CIDE Lic. Fabricio Moreno Baca 2014 UNIDAD 2 GENERAR LA COMUNICACIÓN DE LA EMPRESA DE MANERA MANUAL Y /O ELECTRONICA CIDE Lic. Fabricio Moreno Baca 2014

GENERAR LA COMUNICACIÓN DE LA EMPRESA DE MANERA MANUAL Y /O ELECTRONICA Gestión de documentación administrativa. Todas las organizaciones y todas las personas tienen documentación administrativa. Las oficinas comerciales, agencias gubernamentales, organizaciones sin fines de lucro, instituciones educativas, e instalaciones médicas –sólo por nombrar algunas– deben tratar con enormes cantidades de documentación administrativa cada día. Los ejecutivos y el personal de soporte están inundados con datos e información en diversos formatos. Un documento administrativo es cualquier cosa que proporciona información. Un documento administrativo puede estar en cualquier tipo de medio: papel o electrónico, digital o análogo, magnético u óptico. En el entorno tecnológico de hoy las organizaciones deben aprender cómo manejar esta documentación administrativa de modo que pueda ser utilizada según sea necesario en el futuro. La documentación administrativa debe ser administrada desde el momento en que es creada o recibida, y durante la distribución, utilización y retención, hasta que finalmente es destruida o archivada en forma permanente.

La Gestión de documentos es el conjunto de tareas y procedimientos orientados a lograr economía y eficiencia en la creación, el mantenimiento, el uso y la disposición de los documentos de una organización durante todo su ciclo de vida y de hacer que la información que contienen esté disponible en apoyo del quehacer de esa organización y de los usuarios externos a ella que lo requieran. Desarrollo de la gestión documental. Durante siglos, la gestión documental en las organizaciones fue el dominio exclusivo de administradores, archiveros y bibliotecarios, cuyas herramientas manuales básicas eran los libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas y estanterías en que se guardan los documentos de papel (y más tarde los audiovisuales y los documentos en soportes magnéticos u ópticos), los ficheros o kárdex que permiten hacer referencias cruzadas y una larga lista de técnicas de recuperación de información mediante sistemas de codificación y clasificación. Más recientemente se fueron sumando a ellos los informáticos, que son cada vez más necesarios debido a la complejidad y nivel de sofisticación que van alcanzando los sistemas computacionales de apoyo de la actividad administrativa. El uso del computador en la gestión documental se inicia en la práctica a partir de las grandes bibliotecas nacionales anglófonas, la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos de América y la British Library, que en los años 60 del siglo XX crean programas de bases de datos conocidos como MARC (Machine Readable Cataloguing) o Catalogación leíble por computador. Poco después se comienza también a usar registros computarizados para inventariar documentación administrativa en soporte papel. Cuando el uso de las tecnologías de información y comunicación se hizo común en la administración pública y privada, con el inicio de las bases de datos y la aparición de los procesadores de textos y otras aplicaciones ofimáticas, y sobre todo con la llegada del correo electrónico, surgió la necesidad de capturar y conservar también documentos que nacen, viven y mueren en formato electrónico. Conseguir esto representó un nuevo salto en la complejidad y exigencias a los sistemas informatizados y en la forma de pensar de los administradores y archiveros.

En la actualidad, coexisten en el mundo los más diversos sistemas de gestión documental: desde el simple registro manual de la correspondencia que entra y sale, hasta los más sofisticados sistemas informáticos que manejan no sólo la documentación administrativa propiamente tal, venga ella en papel o en formato electrónico, sino que además controlan los flujos de trabajo del proceso de tramitación de los expedientes, capturan información desde bases de datos de producción, contabilidad y otros, enlazan con el contenido de archivos, bibliotecas, centros de documentación y permiten realizar búsquedas sofisticadas y recuperar información de cualquier lugar. Las empresas deben, en definitiva, ser capaces de gestionar de manera sistemática e integrada todos sus recursos de información, ya sea bajo la forma de información capturada del exterior o generada en el interior de la propia empresa, superando la disgregación de la información en diversos almacenes y unidades de gestión separadas y sin comunicación. Propósitos de la gestión documental. En líneas generales, puede decirse que, la gestión de documentos se ocupa de todos los procesos por los cuales la información registrada ayuda a las instituciones a satisfacer sus necesidades operativas y administrativas y sus necesidades de rendición de cuentas. La gestión de documentos no tiene un fin en si misma: es un componente decisivo de la actividad administrativa y, en un sentido más amplio, un pilar para el funcionamiento eficiente de los organizaciones, y con el tiempo, de la sociedad en general. La eficiencia de las instituciones se basa en el acceso oportuno a la información cuando esta es requerida. La gestión de documentos es fundamental para la formulación de políticas, la toma de decisiones, las operaciones administrativas y la rendición responsable de la organización. El proceso de la gestión de documentos capta pruebas de las transacciones de una organización, documenta sus actividades y sus decisiones, y proporciona un acceso fácil a esas pruebas. La gestión de documentos permite a una institución crear, mantener, usar, guardar y hacer una evaluación de sus documentos de una manera eficaz y eficiente en función de su costo y disponer de ellos para su destrucción o guarda permanente en función de su valor continuo. La gestión de documentos promueve la agrupación y la distribución de la información, y contribuye al buen uso de los antecedentes y de la experiencia de la organización. La gestión de documentos también hace posible que la organización esté en condiciones de controlar el volumen de los documentos que produce, recibe y almacena. Esto no sólo es importante por razones de economía y eficacia ya que el mantenimiento de documentos es costoso; también promueve la eficiencia operativa al mejorar el acceso a la información mediante la baja de los documentos que ya no se necesitan en las transacciones corrientes. Por último, la gestión de documentos con programas de evaluación controla el retiro y la disposición de los documentos, una vez que su valor para los propósitos administrativos se ha extinguido.

Tomando en cuenta los conceptos de la administración de documentos mencionados anteriormente, podemos resumir los propósitos de la gestión de documentos de la manera siguiente: 1. gestionar los documentos durante todo su ciclo de vida, comenzando por el diseño de un programa de atención y conservación de documentos hasta la baja de los documentos o su transferencia y atención en los archivos históricos; 2. proporcionar servicios para satisfacer las necesidades y proteger los intereses de la organización, su personal y sus clientes o usuarios; 3. lograr documentación completa, precisa, confiable y utilizable para satisfacer sus necesidades legales, de regulación, probatorias y de rendición de cuentas; 4. gestionar los documentos como recursos documentales; 5. fomentar la eficiencia y la economía mediante prácticas de mantenimiento de documentos bien concebidas.

Ventajas de la gestión documental. Gestión y control efectivo: sencillez, rapidez y ahorro De una forma sencilla, la organización tiene acceso instantáneo a toda la documentación necesaria para su actividad de negocio, con las ventajas añadidas de la eliminación de desplazamientos, reducción de tiempo de consultas y tareas de archivo, ahorro de espacio físico, resolución del problema de localización de documentos… Uso racional de los recursos La gestión documental facilita que la información se comparta y se aproveche de forma más eficiente y como un recurso colectivo. Como consecuencia, se reducen drásticamente situaciones como la duplicidad de documentos archivados, fotocopias innecesarias, dobles grabaciones de datos, etc. Seguridad y fiabilidad Información, documentos, etc. de gran valor para la organización pueden custodiarse en locales de alta seguridad, garantizando su perfecto estado de conservación mientras que, para el uso diario, se dispone de su réplica electrónica. Productividad y valor añadido Una gestión documental, además de ahorro de costes, genera una productividad y valor añadido adicionales, originados por el rápido acceso a la información dentro de la organización y su posterior distribución, sin necesidad de trasladar los documentos.

Desventajas de la gestión documental. Si bien es cierto de las desventajas más comunes que tiene la aplicación de una nueva tecnología es el factor económico y más estas denominadas TI (Tecnologías de Información), es así como damos un ejemplo del costo en PESOS de un Sistema de Gestión Documental. Ejemplo: Tabla de costos: Cuantificación Económica del Nuevo Sistema # Concepto Costo PESOS 1 Estructuración y Organización del Sistema 5,068.00 2 Implantación del Sistema Informático 4,030.00 3 Formación (Nivel Básico y Avanzado) 8,568.00 4a Creación de la Base de DatosIncluyendo Catalogación Retrospectiva 112,148.00 4b Creación de la Base de DatosSin incluir Catalogación Retrospectiva 1,908.00 5 Incorporación de las bibliotecas al Sistema 1,086.00 6 Mantenimiento del Sistema (un solo pago anual) 9,300.00 Las dos opciones de costos que habrían del sistema serian: A1 IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA (Con Catalog. Retro) 130,900.00 A2 IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA (Sin Catalog. Retro) 20,660.00 A pesar que este análisis de costos es obviamente muy superficial esperamos dar una luz respecto de los costos de un Sistema de Gestión Documental y como la inversión puede ser una desventaja de esta TI.