PROGRAMAS DE AUDITORÍA DE INGRESOS Y CUENTAS POR COBRAR Y EFECTIVO Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR PROGRAMAS DE AUDITORÍA DE INGRESOS Y CUENTAS POR COBRAR Y EFECTIVO Juan M. Ayala Hernández Auditor Senior Adiestramiento Auditores Internos del Gobierno 7 de mayo de 2008 Autorizado por la Comisión Estatal de Elecciones, CEE-SA-08-8173

OBJETIVO Que los participantes puedan conocer y obtener un entendimiento de la reglamentación aplicable, de las diferentes pruebas de cumplimiento que deben completar al realizar los programas de auditoría de Ingresos y Cuentas por Cobrar y Efectivo y de los hallazgos más frecuentes.

Conocer la reglamentación aplicable Consideración del Ambiente ALCANCE Conocer la reglamentación aplicable Consideración del Ambiente Custodia de Recibos Oficiales Custodia de Cheques en Blanco Recaudaciones

Cont. ALCANCE Fondos de Cambio (Petty Cash) Conciliaciones Bancarias Certificados de Depósitos Trasferencias entre Cuentas Bancarias Hallazgos más Frecuentes

REGLAMENTACIÓN APLICABLE Ley Núm. 81 de Municipios Autónomos de Puerto Rico Reglamento Revisado sobre normas Básicas de OCAM Ordenanzas y Resoluciones internas que imponen el cobro por algún concepto Cartas Circulares y Memorandos de las distintas entidades reguladoras

CONSIDERACIÓN DEL AMBIENTE Conocer la estructura de control de la unidad Identificar las fuentes de ingreso de la unidad Ejemplos de fuentes de ingresos Patentes de industria y comercio Permisos y Arbitrios de Construcción Contribuciones sobre la propiedad Arrendamiento de Propiedades

Cont. CONSIDERACIÓN DEL AMBIENTE Cont. Ejemplo de Fuentes de Ingresos Multas impuestas Intereses en inversiones (Certificados de Depósito) Recogido y disposición de desperdicios Venta de propiedades inmuebles Ingresos por la celebración de las Fiestas Patronales Nota: Las fuentes de ingresos dependen del tipo de entidad gubernamental

Cont. CONSIDERACIÓN DEL AMBIENTE Segregación de deberes de los funcionarios principales que intervienen en las operaciones Los recaudadores estén nombrados La custodia de los libros de recibos de recaudación

Cont. CONSIDERACIÓN DEL AMBIENTE Entreviste al personal a cargo de las recaudaciones para conocer el proceso de recaudación Determine cuales son las personas que realizan gestiones de cobro fuera de la unidad Si estas personas han efectuado gestiones de cobro adecuadas

Cont. CONSIDERACIÓN DEL AMBIENTE Confirme las cuentas por cobrar Conocer los distintos informes que preparan los recaudadores Determine si la unidad cuenta con una caja de seguridad Realice arqueos de caja por sorpresa

CUSTODIA DE RECIBOS OFICIALES Realice un inventario físico de los recibos de recaudación Verifique la codificación y secuencia numérica Verifique que los recibos estén bajo llave Determine si al momento de la entrega se solicita la firma del que recibe y que se entreguen en secuencia numérica

CUSTODIA DE CHEQUES EN BLANCO Realice los mismos pasos que para los recibos de recaudación Verifique si se notifica al banco sobre las personas autorizadas a firmar cheques

Seleccione la muestra a examinar RECAUDACIONES Seleccione la muestra a examinar Compare los recibos contra los depósitos Compare las hojas de depósitos contra los estados bancarios Examine los recibos para identificar irregularidades

EJEMPLO ANÁLISIS DE RECAUDACIÓN Situaciones: Diferencias en el tipo de valor Tardanza en entrega al Recaudador Oficial

EJEMPLO RECIBO DE RECAUDACIÓN

CANTIDAD EN PALABRAS Y EN NÚMEROS NO CONCUERDA Mil doscientos cincuenta y dos con 38/100 1 2. 3 6 2 1,

NO INDICA FECHA DE RECAUDACIÓN

ANULADO SIN EXPLICACIÓN

CON BORRONES Y TACHADURAS

NO INDICA EL TIPO DE VALOR RECIBIDO

Cont. RECAUDACIONES Verifique si los ingresos se registraron en los libros de contabilidad o sistema mecanizado Examine algunas transacciones efectuadas con sistema de ATH Examine algunos de los justificantes que dieron origen a la recaudación como licencias, patentes, arbitrios, entre otros

FONDOS DE CAMBIO (PETTY CASH) Verifique que: estén autorizados estén respaldados por sus justificantes las cantidades sean apropiadas

CONCILIACIONES BANCARIAS Coteje el balance según libros con el Mayor General Coteje el balance según Banco contra el estado bancario Verifique la corrección aritmética

Cont. CONCILIACIONES BANCARIAS Verifique que las diferencias estén explicadas Coteje los cheques pagados devueltos contra los cargos figurados en el estado bancario Escoja una muestra y verifique los endosos

Cont. CONCILIACIONES BANCARIAS Investigue los cheques pendientes de pago por un término mayor al establecido en la reglamentación Coteje si los estados bancarios reflejan cargos por sobregiros o por cualquier otro concepto

CERTIFICADOS DE DEPÓSITOS Verifique: la autorización para la adquisición y disposición de los mismos los intereses ganados y su ingreso en los fondos de la Unidad que se mantenga un registro de los mismos

TRANSFERENCIAS ENTRE CUENTAS Verifique que: las mismas estén autorizadas y contabilizadas la transacción se justifique

HALLAZGOS MÁS FRECUENTES Cuentas por cobrar atrasadas Gestiones de cobro inefectivas Recaudadores y pagadores sin nombramientos Recibos con borrones y tachaduras Recibos que se anularon sin explicación

Cont. HALLAZGOS MÁS FRECUENTES Recibos que no indican el tipo de valor recibido Recaudaciones entregadas con tardanzas Sobregiros en fondos y cuentas bancarias Fondos y cuentas bancarias inactivas por más de un año Conciliaciones bancarias con atrasos o preparadas incorrectamente

Cont. HALLAZGOS MÁS FRECUENTES Apropiación de fondos Informes de ingresos y gastos con atrasos No existe un inventario perpetuo de los recibos de recaudación en blanco y utilizados No se lleva un registro de las inversiones Cheques pendientes de pago por más de un año

PREGUNTAS

Información adicional División de Auditorías de Municipios Myriam Rivera Pérez Directora 787-200-725, ext. 561 PO Box 366069 San Juan, PR 00936-6069

Contraloría a sus órdenes...