SISTEMA DE GERENCIA DEL PLAN DE DESARROLLO METAS POR RESULTADOS Abril de 2009 Oficina de Planeación

Carlos Arturo Caro Isaza Jefe Oficina de Planeación Luz Angela Marín Loaiza Coord. Admón del Plan de Desarrollo Daniel Leonardo Perdomo Gamboa Coord. Gestión de Proyectos Viviana Lucía Barney Palacín Coord. Admón de la Información Estratégica. David Vargas Valencia Ingeniero de Sistemas EQUIPO SISTEMA DE GERENCIA PDI Dirección General Coordinación Apoyo gestión de información Gestión de proyectos Verificación y seguimiento Oficina de Control Interno

OBJETIVO Comprender la metodología de trabajo y uso del del Sistema de Gerencia que focaliza el resultado y plantea dinámicas institucionales en torno al plan de desarrollo de la UTP

1. EL SISTEMA DE GERENCIA DEL PLAN Metodología de trabajo proactiva orientada a: Incidir en los fines del plan: contribuir a la transformación de la sociedad, mediante la conservación, aplicación, transferencia y creación, del conocimiento. Resultados de los objetivos y las metas planteadas. Pasan por la programación y gestión de los propósitos institucionales (la alta dirección), las acciones programadas para cumplir un objetivo y alcanzar así un resultado, Las cuales se logran a partir de acciones concretas (componentes y sus proyectos) orientadas a estos fines (nivel táctico y operativo).

Se planea, previamente, cómo enfrentar los problemas previsibles, cómo aprovechar las oportunidades que se presentan, cómo atender la gestión de manera pro-activa, cómo establecer mecanismos de intervención para ir midiendo y evaluando la estrategia. Cultura de gestión de los equipos de trabajo, interacción de las relaciones humanas, en donde se encuentran talentos, destrezas, habilidades, responsabilidades políticas e intereses profesionales.. Definición clara de responsabilidades, tiene base en una red de las personas que se unen a partir de sus trabajos y competencias 1. EL SISTEMA DE GERENCIA DEL PLAN

El objetivo del sistema es dar soporte metodológico e instrumental a la Rectoría de la Universidad, a los Coordinadores de objetivo, Gerentes de componente y de Proyecto, para acompañar el logro de los objetivos y resultados planteados, a partir de mecanismos de programación y gestión de las acciones que permitirán dicho logro. ¿Qué es el Sistema de Programación y Gestión de Metas por Resultados?

El sistema de gerencia del PDI y la calidad Marco Institucional

EQUIPO IMPLEMENTADOR Acciones Decisiones estratégicas Sistema de Metas 2. Cómo funciona el Proceso del Sistema de Metas por Resultado? Reporte Proyectos Reporte Proyectos 6 6 Revisa el reporte de avance. Revisa avance de indicadores. Trata las restricciones y alertas reportadas. Equipo técnico RENDICIÓN DE CUENTAS Volver Consejo Superior y Consejo Académico 2 2

3. Métodos de trabajo NivelEspacio institucionalGestiónSeguimient o Retroalimentación Estratégico Consejo SuperiorAnálisis de resultados de la gestión Toma de decisiones Cada seis meses Seguimiento a las acciones sobre decisiones tomadas. Rector- Comité Ejecutivo y de estrategias Análisis Tablero de mando. Toma de decisiones a nivel de objetivos institucionales y componentes. Definición de metas (Coordinador de objetivo con Rector, acompañamiento Of. Planeación) Cada tres meses Análisis y seguimiento a las acciones sobre decisiones tomadas. TácticoRector -Responsables de objetivo- apoyo :planeación Responsable de objetivo y componentes planeación- Realizar análisis de componentes y gestión de alertas, restricciones y oportunidades, reportar avances de Objetivo a nivel cuantitativo (indicadores si es pertinente) y descripción cualitativa de la gestión. Realizar análisis de la información de proyectos, reportar avances de componentes a nivel cuantitativo (indicadores) y descripción cualitativa de la gestión Gestión de alertas, restricciones y oportunidades Cada dos meses Retroalimentar decisiones tomadas en el Comité de estrategias con su equipo de trabajo. Retroalimentar decisiones a nivel de proyectos. OperativoResponsables de proyectos y sus actividades Apoyo planeción cuando sea requerido Reportar avances del proyecto cuantitativo (indicadores) y descripción cualitativa. Reportar alertas, restricciones y oportunidades. Cada mesRealizar acciones de acuerdo con la retroalimentación de los coordinadores de objetivo o de componente.

Reporte Proyectos Reporte Proyectos 1 1 Revisa el reporte de avance de proyectos y componentes. Revisa avance de indicadores. Informa las restricciones reportadas. Equipo técnico Consejo Superior y Consejo Académico 5 5 Cada mes PDI Reporte Componentes Gestión de restricciones Reporte Componentes Gestión de restricciones 2 2 Coordinadores de objetivo Gestión de restricciones Coordinadores de objetivo Gestión de restricciones 3 3 Cada dos meses PDI COMITÉ DE ESTRATEGIAS 4 4 Cada tres meses Tablero de mando Cada seis meses Decisiones estratégica s Decisiones Modificación gestión, reporte restricciones calidad de información equipo técnico 2. Cómo funciona el Proceso del Sistema de Metas por Resultado?

4. El tablero de mando El nuevo tablero de mando de la UTP integra el Plan de Desarrollo Institucional y el modelo de gestión del Sistema Universitario Estatal SUE. Por qué es importante la gestión y la toma de decisiones con base en el tablero de mando? Permite monitorear proactivamente por la alta dirección, los resultados del plan de desarrollo y el posicionamiento de la Universidad en el Sistema Universitario Estatal, este aspecto es el faro de la gestión por resultados, dinamizando la cultura organizacional en ese sentido en cada una de las redes de trabajo, de acuerdo con su responsabilidad. El análisis y el uso de la información facilitará la toma de decisiones para trazar estrategias hacia el mejoramiento continuo e impactar en el alcance de las metas.

Alianzas NIVEL DE DESARROLLO Desarrollo Institucional Cobertura con calidad Investigación, innovación y extensión Impacto regional Internacionalización Bienestar Institucional RESULTADOS OBJETIVOS INSTITUCIONALES RESULTADOS FINES Índice de referenciamiento competitivo global = estándares de desempeño global de la Universidad / estándares globales de las mejores universidades equiparables Participación a nivel nacional de la UTP con cobertura, recursos y patentes Contribución al desarrollo económico, social y sostenible * * NBI, GINI, LP, IDH, PIB, IDA TABLERO DE MANDO UTP Financiero Posicionamiento en el SUE 42 variables Continuar

6. La Herramienta de Gestión