Universidad de Chile Plan de Modernización de la Gestión Institucional Convenio de Desempeño MECESUP – Universidad de Chile Octubre de 2008

Contenido Convenio de Desempeño Proyectos: Licitaciones Próximos pasos Reorganización Organismos Centrales (ROC) Sistemas Información para la Gestión (SIG) Licitaciones Próximos pasos 2

Antecedentes Los Convenios de Desempeño, concebidos como una nueva modalidad de financiamiento de la educación superior, son contratos entre una institución de educación superior y el Ministerio de Educación donde se especifican metas cuantificables y se establece la medición periódica de los resultados en función de dichas metas. Características principales Instrumentos de política de educación superior Financiamiento basal de mediano plazo para fomentar la innovación y el cambio cualitativo y de gestión institucional Recursos para facilitar Una más efectiva gestión del cambio Requerimientos de rendición de cuentas públicas Responder a diagnósticos que arrojan la autorregulación y la acreditación institucional y de programas Necesidades estratégicas de mejoramiento y crecimiento académico de las universidades 3

La Universidad de Chile fue una de las cuatro universidades estatales seleccionadas por el Ministerio de Educación para acceder a un Convenio de Desempeño para un fondo total de MM$ 10.214 en un período de tres años. 4

Plan de Mejoramiento Institucional Fue elaborado teniendo presente: El proyecto de desarrollo institucional (PDI) El informe de pares de la acreditación institucional por el máximo de 7 años ( 2011) en el máximo de áreas (6) Focalizándolo en: Consolidación y avance de los indicadores de calidad académica de la universidad Gestión institucional Adecuado balance centralización-descentralización de la gestión de la organización 5

Convenio de Desempeño (Componente del PMI) Centrado en generación de capacidades de gestión Primera etapa: 3 años para ejecución presupuestaria y 4 años adicionales para seguimiento Focos de acción: Creación e instalación de capacidades de gestión Orientado a contar con la infraestructura de gestión necesaria para medir y comprometer resultados en aquellas áreas de impacto académico relevantes . 6

Convenio de Desempeño Cronograma acordado con el Negociador del CD 7 El Desarrollo del presente PMI estará enfocado principalmente a la creación e instalación de capacidades de gestión, capacidades que estarán orientadas a contar con la infraestructura de gestión necesaria para medir y comprometer resultados en aquellas áreas de impacto académico relevantes. De esas áreas se generarán los indicadores académicos que serán los compromisos de desempeño, posteriores al cierre del presente Convenio de Desempeño, para los períodos sucesivos como se muestra en el siguiente diagrama:

Organización del Proyecto Comité Directivo Rector Prorrector Vicerrectores Decanos coordinadores de Campus Decanos del área de Gestión y Sistemas Facultad de Ciencias Físicas y Matemáticas Facultad de Economía y Negocios Dos profesionales con experiencia en alta dirección Comité Ejecutivo Coordinador del Proyecto Directores -Pregrado -Postgrado y Postítulo -Investigación -Finanzas y Administración Patrimonial -Gestión de Prorrectoría -Análisis Institucional -Servicios de Tecnología de Información -Comunicaciones -Extensión - Servicios Generales e Infraestructuras - Recursos Humanos - Sist. de Serv. de Información y Bibliotecas Equipo de Administración del proyecto Dos académicos con experiencia en gestión TIC 8

Equipo del Proyecto Coordinador General del Convenio de Desempeño (VAEGI) Asesor Estratégico Gerente del Proyecto Asistente 9 Subgerente ROC Subgerente SIG Analistas de Seguimiento y procesos Analista de Seguimiento y procesos Jefes de Proyecto Jefes de Proyecto

Ejes del Convenio de Desempeño Objetivo General N°1 Reorganización de los Organismos Centrales (ROC): Desarrollar e instalar capacidades de superintendencia a nivel central de la Universidad. Desarrollar e instalar capacidades ejecutivas a nivel de campus. 10

Ejes del Convenio de Desempeño Objetivo General N°2 Desarrollar Sistemas de Información para la Gestión (SIG) integrada de la Universidad: Brindar apoyo a las actividades académicas, que realizan las Facultades e Institutos Promover la cultura de la autorregulación y del aseguramiento de la calidad del quehacer universitario Ampliar la cobertura e integridad de los servicios de apoyo a los estudiantes de pre y postgrado, y a los egresados Apoyar a la gestión institucional proactiva para la toma de decisiones 11

Actividades Realizadas 2008 Presentación del proyecto al Consejo Universitario y al Senado Universitario Firma del Convenio de Desempeño por el Rector de la U. de Chile y la Ministra de Educación Proceso de Selección de Gerente y Subgerentes del proyecto por concurso, con apoyo de consultores especializados Aprobación por MECESUP de Lista de Bienes y Servicios (Presupuesto año 1) Selección de analistas y asistente por concurso mediante Comité de Selección Habilitación de puestos de trabajo (PC, teléfonos, etc.) Instalación provisoria del equipo (8 personas inicialmente) en Of. 804, Torre 15, mientras se habilita piso 13 (en remodelación) Instalación de página web del proyecto (www.cdgestion.uchile.cl) con descripción del proyecto y publicación de actas del Comité Ejecutivo Apertura de una cuenta corriente especial para el proyecto Reuniones con AFUCH y APROTEC para exponer el proyecto y obtener retroalimentación U. de Chile aporta MM$ 50 como fondo de enlace, mientras se espera primer giro de MECESUP Análisis y discusión de propuestas de proyectos con unidades usuarias y con Comité Operativo del Convenio de Desempeño Reuniones semanales del Comité Ejecutivo ampliado, en las que se presentan y discute la formulación de proyectos que permiten lograr los objetivos del Convenio de Desempeño. Aporte de MECESUP de $ 1.161 millones (15 de septiembre). Definición de 11 licitaciones de productos y servicios Enero Marzo Abril Mayo 12 Junio Julio Agosto Septiembre Octubre

Proyectos 13

Proyecto 1: Reorganización de organismos centrales (ROC) e instalación de capacidades en UA Objetivos: Fortalecer el balance entre centralización y descentralización que caracteriza a la gestión de la Universidad Fortalecer el rol de Superintendencia en los organismos centrales, para garantizar la calidad de servicios a través de aplicar estándares para el quehacer universitario en todas sus dimensiones, lo que involucra a alumnos, académicos y personal de colaboración. Evitar situaciones de excesiva heterogeneidad Establecer administraciones de Campus 14

Procesos centralizados ROC: Reorganización de organismos centrales e instalación de capacidades en UA Procesos centralizados Ejemplos: Remuneraciones Portal de la Universidad Catastro de bienes Cobro de aranceles Fortalecer y perfeccionar el rol operativo central a nivel institucional 15 Procesos descentralizados Ejemplos: Actividades académicas desarrolladas en las UA: investigación, docencia y extensión Actividades de apoyo vía Campus: Mantención de infraestructura Servicios básicos Asesoría legal Gestión de bibliotecas de campus A nivel central, crear o fortalecer rol de Superintendencia: Fijar directrices y marcos de gestión Generar normas y estándares Monitorear, hacer seguimiento y retroalimentar A nivel de campus: Establecer administración de Campus Dotarla de capacidad ejecutiva Facilitar acceso a información para toma de decisiones

Proyectos de apoyo en base a Sistemas de Información para la Gestión (SIG) 16

Proyecto 2: Mejoramiento de los sistemas de comunicación institucionales para elevar los niveles de eficiencia de las herramientas en uso, en particular del correo electrónico. Proyecto 3: Mejoramiento de las comunicaciones e imagen institucional, implementando un portal (MiUchile.cl) de servicios personalizable, que concentre en un sitio único los distintos servicios actualmente dispersos Proyecto 4: Mejoramiento de la gestión de la documentación administrativo - legal, facilitando a todas las facultades el acceso a documentos en formato digital. Proyecto 5: Crear y mejorar funcionalidades del sistema de gestión de personal mediante aplicaciones informáticas que permitan al usuario efectuar trámites de autoatención en línea, tipo “work flow”, junto con mejorar informes y generar indicadores de gestión. Proyecto 6: Desarrollo de un sistema de gestión en línea del Activo Fijo para los bienes inmuebles Proyecto 7: Mejoras a los sistemas de apoyo de la Dirección de Finanzas y Administración Patrimonial Proyecto 8: Adquisición e implementación de herramientas tecnológicas transversales, que proveen servicios a los distintos proyectos, como la plataforma de firma digital y la plataforma de inteligencia de negocios, que facilitará el acceso a la información. 17

Proyecto 9: Herramientas de apoyo a la gestión docente y a la docencia. Proyecto 10: Registro y análisis de información sobre actividades de Investigación, capturando en el origen la información de los proyectos, y vinculándolos con los productos de ellos (publicaciones , patentes, asistencia a reuniones de académicos, etc.) Proyecto 11: Optimización del acceso, registro y análisis de información sobre actividades de extensión, inlcuyendo un Portal Alumni, para dar diferentes servicios a los egresados. Proyecto 12: Mantención actualizada de información de los académicos generando un curriculum académico digital. Proyecto 13: Mejoramiento de las herramientas de apoyo a la evaluación docente de pregrado y postgrado, junto con un servicio genérico de encuestas Proyecto 14: Mejoramiento de la gestión académica de pre y post grado, como complemento al proyecto UCH609 Proyecto 15: Perfeccionamiento de los sistemas de gestión y publicación de revistas electrónicas, bibliotecas y servicios a los alumnos Proyecto 16: Mejorar el registro de información e instalación de capacidades de observación (Observatorio U Chile) utilizando herramientas de inteligencia de negocios 18

Licitaciones 19

Estrategia de licitaciones Se observa que los mismos servicios se repiten en varios proyectos. Los proveedores se especializan por tipos de servicios Si bien licitar por servicios es más complejo, por los problemas de integración y coordinación, el aumento de eficiencia es significativo. 20

Estrategia de asignación de proyectos a licitaciones Digitalización Firma digital Correo electronico Workflow Catastro SoftWare Datawarehouse Certificacion SW Capacitacion Reorg Org Centrales Contraparte Proyectos L1 L2 L3 L4 L5 L6 L7 L8 L9 L10 L11 P1 Reorganización de organismos centrales e instalación de capacidades en UA   P2 Mejoramiento de Sistema de comunicaciones P3 Mejoramiento de comunicaciones e imagen institucional (incluye portales) P4 Gestión documental (Oficina de Partes) P5 Mejoramiento del sistema de Recursos Humanos P6 Activo Fijo P7 Mejoras al sistema AUGE finanzas P8 Proyectos transversales: compra de herramientas informáticas P9 Gestión docente y apoyo a enseñanza P10 Registro de actividades de investigación P11 Actividades de extensión P12 Curriculum académico digital P13 Evaluación docente P14 Gestión académica de pre y post grado (complemento UCH609) P15 Mejoramiento de gestión de bibliotecas P16 Facilitar acceso a información 3.214 21

Etapas del proceso de licitación Preparación de un perfil preliminar de cada licitación Reuniones con potenciales proveedores Reuniones con usuarios Preparación de términos de referencia: bases técnicas y administrativas Validación jurídica de las bases Autorizaciones previas (según monto) internas y de MECESUP / BIRF Publicación Respuestas a consultas Evaluación de ofertas Adjudicación Contrato Control de avance En ejecución 22

Actividades realizadas Entrevistas con 28 proveedores, correspondientes a los siguientes servicios: L1: Digitalización de documentos (10 empresas) L2: Firma digital (5 empresas) L4: Construcción de Work flow (4 empresas) L5: Levantamiento para actualizar el catastro de bienes inmuebles (4 empresas) L6: Desarrollo de software (5 empresas) 23

Actividades realizadas (cont.) - Entrevistas con equipos de trabajo de los siguientes proyectos: P3: Mejoramiento de comunicaciones e imagen institucional P4: Gestión documental (Of. Partes) P6: Activo Fijo P7: Mejoras al sistema AUGE Finanzas y otros requerimientos P11: Actividades de Extensión P12: Curriculum digital P 13: Mesa de Trabajo de Encuestas de Evaluación Docente - Exposición del proyecto en la Comisión Tecnológica para obtener retroalimentación - Reuniones para analizar integración con equipos de STI: L2: Firma digital y factura electrónica L7: Plataforma de Inteligencia de negocios (coord. UCH609, ICAC y CD) - Desarrollo de bases técnicas de licitaciones 24

Próximos pasos Validar licitaciones jurídicamente Publicar licitaciones durante octubre y noviembre (*). Levantar información para especificar con detalle el proyecto P1 (ROC) que incluye: Levantamiento de principales procesos por unidades/programas en los organismos centrales, según proyecto presentado a MECESUP, e implementar en 12 unidades para el 1er año Determinar en ellos necesidades de reorganización, automatización de procesos, implementación de work flow, necesidades de información, etc., en conjunto con los involucrados en la perspectiva del rol de superintendencia y la organización de campus Desarrollar una estrategia y un programa de Gestión del Cambio en conjunto con Capacitación de Prorrectoría. Desarrollar en conjunto con autoridades de las facultades (Vicedecanos, Directores Económicos, Directores Académicos) un modelo de Organización de Campus En las licitaciones de automatización de procesos, se especifica el levantamiento y rediseño de procesos previo a la construcción de sistemas. El rediseño de todos los procesos será validado por personal de las facultades antes de la automatización de procesos, durante el proceso de ejecución de las licitaciones. 25 Nota (*): las licitaciones cuyo monto se estima superior a UTM 5.000 (~MM $ 178) deben ir a trámite de no objeción del BIRF y a trámite de toma de razón a CGR