los procesos o por proceso para entregar al líder de cada uno

Se puede obtener el reporte del plan General de acciones para mitigar el Riesgo o se puede por Proceso para entregar al líder del mismo

ESTRATEGIA CORPORATIVA

ESTRATEGIA CORPORATIVA: Es el módulo gerencial que abarca el seguimiento al sistema de gestión. Al mas alto nivel. Aparecen las políticas de los sistemas de gestión de la organización. .Para lograr las Políticas se requieren unos Objetivos que aparecen ubicados al lado de la correspondiente perspectiva (del método BSC). El resto de columnas pertenece a los elementos principales de los indicadores de cada objetivo incluyendo un vínculo al último análisis del mismo. A traves de simples vnculos (clicks) el Gerente puede acceder a toda la información. Se quiere saber como va este objetivo por lo tanto activamos el vinculo señalado con la flecha delgada  

El vinculo despliega el último análisis del Indicador

Se puede observar en forma de barras y los periodos medidos

Después de observar el indicador, se regresa para ver mas detalles del Objetivo que estamos analizando. Se puede entrar al Objetivo por su vinculo como se ve en la flecha

Se despliegan los detalles del objetivo. La estrategia para lograrlo Se despliegan los detalles del objetivo. La estrategia para lograrlo. El proyecto para lograr la estrategia y por ende el objetivo. Podemos activar el vinculo del proyecto como se ve en la flecha delgada.

El sistema despliega el estado de la acción de mejora que contiene el proyecto

Después de observar el proyecto, regresamos a la pantalla anterior en donde aparece el proceso que a través de su indicador apoya al Objetivo. Es decir, el proceso Personal tiene un indicador (Evaluación competencias) que apoya al objetivo

El análisis del indicador del proceso

Luego de ver el proyecto, podemos observar mas detalles del proceso que apoya El objetivo a través de su indicador. Activamos el vinculo del proceso como se muestra

Aparecen 4 vínculos del proceso para observar mas información Aparecen 4 vínculos del proceso para observar mas información. Por ejemplo Comenzar con la caracterización del proceso

Poner caracterizacion

Ver acciones entre periodos que se han levantado al proceso

El Mapa de riesgos del proceso

Consultar las evaluaciones de las personas que trabajan en el proceso

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