ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN VIII JORNADAS ARCHIVISTICAS 2008

ARCHIVOS

Artículo 32

Lineamientos para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la administración pública federal Diario Oficial del 20 de febrero de 2004

I. Disposiciones Generales II De la organización de los archivos I. Del control de gestión II. De los archivos de trámite III. Del archivo de concentración IV. Del archivo histórico V. De los instrumentos de consulta y control archivístico VI. De los expedientes de archivo De la conservación de archivos De los archivos electrónicos Transitorios

El cuadro de clasificación archivística LINEAMIENTOS PARA LA ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DELOS ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FEDERAL DOF 20/02/2004 V. De los instrumentos de consulta y de control archivístico El cuadro de clasificación archivística El catálogo de disposición documental

Artículo 32 ...Dichos criterios tomarán en cuenta los estándares y mejores prácticas internacionales en la materia.

CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS ORGANIZACIÓN INTERNACIONAL PARA LA ESTANDARIZACIÓN ISAD (G) Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAAR(CPF) Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas o Familias ISAF Norma Internacional para Actividades y Funciones de las Instituciones (versión preliminar) ISO 15489 Norma de Administración de Archivos

PARA ACTIVIDADES Y FUNCIONES ISO 15489 ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS NORMA INTERNACIONAL PARA ACTIVIDADES Y FUNCIONES DE LAS INSTITUCIONES (VERSIÓN PRELIMINAR)

ELABORACIÓN DEL CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL Identificación Valoración Regulación Control

Identificación IDENTIFICACION Consiste en la Investigación y análisis de las características de los elementos esenciales que constituyen la serie documental: El Productor Función Documento de Archivo

Identificación Compilar la información institucional: IDENTIFICACION Compilar la información institucional: Disposiciones legales Normas relativas a la creación y a los cambios estructurales de la dependencia

Identificación IDENTIFICACION Disposiciones que regulan las competencias administrativas. Normas y procedimientos

Identificación IDENTIFICACION Normas de circulación interna y externa de los documentos en la fase de producción

Identificación Entrevistar a los productores de los documentos IDENTIFICACION Entrevistar a los productores de los documentos Ubicar la procedencia institucional de la documentación Caracterizar a los documentos en relación con sus soportes

Identificación IDENTIFICACION Efectuar una descripción que comprenda el contenido informativo Relación: Serie-Función Serie-Series Serie-otras Fuentes de Información

Resultados de esta etapa IDENTIFICACION Conocer la evolución del sujeto productor Identificar las funciones del organismo y de cada una de unidades administrativas productoras de los documentos Identificar series documentales Conocer tramites y procedimientos

Valoración IDENTIFICACION Consiste en el análisis y la determinación de los valores, para fijar sus plazos de acceso, transferencia, conservación o eliminación

VALORACIÓN Es el proceso de análisis de la información desde diferentes ópticas , y a partir de los resultados de dicho análisis se establece su utilidad o valor a lo largo de su ciclo de vida, y se asigna tiempo y espacio de conservación o eliminación

VALORACIÓN ACTIVA INACTIVA SEMIACTIVA SERIE SERIE SERIE SERIE SERIE SECUNDARIA PRIMARIA ACTIVA INACTIVA SEMIACTIVA VALORACIÓN SERIE SERIE SERIE SERIE SERIE SERIE SERIE

VALORACIÓN PRIMARIA IDENTIFICACIÓN Y DETERMINACIÓN DE LOS PLAZOS Y MODALIDADES DE USO DE LOS DOCUMENTOS POR PARTE DE LAS INSTITUCIONES QUE LOS PRODUCEN O CONSERVAN VIGENCIA es la necesidad institucional de retener por determinado tiempo sus documentos

CRITERIOS DE VALORACIÓN PRIMARIA CUAL QUE QUIEN COMO ADMINISTRATIVO DETERMINAR EL PLAZO O EVENTO PARA QUE EL TRÁMITE O LA ACTIVIDAD CON LA QUE SE RELACIONAN LOS DOCUMENTOS QUEDE CONCLUÍDO O PRESCRITO EL AREA TRAMITADORA CON EL APOYO DEL ARCHIVISTA DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA MEDIANTE EL ANÁLISIS DE LOS PERIODOS DE TRÁMITE, FRECUENCIA DE CONSULTA Y NORMAS DE PRESCRIPCIÓN APLICABLES JURÍDICO O LEGAL DETERMINAR EL PLAZO O EVENTO PARA QUE LOS DERECHOS U OBLIGACIONES CERTIFICADOS POR LOS DOCUMENTOS CESEN O PRESCRIBAN EL AREA TRAMITADORA CON EL APOYO DEL ARCHIVISTA Y LA SUPERVISIÓN Y VALIDACIÓN DE LA DIRECCIÓN JURÍDICA DE LA DEPENDENCIA MEDIANTE LA LEGISLACIÓN APLICABLE QUE ACREDITE DERECHOS U OBLIGACIONES JURÍDICAS, ASÍ COMO EL PLAZO DE PRESCRIPCIÓN DE LOS MISMOS FISCAL DETERMINAR EL PLAZO O EVENTO PARA QUE CESE O PRESCRIBA LA NECESIDAD DE COMPROBAR O JUSTIFICAR LOS GASTOS DE LOS RECURSOS PÚBLICOS EL AREA TRAMITADORA CON EL APOYO DEL ARCHIVISTA Y LA SUPERVISIÓN Y VALIDACIÓN DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS DE LA DEPENDENCIA Y DE LA DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL MEDIANTE LA NORMATIVIDAD TÉCNICA Y JURÍDICA VIGENTE QUE JUSTIFIQUE EL MANEJO Y USO DE FONDOS, ASÍ COMO EL PLAZO O EVENTO QUE CANCELA SU UTILIDAD PROBATORIA

VALORACIÓN SECUNDARIA ES LA IDENTIFICACIÓN Y APLICACIÓN DE LOS USOS QUE LOS DOCUMENTOS TENDRÁN PARA LA INVESTIGACIÓN CIENTÍFICA Y SOCIAL EN TODOS SUS CAMPOS, ASÍ COMO SU UTILIDAD COMO FUENTES DE INFORMACIÓN DE CARÁCTER ÚNICO O PERMANENTE.

CRITERIOS DE VALORACIÓN SECUNDARIA CUAL QUE QUIEN COMO EVIDENCIAL DETERMINAR SI TIENE VALOR PERMANENTE EN VIRTUD DE DERECHOS Y OBLIGACIONES IMPRESCRIPTIBLES GRUPO INTERDISCIPLINARIO DE ARCHIVISTAS Y ESPECIALISTAS EN DIFERENTES AREAS DE INVESTIGACIÓN MEDIANTE EL ANÁLISIS DE LA LEGISLACIÓN NORMATIVA NACIONAL E INTERNACIONAL (APLICACIÓN DE MUESTREO) TESTIMONIAL DETERMINAR SI DA CUENTA DE ASPECTOS DE LA EVOLUCIÓN DE LA INSTITUCIÓN MEDIANTE EL ANÁLISIS DE LOS PROPIOS DOCUMENTOS QUE DAN CUENTA DE LA EVOLUCIÓN INSTITUCIONAL (APLICACIÓN DE MUESTREO) INFORMATIVO DETERMINAR SI LA INFORMACIÓN ES ÚTIL A LA SOCIEDAD Y SU APLICACIÓN A CUALQUIER CAMPO DE INVESTIGACIÓN MEDIANTE EL ANÁLISIS DE LAS CORRIENTES Y LAS FUENTES DE INVESTIGACIÓN, ETC. (APLICACIÓN DE MUESTREO)

RESULTADOS DE LA VALORACIÓN • Conformación de las series con sus características generales, incluyendo el expediente tipo. • Estudio comparativo de las series complementarias (a) y paralelas (b) de las distintas unidades administrativas, indicando dónde se encuentran. • Elaboración de propuestas de valoración de cada serie documental con expresión de sus plazos de transferencia, conservación o eliminación y plazos de acceso.

RESULTADOS DE LA VALORACIÓN • Disponer de la información necesaria sobre el plazo de prescripción de los valores administrativo, legal, fiscal o contable. • Establecer los plazos de permanencia de cada serie documental en los archivos de trámite o de concentración. • Eliminar los ejemplares duplicados de cada serie. • Identificar la posibilidad de desarrollo de valores secundarios.

OTROS CRITERIOS A CONSIDERAR Criterio de procedencia y evidencia: son más valiosos los documentos que proceden de una institución o sección de rango superior en la jerarquía administrativa. Los documentos de unidades administrativas de rango inferior son importantes cuando reflejan su propia actividad irrepetible. Criterio de contenido: es mejor conservar la misma información comprimida que extendida (ej.: informes anuales y no mensuales). Criterio diplomático: es preferible conservar un original que una copia. Criterio cronológico: fecha determinada por cada dependencia o entidad a partir de la cual no se puede realizar ninguna eliminación.

REGULACIÓN En esta fase se elaborará e integrará el catálogo de disposición documental en los formatos establecidos, determinando con toda claridad los plazos de conservación y las técnicas de selección.

REGULACIÓN El Catálogo de disposición documental se integrará por: Textos o anexos que sustenten el proceso de elaboración y aseguren su comprensión y aplicación. • Registro de todas y cada una de las series documentales con sus plazos de conservación y técnicas de disposición documental.

REGULACIÓN El Catálogo de disposición documental se integrará por: • Introducción o presentación. Aquí se explicará el contexto institucional de la dependencia o entidad correspondiente. • Marco legal. Debe incluir, además de la referencia a la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y a los Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. la base jurídica institucional.

RESULTADOS DE ESTA ETAPA Integrar, en un formato electrónico susceptible de actualizarse permanentemente, el Catálogo de disposición documental. • Contar con un instrumento de consulta y control archivístico que permita conocer con precisión los plazos de conservación de los documentos en cada uno de los momentos del ciclo vital, así como controlar su accesibilidad y regular su transferencia.

RESULTADOS DE ESTA ETAPA 5C        RECURSOS FINANCIEROS T. valor AC DISPOSICIÓN AT. 5C.2   Programas y proyectos sobre recursos financieros administrativo 3 0 3 BAJA 5C.3  Gastos o egresos por partida presupuestal contable 3 2 5 BAJA 5C.4       Ingresos contable 2 3 5 BAJA 5C.5       Libros contables contable 4 1 5 PERMANENTE 5C.6        Registros contables (glosa) contable 3 2 5 BAJA 5C.7        Valores financieros contable 1 4 5 MUESTREO

CONTROL Es la última fase y consiste en validar y aplicar el Catálogo de disposición documental.

CONTROL Recabar las firmas de los funcionarios autorizados. Aprobar y validar el Catálogo, por parte de la Coordinación de Archivos y el Comité de Información. Remitir a las instancias correspondientes, si fuera el caso, el Catálogo para su validación y registro mediante el Coordinador de archivos de la dependencia o entidad. Difundir el Catálogo y establecer los mecanismos para su permanente actualización.

RESULTADOS DE ESTA ETAPA DAR CUMPLIMIENTO A LAS DISPOSICIONES EN LA MATERIA Y CONTAR CON UN DOCUMENTO TECNICO QUE NOS PERMITA REGULAR EL FLUJO DOCUMENTAL SE DEPURAN SE DETARMINA SU DESTINO FINAL DOCUMENTOS GENERADOS O RECIBIDOS SE TRAMITAN SE CUSTODIAN SE CONSERVAN ARCHIVO DE TRÁMITE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN ARCHIVO HISTORICO

CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL ES EL REGISTRO GENERAL, SISTEMÁTICO Y NORMALIZADO DE LOS VALORES DE DISPOSICIÓN DE TODOS LOS DOCUMENTOS EXISTENTES, YA SEA PRODUCIDOS O RECIBIDOS EN UN SISTEMA ADMINISTRATIVO

FONDO Serie Sección 4C RECURSOS HUMANOS 4C.3 EXPEDIENTE ÚNICO DE PERSONAL Filiación FM2 (en su caso) Dispensa de edad (en su caso) Cartilla de Liberación (en su caso) Comprobantes de domicilio Acta de Nacimiento Constancia máxima de estudios Licencias sin goce de sueldo Licencias con goce de sueldo Licencias médicas o cuidados maternos del ISSTE Suspensiones temporales en sueldos y funciones Comisiones Estímulos y recompensas Actas administrativas Días Económicos Alta acreedor a pensión Integración de antigüedad Expediente Comprobantes de cursos de capacitación Tipos documentales Renuncia Licencia pre jubilatoria Hoja de servicio Dictámenes o actas de accidentes de trabajo Contratos Movimientos únicos (FUNP)

VALIDACIÓN FORMALIZACIÓN CAPACITACIÓN IDENTIFICACIÓN JERARQUIZACIÓN CODIFICACIÓN VALIDACIÓN FORMALIZACIÓN CAPACITACIÓN