Programa de Auditoría Compras, Cuentas por Pagar y Desembolsos Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR Programa de Auditoría Compras, Cuentas por Pagar y Desembolsos Zamary Soliván Cartagena, CFE Auditora Senior

OBJETIVOS Conocer el proceso de compras Repasar la reglamentación aplicable Discutir los hallazgos más frecuentes Aclarar dudas relacionadas con la reglamentación y los hallazgos

BASE LEGAL Constitución del Estado Libre Asociado de Puerto Rico Leyes Código Penal de Puerto Rico Reglamentos Cartas y Memorandos Circulares Reglamentación Federal

Proceso de Compras y Desembolsos

EL PROCESO DE COMPRAS Y LOS DESEMBOLSOS Asignaciones Presupuestarias Factura Requisición Desembolso Proceso de Adjudicación Registros Contables Orden de Compra o Contratos Recibo de inspección o certificación del trabajo realizado Archivo de Documentos

Asignaciones Presupuestarias

ASIGNACIONES PRESUPUESTARIA Presupuesto del Municipio Aprobado por la Legislatura Municipal Por dependencia y partidas presupuestarias Responsabilidad Legislatura Municipal Alcalde Jefes de Dependencia

Asignaciones Presupuestarias Requisición Requisición

REQUISICIÓN Necesidad Cumplimentada en todas sus partes Asignación de Número Descripción adecuada de los suministros o servicios Fecha Aprobada por los funcionarios autorizados Jefe de Dependencia Oficial de Compras

Proceso de Adjudicación Asignaciones Presupuestarias Requisición Proceso de Adjudicación Proceso de Adjudicación

PROCESO DE ADJUDICACIÓN Subasta Pública Excepciones Subastas Informales [Cotizaciones] Responsabilidad de los funcionarios que solicita, recibe, acepta, y adjudica la cotización Mercado Abierto Único Proveedor Emergencia

Orden de Compra Asignaciones Presupuestarias Requisición Proceso de Adjudicación Orden de Compra Orden de Compra

ORDEN DE COMPRA Cumplimentada en todas sus partes Disponibilidad de los fondos Registrada en los libros Contratos registrados en la OCPR Aprobada por los funcionarios autorizados

Recibo de Inspección Asignaciones Presupuestarias Requisición Proceso de Adjudicación Orden de Compra Recibo de Inspección Recibo de Inspección

RECIBO DE BIENES Y SERVICIOS Cumplimentado en todas sus partes Verificación de los bienes y servicios Corrección Exactitud Firmado por el personal autorizado Envío a los departamentos concernientes

Factura Asignaciones Presupuestarias Requisición Proceso de Adjudicación Orden de Compra Recibo de Inspección Factura Factura

FACTURA Original El proveedor o contratista es el mismo de la orden de compra Corrección y exactitud Certificada por el funcionario o empleado que recibió los bienes Aprobada por el funcionario autorizado

Desembolso Asignaciones Presupuestarias Requisición Proceso de Adjudicación Orden de Compra Recibo de Inspección Factura Desembolso Desembolso

DESEMBOLSO Corrección y Exactitud Corresponde a la necesidad e interés del Pueblo Extravagantes, excesivo e innecesario Aprobado por los funcionarios autorizados Justificantes del desembolso y cheque

Registros Contables Asignaciones Presupuestarias Requisición Proceso de Adjudicación Orden de Compra Recibo de Inspección Factura Desembolso Registros Contables

REGISTROS CONTABLES Se anotó en los registros todas las transacciones hasta liquidar la Orden de Compra o el Contrato Se anotó en la partida correspondiente Se anotó en el año económico correspondiente Se concilia mensualmente el Mayor de Cuentas por Pagar

Archivo de documentos Asignaciones Presupuestaria Requisición Proceso de Adjudicación Orden de Compra Archivo de documentos Recibo de Inspección Factura Desembolso Registros Contables Archivo de documentos

ARCHIVO DE DOCUMENTOS Personal Autorizado Organizado Área segura Documentos Activos e Inactivos Organizado Números consecutivos y año fiscal Por suplidor o contratista, si aplica Área segura Libre de inundaciones y de humedad Control de acceso

HALLAZGOS MÁS COMUNES Cotizaciones falsas Fraccionamento del costo de obras Compras y arrendamientos de equipos sin subastas Adquisición de bienes y servicios sin obtener cotizaciones Contratación de obras sin celebrar subasta pública alegando estado de emergencia Especificaciones que incluían las características de una marca en particular

Cont. HALLAZGOS MÁS COMUNES Deficiencia en la solicitud y el trámite de cotizaciones Pagos ilegales, indebidos, duplicados, y por adelantado Pagos de deudas incurridas ilegalmente Deficiencias en los comprobantes de desembolso y sus justificantes Comprobantes de desembolso y cheques no encontrados para examen

COOPERACIÓN PARA MEJORAR LA FISCALIZACIÓN Y LA CONTAMOS CON SU COOPERACIÓN PARA MEJORAR LA FISCALIZACIÓN Y LA ADMINISTRACIÓN DE LA PROPIEDAD Y DE LOS FONDOS PÚBLICOS