NOTARIADO Y REGISTRO (SNR) SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO (SNR) LILIANA FERNANDEZ MUÑOZ Directora Administrativa SEPTIEMBRE DE 2012  

ORGANIGRAMA CONSEJO DIRECTIVO DESPACHO DEL SUPERINTENDENTE SECRETARÍA GENERAL SUPERINTENDENCIA DELEGADA PARA EL NOTARIADO DIRECCIÓN DE GESTIÓN NOTARIAL EL REGISTRO REGISTRO DIRECCIÓN FINANCIERA OFICINA ASESORA JURÍDICA DE PLANEACIÓN DESPACHO DEL SUPERINTENDENTE CONVENCIONES OFICINA INFORMÁTICA OFICINAS DE REGISTRO DE INSTRUMENTOS PÚBLICOS OFICINA DE CONTROL IINTERNO DISCIPLINARIO INTERNO ADMINISTRATIVA INVESTIGACIÓN Y CAPACITACIÓN DESARROLLO REGISTRAL Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno Comisión de Personal FUENTE: Decreto 2163 de 17/06/11 Decreto 0288 de 01/02/12 LA PROTECCIÓN, RESTITUCIÓN Y FORMALIZACIÓN DE TIERRAS --------- LÍNEA DE MANDO - - - - - LÍNEA DE ASESORIA

CREACION DE LA DIRECCION ADMINISTRATIVA Decreto 2163 de 2011 - Ministerio del Interior y Justicia: Modifica la estructura de la Superintendencia de Notariado y Registro y determinó las funciones de sus dependencias. Capitulo III.- Articulo 21: señala las funciones de la Dirección Administrativa. “Ejecutar las actividades y programas relacionados con asuntos de carácter Administrativo, de Gestión del Talento, de Infraestructura, compras, suministros, y de servicios generales de conformidad con las disposiciones vigentes, así como coordinar y supervisar los servicios de registro, clasificación, archivo y tramitación de correspondencia de la Superintendencia”. Fuente: Decreto 2163 de 2011

Grupos adscritos a la Dirección Administrativa Grupo de Talento Humano Grupo de Desarrollo Humano Grupo de Infraestructura Grupo de Bienes Muebles, Inmuebles y Seguros Gestión Documental – Archivo y correspondencia Servicios Administrativos

Las necesidades de personal en la SNR Y ORIPS . Talento Humano Las necesidades de personal en la SNR Y ORIPS . Actos Administrativos tales como traslados, certificaciones laborares, viáticos . Tramites Pensionales de los funcionarios RESPONSABLE: Rafael Andres Buelvas Tel: 328 21 21 – 251 Mail: rafael.buelvas@supernotariado.gov.co Fuente: Caracterización del proceso.

PLANTA DE PERSONAL POR NIVELES PLANTA GLOBAL DE PERSONAL SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO (DECRETO 2164 DE 2011) CARGOS PLANTA GLOBAL TOTAL CARGOS Cargos de carrera administrativa 2115 Funcionarios escalafonados en carrera administrativa 1103 Funcionarios en provisionalidad 1012 Cargos de libre nombramiento y remoción 24 Registradores 198 PLANTA DE PERSONAL POR NIVELES CANTIDAD PARTICIPACIÓN % DIRECTIVO Y ASESOR 19 1% REGISTRADORES PRINCIPALES, SECCIONALES Y DELEGADOS 198 8% PROFESIONAL 591 25% TÉCNICO 289 12% ASISTENCIAL 1.240 53% TOTAL 2.337  

REORGANIZACIÓN, CREACIÓN Y SUPRESION DE CIRCULOS REGISTRALES Objetivo: Facilitar al ciudadano el acceso al servicio público registral, disminuir el tiempo y costo de desplazamiento hacia las ORIP. Proyecto Desarrollo, Implementación y Administración de la Reorganización de los Círculos Registrales a Nivel Nacional, para el año 2013.

Grupo de Desarrollo Humano RESPONSABLE: Hernan Castellanos Ramirez Tel: 328 21 21 – 238 Mail: hernan.castellanos@supernotariado.gov.co Salud ocupacional - Redirección del tema para propuesta en plan de impacto a nivel nacional - Análisis de la labor corredor y ARL Plan Anual de Bienestar y Estímulos. Costa Atlántica, Antioquia-eje cafetero – Costa Pacífica. Evaluación del Desempeño Laboral Fuente: Caracterización del proceso.

Grupo de Infraestructura RESPONSABLE: Claudia Rodriguez Daza Tel: 328 21 21 – 136 trabajo Mail: claudia.rodriguez@supernotariado.gov.co Obra pública sobre los inmuebles donde funcionan las Oficinas de Registro, y suministro de muebles - Proyecto Reposición y Recuperación de la Infraestructura 2012 – Proceso contratación finaliza noviembre Fuente: Caracterización del proceso.

Servicios Administrativos RESPONSABLE: Dora Álvarez Riberos Tel: 3282121 - 450 Mail: dora.alvarez@supernotariado.gov.co Suministro papelería y útiles de oficina, servicios de vigilancia, y aseo. Mantenimiento de bienes muebles. Proceso contratación equipos de cómputo, impresoras, multifuncionales, fotocopiadoras, scanners Fuente: Caracterización del proceso.

Grupo de Bienes Muebles, inmuebles y Seguros Coordinar actividades Manejo de inventarios a nivel nacional – Acompañamiento baja elementos inservibles Aseguramiento de los bienes de la SNR – Trámite de pólizas – Gestión de indemnización de siniestros Administración de los bienes inmuebles de la entidad RESPONSABLE: Daniel Castillo Roa Tel: 268 05 00 Mail: daniel.castillo@supernotariado.gov.co Fuente: Caracterización del proceso.

Grupo de Gestión Documental RESPONSABLE: Concepción Farfan Tel: 3282121 - 128 Mail: concepcion.farfan@supernotariado.gov.co Generar las directrices de manejo de la documentación a nivel Institucional de acuerdo a la Ley 594 de 2000. Apoyar en el tramite de eliminación de documentos de acuerdo a leyes legales vigentes . Fuente: Caracterización del proceso.

GESTIÓN DOCUMENTAL Digitalización Archivo Histórico de Registro de Matricula Inmobiliaria. Implementación IRIS- Documental Gestión Documental Registral y Gestión Documental Administrativa. NÚMERO DE ORIP META DE IMÁGENES IMÁGENES OBTENIDAS PORCENTAJE SOBRE EL NÚMERO DE ORIP FINALIZADAS 10 27.664.000 28.015.159 95% TOTAL DE UNIDADES PREVISTAS TOTAL DE UNIDADES CON IRIS DOCUMENTAL PORCENTAJE DE AVANCE 193 52 27%

EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

MARCO NORMATIVO DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO Decreto 775 de 2005 “Por el cual se establece el Sistema Especifico de Carrera Administrativa para las Superintendencias de la Administración Publica”. Decreto 2929 de 2005 (Capitulo III Evaluación del D.L) “Por el cual se reglamenta el Decreto Ley 775 de 2005”. Acuerdos 137 y 138 de 2010 “Por el cual se establece el Sistema Tipo de Evaluación del Desempeño Laboral y se determinan los elementos mínimos para el desarrollo de sistemas de evaluación de desempeño laboral propios”

¿ Que es la evaluación del Desempeño? Es un proceso Conducta Laboral vs resultado alcanzado por un empleado Cumplimiento de funciones vs fines Periodo determinado. Parámetros previos Logro de metas institucionales Generación de valor agregado Evidencias

COMO DEBER SER DE LA CALIFICACIÓN? Objetiva: De acuerdo a los objetivos concertados. Equitativa: Analizar tanto lo bueno como lo malo. Imparcial: Sin consideraciones personales. Real: Que verse sobre hechos, no pareceres. Estratégica: Que conlleve un mejoramiento. Identificadora: Que identifique las verdaderas falencias. Permanente: Que se realice todo el tiempo Participativa: Que se escuchen las partes Ariel Leonel Melo Estadístico

DEBERES DE LAS PARTES EVALUADOR DEBERES: EVALUADO DEBERES: Evaluar en el tiempo y en las condiciones establecidas. Declararse impedido cuando a quien vaya a calificar tenga vinculo familiar. EVALUADO DEBERES: Sometimiento y colaboración activa en el proceso de calificación de acuerdo a los criterios legales. Solicitar ser evaluado Obtener como mínimo calificación de servicio satisfactoria para permanecer en el empleo. Ariel Leonel Melo Estadístico

PROCESO DE LA EVALUACIÓN Proceso de Evaluación El proceso de evaluación del desempeño laboral de los empleados de carrera y en periodo de prueba consta de 5 fases: Fase previa Fijación de compromisos Seguimiento del desempeño y conformación del portafolio de evidencias Verificación del cumplimento de compromisos Resultado de la evaluación Ariel Leonel Melo Estadístico

CLASES Y PERIODOS DE LA EVALUACIÓN Evaluaciones Ordinarias Primer periodo semestral: 1 de enero a 30 de junio Plazo de calificación: Agosto Segundo periodo semestral: 1 de julio a 31 de diciembre Plazo de calificación: Febrero Se califica periodos superiores a 30 días calendario, los periodos inferiores se califican con el periodo siguiente. Ariel Leonel Melo Estadístico

OTRAS EVALUACIONES OTRAS EVALUACIONES Evaluación extraordinaria: La ordena el Superintendente por escrito. Desempeño Laboral deficiente Dos meses después de la ultima evaluación Por todo el periodo no calificado hasta el momento de la orden Evaluaciones Parciales: Por cambio de jefe Por cambio de dependencia Por separación temporal de funciones mayor a 30 días Durante encargos, de no ser satisfactoria la calificación el encargo se terminara y el empleado regresara al cargo del cual es titular. Ariel Leonel Melo Estadístico

OPORTUNIDADES PARA EVALUAR El avaluado tiene las siguientes oportunidades para obtener su calificación: Vencido el término de calificación tendrá que solicitar dentro de los 5 días siguientes al vencimiento del término, se le practique evaluación. Si dentro de los 5 días siguientes a la solicitud el evaluador no la efectúa, la evaluación parcial o semestral o definitiva se entenderá satisfactoria en el mínimo porcentaje. En este caso, el evaluado podrá obtener porcentaje superior si presenta las evidencias de cumplimiento de sus compromisos, sin poder acceder al Nivel Sobresaliente. Ariel Leonel Melo Estadístico

NOTIFICACIONES Y COMUNICACIONES QUE SE NOTIFICA PERSONALMENTE? Calificación definitiva anual Calificación extraordinaria QUE SE COMUNICA PERSONALMENTE? Calificaciones parciales y semestrales TERMINO: Dentro de los 2 días siguientes a la fecha en que se produzca.

RECURSOS Los recursos de REPOSICION Y APELACION proceden: Contra la calificación definitiva expresa o presunta y la calificación extraordinaria, proceden los recursos de: Reposición: Ante el Evaluador Apelación: Ante el inmediato superior del Evaluador Término: Dentro de los 5 días siguientes a la NOTIFICACION Trámite: El ordenado en el C.C.A. NO PROCEDE RECURSO: Contra las evaluaciones parciales expresas o presuntas Contra el acto que resuelve el impedimento o recusación

CONSECUENCIAS DE LA EVALUACIÓN Permanencia en Sistema de Carrera Administrativa en caso de resultado satisfactorio. Es causal de retiro de servicio el resultado no satisfactorio de la prueba. Sanción disciplinaria para quien no evalúa teniendo la obligación de hacerlo, dando lugar a la configuración de silencio administrativo positivo, el hecho es considerado FALTA GRAVISIMA ( Art. 48 num. 35 de la Ley 734 de 2.002) El evaluador que no se declare impedido cuando haya lugar a ello, será sujeto de investigación disciplinaria por FALTA GRAVISIMA (Art. 48 num. 26 de la Ley 734 de 2.002)

FIN.