Manual de Contratación de la Industria Militar INDUMIL Mayo de 2008 Suárez Beltrán & Asociados Abogados - Consultores Manual de Contratación de la Industria Militar INDUMIL

1. Por qué un nuevo manual de contratación? El régimen contractual público es para los entes estatales que cumplen función pública, no para los que están en los mercados en competencia con los particulares Ley 80 de 1993 Ley 1150 de 2007 EICE´s, SEM´s y Sociedades entre entidades públicas con participación del Estado superior al 50% y las empresas públicas en general, sometidas a Ley 80 de 1993 (causal de contratación directa) Entidades financieras y aseguradoras. Excluidos contratos del “giro ordinario” y conexos (art. 21 D. 679 de 1994). EICE´s, SEM´s y Sociedades entre entidades públicas con participación del Estado superior al 50% y las empresas públicas en general, estará sometida a la Ley 80 de 1993, excluidas del Estatuto General de Contratación. (salvo quienes no compitan) Entidades financieras y aseguradoras. Excluidas del Estatuto General de Contratación Entidades del sector defensa: (INDUMIL): excluídas. A toda entidad estatal con régimen contractual excepcional aplican: - Principios de la función pública (209) - Inhabilidades e incompatibilidades 2

2. Marco normativo aplicable a la contratación de INDUMIL Inhabilidades e Incompatibilidades Principios de la función administrativa Manual de contratación Derecho Privado

3. Principios de la gestión contractual de la Industria Militar – INDUMIL - Principio de Igualdad. Principio de moralidad. Principio de Eficacia. Principio de Economía. Principio de celeridad. Principio de Transparencia Principio de responsabilidad Principio de Selección objetiva Principio de imparcialidad. Principio de Publicidad. Principio de Planeación. Principio de Distribución de Riesgos.

4. Implantación del sistema “pasa, no pasa” y redefinición del registro de proveedores Oferta Precio Calidad Proponente Multas Desempeño Visita Certificación ISO Modelo de evaluación Ley 80 de 1993

5. Implantación del sistema “pasa, no pasa” y redefinición del registro de proveedores Puntaje Verificación Modelo de evaluación con el Manual Oferta Calidad Precio Experiencia Info. Financiera Técnica

6. Fortalecimiento del Directorio de Proveedores - Precalificacion Proveedores de materiales o productos, que tengan incidencia en los procesos de manufactura, venta de producto terminado y gestión comercial e industrial Procesos de selección con Precalificacíon Subasta e invitación a presentar ofertas

7. Fortalecimiento de la planeación contractual Contenido de Estudios Previos 1. La descripción de la necesidad a satisfacer con la contratación 2. La descripción del objeto a contratar con sus especificaciones esenciales. 3. La identificación del contrato a celebrar 4. Los fundamentos que soportan la modalidad de selección. 5. El análisis técnico y económico que soporta el valor estimado del contrato. (ESTUDIO DE MERCADOS) 6. La justificación de los factores de selección 7. Análisis de riesgo: 8. El soporte que permita la estimación, tipificación y asignación de los riesgos previsibles: 9. El análisis sobre los mecanismos de cobertura:

Solicitud de cotización 8. Procesos de selección del manual anterior Alto valor Poco valor Invitación Pública Solicitud de cotización

9. Procesos de selección del nuevo manual

10. Nuevos métodos de selección Subastas inversas Con precalificación Abiertas Invitaciones a presentar ofertas Abierta Para servicios de consultoría Selección de Mercado Condiciones de mercado y circunstancias especiales

11. Tipos de contratos El contrato marco es un esquema de aprovisionamiento que busca ahorrar costos administrativos en las adquisiciones más frecuentes y de mayor impacto para la Empresa. De esta manera, a través de un solo procedimiento de contratación se selecciona un proveedor al que INDUMIL realizará pedidos según sus necesidades durante el periodo de tiempo convenido, de manera que la empresa pague únicamente por la porción que haya consumido del cupo de suministro pactado. Dentro de las bondades de este mecanismo se observa la posibilidad de lograr economías de escala durante más de una vigencia fiscal, así como tener una mayor agilidad en su abastecimiento estratégico.

12. Tipos de contratos El contrato de “cantidad fija”, cuando se acuerde que el objeto consiste en una cantidad “determinada” de bienes o servicios de características técnicas uniformes. Para el efecto el contrato establecerá con precisión las cantidades y plazos de entrega o de prestación de los mismos, de manera que INDUMIL y el contratista se obligan por la totalidad de la cantidad fija acordada

13. Selección de mercado Contratación de Apremio Proveedor Único Contratos Interadministrativos Transporte Marítimo de Material Restringido Servicios Profesionales Servicios de apoyo a la gestión Contratos de mínima cuantía Acuerdos o convenios de colaboración comercial o técnica Adquisición de bienes cuya compra se lleva a cabo de manera informal

14 Competencias en la elaboración de estudios previos Tipo de bien o servicio a adquirir Dependencia que elabora el proyecto de estudios previos Dependencias de apoyo en la elaboración del estudio previo Producto terminado o para comercialización Subgerencia Comercial Oficina Jurídica Oficina de Planeación y Gestión de la Calidad Subgerencia Financiera Insumo para producción, materia prima e insumos Subgerencia Técnica Obras y reparaciones locativas Subgerencia Administrativa Transporte de carga o de personas Prestación de Servicios División de Personal Seguros, fiducias y contratos relacionados con la actividad financiera Seguridad Dirección de Seguridad Bienes o servicios de informática Oficina de Informática

15. Comités Comite Asesor de Adquisiciones Gerente, los Subgerentes Administrativo, Financiero, Técnico y Comercial, la Secretaría General y los Jefes de las Oficinas de Control Interno, Planeación y Gestión de la Calidad, Informática y Jurídica, y demás asesores que sean invitados. Contratos superiores a 200 SMLM Comité de Subgerencia Administrativa Jefes de las divisiones de Adquisiciones y Servicios Generales y será presidido por el Subgerente Administrativo. Los miembros de este comité podrán asesorarse de funcionarios de las diferentes dependencias involucradas según cada contratación. Contratos superiores a 100 SMLM pero inferiores a 200 SMLM.

16. Tipos de contratos El contrato marco es un esquema de aprovisionamiento que busca ahorrar costos administrativos en las adquisiciones más frecuentes y de mayor impacto para la Empresa. De esta manera, a través de un solo procedimiento de contratación se selecciona un proveedor al que INDUMIL realizará pedidos según sus necesidades durante el periodo de tiempo convenido, de manera que la empresa pague únicamente por la porción que haya consumido del cupo de suministro pactado. Dentro de las bondades de este mecanismo se observa la posibilidad de lograr economías de escala durante más de una vigencia fiscal, así como tener una mayor agilidad en su abastecimiento estratégico.

17. Tipos de contratos El contrato de “cantidad fija”, cuando se acuerde que el objeto consiste en una cantidad “determinada” de bienes o servicios de características técnicas uniformes. Para el efecto el contrato establecerá con precisión las cantidades y plazos de entrega o de prestación de los mismos, de manera que INDUMIL y el contratista se obligan por la totalidad de la cantidad fija acordada