CURSO – TALLER Formación de Auditores Internos ANEXOS GERENCIA SISTEMAS DE CALIDAD

Técnicas de Auditoría Desarrollo de rutas de auditoría Preparación de la auditoría Muestreo de la auditoría Condiciones controladas Conformidad y no conformidad Evaluación de la efectividad Técnicas para entrevistas Registros de auditoría La obtención de la información precisa (objetiva – hechos) depende del conocimiento y aplicación adecuada de las técnicas de auditoría.

Preparación de la Auditoría  Auditar sin preparar = falta de profesionalismo  El principal enemigo de la auditoría = el tiempo  Prácticamente es imposible auditar la totalidad de los sistemas de calidad  Se deben seleccionar las partes relevantes y más importantes del sistema  Preparación adecuada = certidumbre de auditoría efectiva

Rutas de Auditoría  Es la estrategia de la auditoría  Secuencia lógica, caminos para lograr el objetivo  Su combinación correcta permite la continuidad e integración de información  Facilitan el entendimiento del sistema por auditar Las rutas de auditoría conforman la estructura de la auditoría en sí y maximizan los recursos disponibles.

Rutas de Auditoría Clases de rutas: auditorias verticales (ascendentes o descendentes) auditorias horizontales auditorias aleatorias auditorias libres auditorias cláusula por cláusula (no es una ruta verdadera de auditoría) auditorias por departamento

Rutas de Auditoría ACCIÓN CORRECTIVA AUDITORÍA INTERNA VENTAS DISEÑO COMPRAS INSPECCIÓN PRODUCCIÓN INSPECCIÓN BODEGAS TRANSPORTE RESPONSABILIDADES CAPACITACIÓN CONTROL DE DOCUMENTOS REGISTROS DE CALIDAD NO CONFORMIDAD RESPONSABILIDADES CAPACITACIÓN CONTROL DE DOCUMENTOS REGISTROS DE CALIDAD NO CONFORMIDAD RESPONSABILIDADES CAPACITACIÓN CONTROL DE DOCUMENTOS REGISTROS DE CALIDAD NO CONFORMIDAD RESPONSABILIDADES CAPACITACIÓN CONTROL DE DOCUMENTOS REGISTROS DE CALIDAD NO CONFORMIDAD RESPONSABILIDADES CAPACITACIÓN CONTROL DE DOCUMENTOS REGISTROS DE CALIDAD NO CONFORMIDAD RASTREABILIDAD RESPONSABILIDADES CAPACITACIÓN CONTROL DE DOCUMENTOS REGISTROS DE CALIDAD NO CONFORMIDAD ASCENDENTE RESPONSABILIDADES CAPACITACIÓN CONTROL DE DOCUMENTOS REGISTROS DE CALIDAD NO CONFORMIDAD CALIBRACIÓN RASTREABILIDAD RESPONSABILIDADES CAPACITACIÓN CONTROL DE DOCUMENTOS REGISTROS DE CALIDAD NO CONFORMIDAD CALIBRACIÓN RESPONSABILIDADES CAPACITACIÓN CONTROL DE DOCUMENTOS REGISTROS DE CALIDAD NO CONFORMIDAD CALIBRACIÓN RESPONSABILIDADES CAPACITACIÓN CONTROL DE DOCUMENTOS REGISTROS DE CALIDAD NO CONFORMIDAD RUTA DE AUDITORÍA VERTICAL (ASCENDENTE)

Rutas de Auditoría Auditorias ascendentes – ventajas  buen uso del tiempo  verificación por lo general es mucho más veloz  se obtienen muchos conocimientos sobre la efectividad de un sistema antes de auditar los mecanismos de apoyo, por ejemplo controles de auditoría interna y de acción correctiva  no existen “callejones sin salida”  la continuidad nos da un buen panorama sobre el control global del sistema en las muestras seleccionadas.

Rutas de Auditoría Auditorias descendentes – desventajas  se puede llegar a “callejones sin salida”  se necesita remuestrear, se pierde continuidad, se usa tiempo extra  no se tiene conocimiento de la eficacia del sistema antes de auditar las cláusulas de mejoría, por ejemplo el sistema de acción correctiva, el sistema de auditoría, el sistema de revisión de la dirección  puede hacer perder mucho tiempo.

Rutas de Auditoría

Auditorias aleatorias  Selección aleatoria de los procesos y los puntos de control  No hay continuidad  Resultados sin coherencia  Valor limitado  Confiabilidad baja Auditorias libres  Combinación de técnicas anteriores  Investigación de problemas específicos

Rutas de Auditoría Auditorias cláusula por cláusula  Examen individual de cada cláusula  No hay continuidad  Pérdida de tiempo por repetición de ubicaciones  Para auditores incompetentes Auditorias por departamento  Auditores con poca experiencia  Evaluación sin integración  No hay continuidad  Duplicidad

Rutas de Auditoría Puntos clave para evitar dificultades con las rutas de auditoría: a) La ruta de auditoría debe ser lógica, con los diversos procesos auditados unidos en forma secuencial cuando sea posible, es decir utilizando las mismas muestras para auditar procesos diferentes (continuidad de muestras). b) Debe hacerse hincapié en los aspectos más críticos o fundamentales del sistema operativo. c) Deben cerrarse tanto las rutas de auditoría verticales como las horizontales.

Rutas de Auditoría - Ejercicios  Seleccione el tipo de ruta de auditoría que considere más efectiva para lograr el objetivo que le indique el instructor  Diseñe la ruta de auditoría para lograr el objetivo que le indique el instructor

Listas de Verificación  Una de las herramientas más útiles para auditar  Nos permiten ahorrar mucho tiempo  Dan sentido y dirección  Mantienen el enfoque  No debemos ser “cuadrados” con las listas de verificación

Listas de Verificación  Dos tipos: Listas de verificación de criterios = auditoría de escritorio Listas de verificación de implantación = auditoría en campo  Contemplan todos los requisitos  Evitan concentrarse en los requisitos favoritos

Listas de Verificación - Beneficios 1. Es un constante recordatorio del objetivo del proceso. 2. Mejora la comprensión de la norma de administración de calidad. 3. Mejora la comprensión del sistema que se audita. 4. Puede vincularse a la ruta de auditoría para obtener una secuencia lógica a través del sistema. 5. Ahorra mucho tiempo antes de la auditoría y durante ésta.

6. Actúa como punto de referencia si se “atasca”, es decir si no se está seguro de los pasos siguientes. 7. Actúa como una breve guía del sistema de administración. 8. Ayuda a darle mayor sustancia a la ruta de auditoría. 9. Puede incluir una lista de los “insumos” de un proceso o parte del mismo, lo que puede ayudar a enfocarse sobre su efectividad. 10. Ofrece un mecanismo de control que puede usarse para distribuir el tiempo. Listas de Verificación - Beneficios

Listas de Verificación - Ejercicios  Identifique los requisitos del procedimiento que le asigne el instructor.  Elabore la lista de verificación que aplicaría para auditar los requisitos identificados en el punto anterior.

Muestreo de Auditoría – Tipos de Muestra  La auditoría es un ejercicio de muestreo  Representativo del desempeño y efectividad  Determina el control ejercido en el sistema - proceso  Debe incluir las 4 P’s Personas Procesos Productos Papel  Debe incluir las interfases

Continuidad de las Muestras  Todas las muestras recolectadas están relacionadas con un contrato o pedido de los clientes  Ofrece un buen panorama del control global que se ejerce sobre un contrato o pedido específico  Da una indicación de la efectividad colectiva del sistema de calidad La auditoría es un ejercicio de muestreo  Mientras más contratos - pedidos se seleccionen, más amplio será el panorama de dicha eficacia

Cantidad de Muestras  Cientos o miles para escoger  La continuidad implica la reducción del número de muestras  Regla empírica = mínimo 3, máximo 8, usar sentido común

Cantidad de Muestras Auditar el tamaño de muestra mínimo, ¿Cumplimiento y efectividad?  Si = pasar al siguiente proceso  No = tomar muestras adicionales y confirmar  Incumplimiento = no tomar más muestras, considerar significancia y fundamentar  El objetivo de la auditoría no es buscar incumplimiento

Tips para el Muestreo  Las muestras se seleccionan para cubrir un período razonable  La muestra deberá ser representativa de la operación auditada  La muestra deberá ser seleccionada por el auditor

Muestreo - Ejercicios  Identifique la cantidad y tipo de muestras que tomaría para verificar los requisitos de la ruta de auditoría que le asigne el instructor.

Conformidad y No conformidad  En la vida real la perfección no existe  La perdida de control es síntoma de incumplimiento  El incumplimiento tiene que ser evaluado  La significancia del incumplimiento depende de:  El impacto de los efectos  El riesgo que representa No conformidad (ISO 8402) “ Incumplimiento de un requisito especificado ”

No conformidad - Redacción  Identificar el requisito motivo del incumplimiento  Establecer por que no se cumple el requisito  Indicar la evidencia objetiva del incumplimiento Evidencia Objetiva (ISO 8402) “ Informaci ó n que puede ser probada como verdadera, basada en hechos obtenidos por medio de observaciones, mediciones, pruebas u otros medios ”

No conformidad  Evitar ideas preconcebidas  Evitar trivialidades  Diferenciar entre observaciones y no conformidades Observación (ISO 8402) “ Declaraci ó n de un hecho, efectuada durante una auditor í a de calidad y soportada con evidencias objetivas ”

No conformidad - Ejercicios  Identifique las no conformidades presentes en las notas de auditoría que le asigne el instructor.  Comente la validez de cada una de las no conformidades en la lista que le proporcione el instructor.  Redacte las no conformidades de los casos que le indique el instructor.

Evaluación de la Efectividad  Quizás el mayor reto para el auditor  Considerar la significancia de los hallazgos en forma colectiva  Se basa en las muestras seleccionadas El sistema es efectivo cuando alcanza sus objetivos de manera controlada.

Evaluación de la Efectividad  Debe estar basado en la evidencia objetiva  Considerar tanto el cumplimiento como el incumplimiento  Considerar los indicadores del sistema

Como Obtener Información  Lectura  Observación  Entrevista “Los mejores entrevistadores son quienes dicen lo mínimo y poseen la habilidad de escuchar y oír lo que les dicen, combinando esto con la actitud y tono correctos. Los mejores auditores generan esta clase de ambiente en el que puede producirse una buena comunicación”.

Técnicas de Entrevistas  Preguntas abiertas  Preguntas cerradas  Preguntas guiadas  Preguntas hipotéticas  Preguntas estúpidas

Preguntas Básicas para Verificar el Control