Rediseño de Procesos

Qué es rediseño de procesos? busca lograr mejoras graduales en el rendimiento de los procesos Capacidad de respuesta para poder responder y adaptarse de manera oportuna Usuario Satisfaciendo a los usuarios del proceso

Cómo rediseño mis procesos?

5 Metodología Identificación de actividades criticas Prueba ácida (Agrega valor) Vital (Poco Valor) Sospechosa (No agrega valor) Critica Metodología Controles Proceso Usuario Identificación de actividades criticas Información de la valoración de riesgos 5

Se aplica la prueba ácida a todo el proceso?

Depende de la complejidad Utilice las dos herramientas La prueba acida puede utilizar en parte de las actividades 2 1

Qué obtengo en este proceso ?

Lista de actividades clasificadas Descripción de las actividades Clasificación 1. Inicio del proceso 2. Vital 3. 4 Critica 5 6. Sospechosa 7.

Qué decisión debo tomar con respecto a las actividades vitales, sospechosas o críticas ?

Simplifique Elimine Vital Estrategias Critica Sospechosa Sospechosa Actividades Elimine Simplifique

Sospechosa Critica 1. La elimino si no va en contra del marco normativo y si fuera este caso? Actividades Elimine Estrategia

Si la normativa me obstaculiza el rediseño? Interno Analice y actualice Institucional y externos Registro y comuníquelo al ente competente ( Comisión revisoría de Normativa Institucional) Indique la normativa relacionada con el proceso Indique la normativa y apartado de esta que obstaculice el rediseño.

Por que tenemos que identificar la normativa? Ley 8220 Promueve realizar una mejor labor de regulación, eliminando requisitos innecesarios, creando coordinación entre la misma Institución y otros entes

Si no la puedo eliminar…..la simplifico Sospechosa Critica Si no la puedo eliminar…..la simplifico Actividades Elimine Estrategia

Vital Sospechosa Critica Actividades Simplifique Estrategias

Identificar alguno de los siguientes factores Tiempo Ejemplos Traslados 2 días Demoras en escritorio 1 Semana Caída sistema ½ día

Identificar alguno de los siguientes factores Relevancia Ejemplo Formularios Institucionales No se completan todos los apartados Tareas desde hace “x” años Requisitos

Identificar alguno de los siguientes factores Duplicidad Ejemplo Controles por parte Controles por parte Jefatura Dirección Control por parte del Encargado

Identificar alguno de los siguientes factores Requisitos excesivos Ejemplo: Formularios Procedimientos

Formularios Uniformes Deberán implantarse formularios uniformes para: el procesamiento, traslado y, registro de todas las transacciones que se realicen en la Institución. Contarán con una numeración preimpresa consecutiva que deberá controlarse permanentemente. Establecerán los respectivos controles para la emisión y custodia de tales formularios.

Capacidad de producción Ejemplo Capacidad respuesta Máquinas obsoletas Unidades

Reprocesos Ejemplos Revisión de Patrono sancionado Revisiones por Dirección, Jefatura, encargado

Inspecciones y controles Son efectivas? Inspecciones y controles Ejemplo Revisiones de Jefatura

Recargo de funciones Ejemplo Encargado de adquisiciones, comisión de compras

Separación de Funciones Incompatibles Registro Autorización Operación Custodia

Entonces debo considerar la ley de Control Interno para el rediseño?

SI

Sistemas de Información Ejemplo Sistemas no generan información oportuna

Accesible Calidad Oportuna Suficiente Actualizada Contar con procesos que permitan identificar, registrar y comunicar información confiable, relevante, pertinente y oportuna; para el cumplimiento adecuado de sus responsabilidades. Armonizar los sistemas de información con los objetivos institucionales Calidad

Posibles alternativas para Simplificar Ayuda tecnológica Uniformidad e integrar formularios Distribución de espacio físico Trasladar la actividad al usuario Estudio de cargas de trabajo Estas soluciones pueden ser diversas y de acuerdo con los recursos disponibles

Diciembre del 2008 (un proceso) Diseñe Actualice el procedimiento Implemente Plan Grupo de trabajo Presupuesto Mejore continuamente Monitoreo constante Considere la guía recomendada (Cap. 2)

Qué se obtiene como producto?

Mejora la satisfacción del usuario Procedimiento actualizados Mejora de coordinación y comunicación Reducción de tiempo, costos. Mejora la satisfacción del usuario

Levantar y Documentar sus procesos Valoración de riesgo Rediseño de procesos Procedimiento Hoy Riesgos por proceso Procedimientos Optimizados Mejora continua

Simplificación de trámites Qué relación tiene el rediseño de proceso con la simplificación de trámites? Rediseño Elimino Simplifico Proceso Rediseño Simplificación de trámites Trámite

Seguir haciendo lo mismo o ……. Asumir un desafío Integrador