Herramientas para su Transparentación Seminario El Proceso de Contratación Administrativa Herramientas para su Transparentación Lic. Eric Rojo-Stevens San José, Costa Rica 8 a 10 de Febrero 2005.

“... debemos enfrentar el cáncer que es la corrupción… En cada vez más países, es el pueblo el que exige que se tomen medidas en este tema… La corrupción es un importante obstáculo al desarrollo sólido y equitativo... “ James D. Wolfensohn, Discurso ante la Junta de Gobernadores en la Reunión Anual del Banco Mundial y el Fondo Monetario Internacional, octubre de 1996.

TEMÁTICA Elementos de Gobernancia Perspectiva Sobre Contratación Administrativa Herramientas Preventivas E-Gobierno Estudio de Casos

Un buen proceso de contratación Objetivo Discutir Herramientas que Transparentan al Proceso de Contratación Administrativa que: prevengan el fraude, abuso y desperdicio de recursos, y generan ahorros y mejoran la calidad de los bienes y servicios del sector público. Un buen proceso de contratación Costo verdadero Valor y Ahorros

Problemas de Gobernancia Diferencia entre sector Público y Privado Leyes y Reglamentos Gobierno por anécdota Corrupción La Contratación Administrativa

LA LEY Todo gasto de gobierno es una Acción Legal El uso de los fondos públicos esta sujeto a dictámenes de la LEY La LEY fundamenta la reglamentación

LA CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA Es el proceso de comprar o adquirir un bien o servicio de adecuada utilidad, que cumple con los requisitos de la jurisdicción, con el mejor valor, proveniente del mejor y mas responsable vendedor(es). El proceso requiere de todas las actividades para la obtención de bienes y servicios que incluyen: planeación, preparación y procesamiento de una requisición, fuentes de selección, licitación, evaluación, otorga y preparación de contrato, recibo y aceptación, pago y disposición final. La Contratación Administrativa es un trabajo de equipo, donde mucha gente se une a cumplir con un fin común para servir las necesidades públicas.

CORRUPCION ????????????

CORRUPCION Banco Mundial Es el uso del poder o un puesto público para beneficio propio El uso de los recursos públicos para beneficio propio

CORRUPCIÓN Chiquita Grande Personal Gobierno Política Cultural =Tolerancia

CORRUPCIÓN DEBILIDADES INSTITUCIONALES NEGLIGENCIA INCOMPETENCIA IGNORANCIA COMPADRÍSIMO ARROGANCIA NEPOTISMO APATÍA …….. ACTIVIDADES ILEGALES

IMPORTANCIA DE LA GOBERNABILIDAD DEMOCRATICA La capacidad institucional es condición técnica para el desarrollo. Históricamente los sistemas de adquisiciones públicos reflejaban sus patologías: corrupción, ineficiencia, formalismo exagerado, poca adaptación al mercado y falta de transparencia.

IMPORTANCIA DE LA GOBERNABILIDAD DEMOCRATICA El desarrollo sostenible y equitativo requiere un Estado democrático, moderno y eficiente para: Tener una relación eficiente entre Estado y mercado. Formular y ejecutar políticas públicas y programas eficaces. Tener transparencia en las acciones. Tener un ambiente de confianza y estabilidad jurídica.

Proceso de Contratación Administrativa Aceptación de productos Identificación de necesidades Desaroollo de requerimientos y preparacion de licitaciones Ultimo día de garantía Resultados Publicación Calificación Firma de contrato Preparación Evaluación Ejecución Garantía

PERSPECTIVAS SOBRE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA

FUNDAMENTOS ENFOQUE OBJETIVO El Cliente Siempre Tiene la Razón El Dueño del Dinero HACE las Reglas El Comprador en control de las compras OBJETIVO Obtener el Mejor Valor sobre Inversion/Dinero

Elementos Fundamentales de las Adquisiciones La Ley Especificaciones Técnicas Documentos de Licitación Evaluación de Propuestas Contratos y Entregas Uso y Disposición

Retos a la Contratación Administrativa 1. Convertir el Proceso de Contratación de ser un “costo” y “peso” al comprador a una fase de Valor Agregado en el ciclo de vida del proyecto

Retos a la Contratación Administrativa 2. Equilibrar las expectativas del gobierno con la capacidad de la industria en presentar soluciones efectivas hoy

Retos a la Contratación Administrativa 3. Desarrollar un proceso de contratación administrativa que sea: Justo, abierto, transparente y defendible 4. Que cumpla con los calendarios de necesidades y contabilización responsable.

La Contratación Administrativa a nivel Empresa Riesgos administrados desde la planeación Responsabilidad y Cuentas definidas Relación Cliente Vendedor definida Disciplina y participación de terceros Compensación atada a desempeño Basado en un plan y caso de negocios

El Costo Total de Adquisiciones Centra la responsabilidad en el usuario / solicitante Enfoque en el Ciclo de Vida de bienes y servicios. Maximiza ahorros, responsabilidad, controles internos, así como la eficiencia en la ejecución.

El Monitoreo y Verificación de la Contratación Administrativa METODOLOGÍA PREVENTIVA El Monitoreo y Verificación de la Contratación Administrativa Cubre el ciclo total de adquisiciones Desarrollo, Publicación y Evaluación de licitaciones Contratos, Entrega e Inspección de bienes y servicios Un Servicio Ejecutado por una Entidad Independiente Entrega Resultados al Gobierno y la Sociedad Civil

Los Resultados que ofrece el Monitoreo y Verificación son múltiples: Combatir el fraude y la corrupción. Aumentar la competencia entre empresas ofertantes Mejorar la eficiencia y la transparencia de la gestión. Genera ahorros, hace más productivo el gasto público. Fortalecer la responsabilidad entre los ciudadanos y sus representantes Generar confianza Brinda transparencia al Proceso Incrementa la eficiencia y productividad Aprovecha las fuerzas de mercado Incrementa la calidad de los bienes y servicios adquiridos.

El Monitoreo y Verificación de la Contratación Administrativa DEFINEN: Productos y Servicios Requeridos Especificaciones definidas y correctas Precios competitivos Lugar requerido Tiempo y Fechas de Entregas Cantidades Verificadas Calidad Especifica Etc......

El Monitoreo y Verificación de la Contratación Administrativa CUBREN: Documentos de Licitación Licitación y condiciones Guía para la preparación de ofertas Términos de referencia o Especificaciones técnicas Contratos Condiciones técnicas y financieras Legalidad Que la información incluida es correcta y completa Informes de Evaluación Informe de Evaluación Técnica y Financiera Cumplimiento de Requisitos Legales Criterio de calificación final Informe de Inspección de Bienes Verificar la inspección y aceptación confirma términos de calidad y cantidad

ESPECIFICACIONES TECNICAS La LLAVE al Exito en Adquisiciones

Siete Derechos de Adquisiciones Productos y Servicios Adecuados Condición Precio Lugar Tiempo Cantidad Calidad

IDENTIFICACION DE: NECESIDADES Y REQUERIMIENTOS Quien Porque Cuando Donde

Comprar Valor Administrado Análisis de Valor …es un proceso sistemático multi-disciplinario basado en un equipo. Empezando en la ’fase de información' los costos y funciones de los productos o servicios son explorados en detalle.

Análisis de Valor Una Estrategia un compromiso de la gerencia y del personal trabajo en equipo efectivo entrenamientos en métodos de valor un programa continuo de proyectos contabilidad de costos exacta auditoria financiera para monitorear resultados

Los Beneficios del Monitoreo de Adquisiciones Efecto preventivo Eficiencia Puntualidad Transparencia Libera Recursos Financieros Capacitación Monitoreo Ex ante (evita que se cometan errores, del concepto hasta la entrega ) Asegura cumplimiento con la Ley y las Reglas de Adquisición Añade valor agregado (real)a los bienes y servicios contratados Dificulta la corrupción

“Que lo que se recibe es exactamente lo que se contrató” Perspectiva La Ejecución Adecuada de Cada Fase, Asegura: “Que lo que se recibe es exactamente lo que se contrató”

Revisión y Análisis de Contratos Activos Se establece un circulo de revisión legal/administrativo de cumplimientos contra obligaciones Se analizan las Especificaciones con los bienes y servicios entregados a la fecha por el contratista. Se examina el historial y cambios o tropiezos del contrato en progreso Se examinan todas las facturas y pagos realizados; con el fin de detectar sobrepago

GOBIERNO ELECTRONICO El Gobierno electrónico aumenta la eficiencia, eficacia y transparencia de la acción gubernamental. Sin embargo, sin cambio en las instituciones y los procesos hay el riesgo de que la tecnología de la información ayude a hacer más eficientemente lo que se hace mal. Esta tecnología no aporta fórmulas mágicas.

La estrategia de gobierno electrónico debe ser parte de una estrategia de fortalecimiento de la gobernabilidad democrática: es un reto de rediseño de instituciones, políticas y procesos, no solamente de introducción de tecnología. El Síndrome G.I.G.O.

Proceso de Contratación Administrativa Aceptación de productos Identificación de necesidades Desaroollo de requerimientos y preparacion de licitaciones Ultimo día de garantía Resultados Publicación Evaluacion Firma de contrato Preparación Licitación Ejecución Garantía

Estudios de Casos Nº 1 Medicamentos Nº 2 Helicópteros

VERIFICACIÓN DE ADQUISICIONES EL MINISTERIO DE SALUD PUBLICA Y ASISTENCIA SOCIAL (MSPyAS)

¿QUÉ ES UN CONTRATO ABIERTO? Un tipo de licitación que permite la compra directa por ciertas unidades gubernamentales Permite el control centralizado y la compra descentralizada Identifica a los proveedores legítimos Garantiza precios bajos Garantiza la calidad de los productos Impide las prácticas ineficientes y corruptas

EL SISTEMA NO FUNCIONA Por Que?: MSPyAS carece de la capacidad técnica - administrativa para operar el sistema Necesita optimizar su Sistema de Contratos Abiertos Solución: Contrata una empresa privada experimentada para que ayude

ESTUDIA EL SISTEMA (y halla deficiencias) MSPyAS tiene poca participación en el proceso de licitación Las normas y los reglamentos de adquisición son imprecisos El volumen de consumo de los productos se desconoce No existen especificaciones técnicas de los productos Los proveedores no son calificados Los precios no se controlan Hace falta control de calidad (no hay verificación) No existen sanciones para los proveedores malos

SOLUCIONES MSPyAS crea una unidad que participará activamente en el proceso de adquisición : prepara un pronóstico del consumo de productos genera especificaciones técnicas para todos los productos desarrolla herramientas y documentación para la adquisición sugiere regulamentos y decretos administrativos de adquisición Emisión de MPSyAS

PRONÓSTICO DE CONSUMO DE PRODUCTOS FARMACÉUTICOS Ayuda al MSPyAS a llevar a cabo una encuesta nacional del consumo de fármacos Efectúa un análisis de redundancia de los productos farmacéuticos Resultado : Reducción de la lista de los productos requeridos de 1,600 a 800

ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DE PRODUCTOS FARMACÉUTICOS Genera una lista de productos farmacéuticos según los nombres genéricos Requiere especificaciones en la rotulación Establecen requisitos de empaque e indicaciones de almacenaje Resultados: - Elimina la adquisición comercial, incrementando la competencia - Mejor calidad del producto - Dificulta la corrupción

Reglamentos Establecer banda de precios de un máximo de un 3 % PENICILINA CRISTALINA 1996 1997 PRECIO MENOR Q 2.40 Q 1.80 PRECIO MAYOR Q 16.60 Q 1.86 Pautas para seleccionar proveedores legítimos y económicamente sólidos: Comprobación de su estatus legal (estatutos, registro comercial, etc..) Emisión de garantía de licitación, garantía de cumplimiento Sanciones a proveedores en incumplimiento Resultados: 1996 > 160 proveedores 1887 > 45 proveedores

PROCEDIMIENTOS GUBERNAMENTALES El gobierno garantiza la emisión del pago dentro de 30 días, incluye índice inflacionario Los procedimientos y documentación entre oficinas gubernamentales se hacen estándar Capacitación del personal de adquisición Pautas y metodología de control de calidad

PROCESO DE ADQUISICIÓN Desarrollo e implementación del llamado a licitación estándar Cumplimiento estricto de pautas y reglamentos Implementación de herramientas automatizadas: Entregado de diskette previamente formateado a los licitantes para cotización de precios Evaluación automatizada de ofertas; ingreso de cotizaciones para comparación directa automática Evaluación de la oferta controlada por organizaciones profesionales no - gubernamentales

PARTICIPACIÓN DE EN MSPyAS Y IGSS

RESULTADOS FINANCIEROS 1997

HELICÓPTEROS PARA UTOPIA ESTUDIO HELICÓPTEROS PARA UTOPIA

HELICÓPTEROS PARA UTOPIA * * ESTUDIO SOBRE CÓMO NO LLEVAR A CABO LAS ADQUISICIONES (de los archivos)

INTRODUCCIÓN ¿Qué pasó? ¿Por qué? ¿Qué importa? ¿Se podría haber evitado? ¿Se puede corregir? ¿Qué importa?

Especificaciones Técnicas Claras “…helicópteros medianos o pesados para transportar a 12 soldados equipados para el combate…”

HISTORIA UTOPIA CONSULTOR Se emite llamada a licitación Se hacen ofertas Se revisan ofertas Revisión no decisiva Se procesa erróneamente Se pierde el proceso de 4 meses CONSULTOR Da aviso del error Prepara licitación modelo Audita revisiones de ofertas Revisión propia Emite certificados Resultados objetivos Demuestra ahorro (dinero y recursos)

PROBLEMAS Desarrollo de Documentos de Licitación Objetivo equivocado Especificaciones Técnicas Requisitos legales Criterio técnico Criterio económico Criterio de puntaje Criterio de evaluación Ningún control del proceso

EFECTOS A CORTO PLAZO Número equivocado de unidades No es el mejor valor ni la mejor inversión No es lo necesario según las necesidades

EFECTOS A LARGO PLAZO Flota no es eficaz en términos de costos El Mantenimiento es demasiado caro Se abandona o Se mantiene por encima de otras prioridades

CONCLUSIÓN LICITACIÓN DE UTOPIA MODELO 9 helicópteros por $ 11,079,208 @ Costo operativo de $ 7,650,000 MODELO 16 helicópteros por $ 5,736,966 @ Costo operativo de $ 2,490,000

La Ejecución Correcta de Cada Fase, Asegura esa Fase, pero.... Nunca corrige, ....solo perpetua y magnifica los errores de las anteriores.

EL CAMINO AL EXITO SIEMPRE ESTA EN CONSTRUCCION Anonimo

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