SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD FONDO ROTATORIO DE LA POLICÍA No interrumpir Puntualidad NUMERAL 4 . SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 4.1. REQUISITOS GENERALES 4.2 REQUISITOS DE LA DOCUMENTACION

FONDO ROTATORIO DE LA POLICÍA Objetivos Capacitar a los funcionarios sobre los requisitos generales y de documentación para el SGC. Comprender los requisitos (debes) de la norma ISO 9001_2000 en el Numeral 4-. Comprender como se controlan la documentaciòn del Sistema de Gestión de Calidad en el FORPO

FONDO ROTATORIO DE LA POLICÍA 4.1. Requisitos Generales Establecer, documentar, implementar y mantener un SGC : Procesos necesarios para el SGC Secuencia e Interacción de los procesos Criterios y métodos para Operar y Controlar Disponibilidad y recursos para el apoyo de los procesos Seguimiento medición y análisis de los procesos Acciones de mejora

Estructura de Documentación FONDO ROTATORIO DE LA POLICÍA Estructura de Documentación Tratados Internacionales Constitución Política de Colombia, Leyes, Sentencias, Decretos, Ordenanzas, Circulares, Directivas y Resoluciones Presidenciales o Mindefensa Manual de Calidad Acuerdos, resoluciones, convenios, Reglamentos internos y planes Procesos, Subprocesos y Procedimientos, Instructivos, Directivas Circulares Registros y datos

FONDO ROTATORIO DE LA POLICÍA El Manual de Calidad Documento que describe el Sistema de Gestión de Calidad y la interacción entre sus procesos

Como caracterizar un proceso ? FONDO ROTATORIO DE LA POLICÍA Como caracterizar un proceso ? Determinando los atributos particulares de modo que claramente se distinga de los demás y arroje un resultado Nombre del proceso / Objetivo Responsables, requisitos Como funciona e Interrelaciones (Entradas – Actividades – Salidas) Recursos para su desempeño Seguimiento y medición Proceso: Conjunto de recursos y actividades interrelacionados que trasforman entradas en salidas.

Caracterización Procesos FORPO FONDO ROTATORIO DE LA POLICÍA Caracterización Procesos FORPO

Qué se Busca al Controlar los Documento FONDO ROTATORIO DE LA POLICÍA Definir y estandarizar las actividades a realizar Definir los responsables de revisar y aprobar documentos (nuevos o que se encuentren en modificación) Identificar el estado de vigencia de los documentos haciéndolo evidente para quienes requieren aplicarlos Ubicar los documentos en los sitios que requieren su consulta y aplicación Eliminar con prontitud los documentos que pierden vigencia Controlar los documentos obsoletos de acuerdo con las necesidades legales o propias de la organización Permitir el acceso a la información que soporta un requisito Registrar la naturaleza o motivaciones de los cambios realizados a los documentos, de acuerdo a la normatividad vigente Controlar documentos de origen externo

Los tipos de documentos FONDO ROTATORIO DE LA POLICÍA Los tipos de documentos Contiene: el Para Qué / Por Qué, Límites de Aplicación, Qué, Cómo, Quién, Cuándo y Dónde lo Hace Procedimiento:manera especificada de realizar una actividad Información y su medio de soporte (Papel, Magnético-electrónico, Fotografías, Videos, Muestras Físicas...) Instrucción: Descripción detallada y paso a paso de las acciones que componen una actividad Una Operación ó Secuencia de Operaciones Especificación: Documento que define las características y requisitos de un producto o servicio Son especificaciones como Planos, Fichas Técnicas, Formulación, Descripción de un Producto o Servicioc

Numeral 4.2.3 Control de documentos FONDO ROTATORIO DE LA POLICÍA Numeral 4.2.3 Control de documentos Aprobar Solicitar Analizar Necesidad Elaborar Revisar Control de los Documentos Modificar Distribuir Aplicar Difundir Editar Anular

FONDO ROTATORIO DE LA POLICÍA Nuestro procedimiento para Documentar los Documentos del S.G.C en el FORPO Contenido Procesos y su caracterización Estructura de Documentación Contenido Estándar de los Documentos(procedimientos e instructivos) Parámetros de Edición y Codificación Organización y Responsabilidades para Documentar Elaboración de Nuevo Documento (E,R,A,Ed, Ap, D, Df) Modificación de Documento (E,R,A,Ed, Ap, D, Df) Actualización y Distribución del Listado Maestro Control de Documentos Obsoletos Manejo de Copias de Respaldo (para documentos en medio magnético)

Contenido de los Procedimientos en el FORPO FONDO ROTATORIO DE LA POLICÍA Contenido de los Procedimientos en el FORPO NOMBRE PROCESO Y SUB`PROCESO NOMBRE PROCEDIMIENTO Código: PG/E-****V** Fecha Levantamiento: dd/mm/aaaa Ultima modificación: dd/mm/aaaa Contenido Objetivo del procedimiento Cobertura Dependencia(s) Responsable(s) Base Legal Glosario Descripción de actividades Instrucciones Formatos Registro de Calidad Histórico de Actualizaciones

El Listado Maestro de Documentos FONDO ROTATORIO DE LA POLICÍA El Listado Maestro de Documentos

FONDO ROTATORIO DE LA POLICÍA Qué es un Registro ? Registros Formatos Diligenciados Informes Períodicos Memorandos Actas de Comités Datos en Medio Magnético Filmaciones Documento que suministra evidencia de haber efectuado una actividad o del resultado alcanzado.

Sistema de Información FONDO ROTATORIO DE LA POLICÍA Qué son datos? Ubicación Sistema de Información Planos Especificaciones Formulaciones Fichas Técnicas Cifra o caracter que una vez creado es susceptible de cambio y sobre el cual es necesario ejercer control de sus modificaciones.

Numeral 4.2.4 Control de los registros de calidad FONDO ROTATORIO DE LA POLICÍA Numeral 4.2.4 Control de los registros de calidad Identificar Cómo Recolectar Quién Clasificar Ordenar Indizar Rotular Almacenar Control de los Registros Disponer Eliminar Acceder Consulta Conservar Tiempo Guardar

Las tablas de retención documental FONDO ROTATORIO DE LA POLICÍA Las tablas de retención documental Tablas de retención documental (TRD) Son un listado de series y sus correspondientes tipos documentales a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo Serie : conjunto de unidades documentales de estructura y contenidos homogeneos emanados de un mismo órgano como consecuencia del ejercicio de sus funciones Tipo documental : unidad mínima que reune todas las características necesarias para ser considerada un documento

La tabla de retención documental FONDO ROTATORIO DE LA POLICÍA La tabla de retención documental

EL MANTENER PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS NOS FONDO ROTATORIO DE LA POLICÍA EL MANTENER PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS NOS PERMITE CONTROLAR LOS REGISTROS IDENTIFICAR REGISTROS RECOLECCIÓN DE REGISTROS INDIZACIÓN DE REGISTROS CLASIFICACIÓN DE REGISTROS ACCESO DE REGISTROS ALMACENAMIENTO DE REGISTROS DISPOSICIÓN DE REGISTROS CONSERVAR REGISTROS PARA DEMOSTRAR CONFORMIDAD CON REQUISITOS ESPECIFICADOS Y LA OPERACIÓN EFICAZ CONSERVAR REGISTROS DE LOS CONTRATISTAS LOS REGISTROS DEBEN SER LEGIBLES Y DEBEN ALMACENARSE Y RETENERSE DE TAL FORMA QUE SE PUEDAN CONSULTAR CON FACILIDAD ESTABLECER Y REGISTRAR LOS TIEMPOS DE RETENCIÓN DE LOS REGISTROS LOS REGISTROS DEBEN ESTAR A DISPOSICIÓN DEL CLIENTE DURANTE UN PERÍODO DE TIEMPO ACORDADO

El Listado Maestro de Registros FONDO ROTATORIO DE LA POLICÍA El Listado Maestro de Registros

FONDO ROTATORIO DE LA POLICÍA Los Procedimientos e Instructivos NO SON los ÚNICOS documentos a controlar Documentos de Origen Externo (Constitución, Leyes, Decretos, Acuerdos) Documentos Reglamentarios (Acuerdos, Reglamentos, Resoluciones, Circulares) Normas o Legislación del Sector Manuales de Proveedores Manuales de Sistemas Normas técnicas Especificaciones y Planos del Constructor u otros

Qué es un documento externo ? FONDO ROTATORIO DE LA POLICÍA Qué es un documento externo ? Suministrados y/o emitidos por CLIENTES, PROVEEDORES, PARTES INTERESADAS ó EL ESTADO y que afectan el desarrollo de las actividades de la organización y/o que son la base / soporte para documentar los procesos internos Manuales de Sistemas Manuales de Equipos Leyes Aplicables Códigos Aplicables Planos Acuerdos o convenios Datos de Entidades del Estado Licencias Información susceptible de cambio en el tiempo o que muestra un patrón

Qué es un documento interno? FONDO ROTATORIO DE LA POLICÍA Qué es un documento interno? Son lo emitidos internamente por el Director General o quien el delegue y que afectan el desarrollo de las actividades de la entidad y/o que son la base / soporte para documentar los procesos internos Resoluciones Circulares Directivas Orden de servicio Agenda semanal Actas junta coordinación

Procedimiento para el Control de Documentos Externos e Internos FONDO ROTATORIO DE LA POLICÍA Procedimiento para el Control de Documentos Externos e Internos Contenido Tipo de Documentos a Controlar Responsables de Recibirlos Responsables de Verificar Impacto Interno Acciones a Seguir para Incluirlos en Procedimientos Internos Responsables de Entregar o Duplicar Información Método de Identificación Listado Maestro para Documentos Externos

Taller Hacer grupos de acuerdo al área de trabajo FONDO ROTATORIO DE LA POLICÍA Taller Hacer grupos de acuerdo al área de trabajo El instructor distribuye la plantilla en la que se elaborara un procedimiento relacionado con su área Documentar el procedimiento para realizar un evento Minima de 10 actividades con su responsable, control, tiempo. Debe tener en cuenta los parámetros dados en la metodología y el ciclo PHVA. El procedimiento debe describirse en un tiempo de 20 minutos, y exponerse en un tiempo de 5 minutos

FONDO ROTATORIO DE LA POLICÍA GRACIAS