APOYO TÉCNICO PARA LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA A 2013 Y LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE SEGUIMIENTO GERENCIAL Propuesta Febrero de 2009

AGENDA  Antecedentes  Objetivos  Alcance y organización del trabajo  Equipo de trabajo  Calificaciones de B.O.T.  Propuesta Económica Pág. - 1

EL ACOMPAÑAMIENTO APUNTARÁ A FORTALECER LOS ELEMENTOS DE PLANEACIÓN YA PRESENTES EN LA SNR Principales componentes de la planeación estratégica ¿Qué hay en la SNR?Concentración del acompañamiento  Visión compartida a largo plazo  Clara visión a 2011 que gira alrededor de la interconexión de oficinas  Plan Estratégico Institucional  Construcción colectiva con participación de las directivas de las áreas que permita una refinación de la visión de la SNR a 2013  Planes de acción por área/proceso  Planes anuales de gestión (PAG) por área para 2008 (2009 en construcción)  Acuerdos de gestión por área  Planes de mejoramiento con Contraloría  Planes de inversión por área  Refinación de indicadores vigentes con orientación hacia el cliente  Desarrollo de nuevos indicadores de alcance estratégico  Articulación de planes y programas  Revisión de coherencia entre planes y presupuesto  Sistema de seguimiento gerencial  Cuadro de mando integral conceptual (en proceso de implementación)  Formatos de seguimiento a planes anuales de gestión  Reportes trimestrales de seguimiento  Diseño e implantación de sistema que permita el seguimiento integral de los planes  Articulación del seguimiento gerencial con el del Ministerio del Interior y de Justicia  Instauración de una cultura de seguimiento gerencial para la toma de decisiones y correctivos y la calificación del desempeño Pág. - 2

AGENDA  Antecedentes  Objetivos  Alcance y organización del trabajo  Equipo de trabajo  Calificaciones de B.O.T.  Propuesta Económica Pág. - 3

OBJETIVOS Pág. - 4 Objetivo general Apoyar a la Superintendencia de Notariado y Registro en la formalización de su plan estratégico y la implantación de su sistema de seguimiento gerencial Objetivo general Apoyar a la Superintendencia de Notariado y Registro en la formalización de su plan estratégico y la implantación de su sistema de seguimiento gerencial Objetivos específicos  Apoyar a la entidad a formular el plan estratégico a 5 años para la entidad  Apoyar a la entidad a desdoblar los planes de acción correspondientes a las diferentes dependencias  Apoyar a la entidad en la implantación inicial y transferencia de la operación del sistema de seguimiento gerencial Objetivos específicos  Apoyar a la entidad a formular el plan estratégico a 5 años para la entidad  Apoyar a la entidad a desdoblar los planes de acción correspondientes a las diferentes dependencias  Apoyar a la entidad en la implantación inicial y transferencia de la operación del sistema de seguimiento gerencial

AGENDA Pág. - 5  Antecedentes  Objetivos  Alcance y organización del trabajo  Equipo de trabajo  Calificaciones de B.O.T.  Propuesta Económica

FASES Pág. - 6 Duración total = 3 meses 1 ¼ mes Fase 2Fase 1 Lineamientos de visión compartida Planes de acción ¾ mes Fase 3 Sistema de seguimiento gerencial 1 mes

FASE 1- LINEAMIENTOS DE VISIÓN COMPARTIDA Pág. - 7 Actividades Productos terminados  Documento con conclusiones del taller con lineamientos de visión  Entrevistas (#8-10 directivas en Bogotá) y encuestas (vía web a segundo nivel y oficinas) de diagnóstico organizacional con base en los componentes de: □Misión □Visión compartida □Estructura □Procesos  Taller 1: 1 día completo con participación de directivas tanto del orden nacional como regional para establecer: □DOFA organizacional □Principales retos por superar □Metas a 2013  Consolidación de conclusiones del taller □Herramientas de información □Habilidades □Compromiso Duración total = 3 meses 1 ¼ mes Fase 2Fase 1 Lineamientos de visión compartida Planes de acción ¾ mes Fase 3 Sistema de seguimiento gerencial 1 mes Apoyar a la entidad en:

FASE 2- PLANES DE ACCIÓN Pág. - 8  Diseño de metodología y esquema de trabajo para formulación de planes de acción por área (#8-10) en coordinación con MIJ  Apoyo a cada área para el desdoblamiento de los planes de acción por área con: □Metas principales (PAGs) □Componentes y actividades □Niveles de responsabilidad □Prioridad de esfuerzos para definición de cronograma □Presupuesto y fuentes de financiación  Presentación de plan estratégico de la entidad ante Comité Directivo del estudio Actividades Productos terminados  Documento con plan estratégico de la SNR Duración total = 3 meses 1 ¼ mes Fase 2Fase 1 Lineamientos de visión compartida Planes de acción ¾ mes Fase 3 Sistema de seguimiento gerencial 1 mes Apoyar a la entidad en:

FASE 3- SISTEMA DE SEGUIMIENTO GERENCIAL Pág. - 9 Actividades Productos terminados  Documento con 1era medición del sistema de seguimiento gerencial Duración total = 3 meses 1 ¼ mes Fase 2Fase 1 Lineamientos de visión compartida Planes de acción ¾ mes Fase 3 Sistema de seguimiento gerencial 1 mes  Diseño del sistema de seguimiento gerencial con documentación de: □Cuadro de mando estratégico (ver ejemplo)ver ejemplo □Procesos para su aplicación (tiempos, responsables, formatos en Excel y Powerpoint)  Capacitación a “dueño” del sistema de seguimiento gerencial (Oficina de Planeación, Asesor de Dirección, u otro definido por la Dirección)  Apoyo al “dueño” del sistema para la realización de la 1era medición mensual  Presentación ante Comité Directivo del estudio del 1er informe mensual de seguimiento gerencial Apoyar a la entidad en:

Pag - 10 Leyenda  100%  90%  75% < 75% (1) Última actualización 30/06/2007. (2) Las actividades y resultados cumplidos en su totalidad con anterioridad a 45 días dejan de contabilizados en el SIG. Fuente: ACR; análisis B.O.T. Proyectos Planeación, Tecnología e Información 94% Unidad de Asuntos Legales 98% Dirección de Reintegración Social 97% Dirección de Reintegración Económica 85% Red Nacional de Atención88% Unidad Administrativa y Financiera 94% Oficina de Comunicaciones y Prensa 100% Dirección de Trabajo con Comunidades 98% Oficina del Alto Consejero Presidencial 87% TOTAL93% Cumplimiento Jun30 (gestión y resultados %) (2) CUADRO DE MANDO ESTRATÉGICO Nivel de cumplimiento por proyecto, % Evolución avance total (1) = Regresar

AGENDA Pág  Antecedentes  Objetivos  Alcance y organización del trabajo  Equipo de trabajo  Calificaciones de B.O.T.  Propuesta Económica

ESQUEMA ORGANIZACIONAL SUGERIDO Y DEDICACIÓN DE TIEMPO % Director Consultor senior (planeación estratégica) Daniel Aldana - dedicación parcial SNR B.O.T. Comité Directivo del estudio Ministro Viceministro de Justicia Superintendente Superintendentes delegados Secretario General Gerente de enlace (1) (1) Se recomienda que sea un funcionario de alto nivel. Analista Mauricio Agudelo – 50% Ingeniero Industrial/ economista - 100% Pag - 12 Dedicación parcial

AGENDA  Antecedentes  Objetivos  Alcance y organización del trabajo  Equipo de trabajo  Calificaciones de B.O.T.  Propuesta Económica Pág. - 13

CONCENTRACIÓN DE NUESTROS PROYECTOS Distribución por sectorDistribución por área funcional 51 proyectos desde nuestra fundación en 2002 Pag - 14

NUESTROS PROYECTOS Algunos ejemplos de nuestros proyectos Descripción General Alta Consejería para la Competitividad Alta Consejería para la reintegración de desmovilizados Estrategia / Competitividad B.O.T. realizó el diagnóstico del arreglo institucional colombiano para la competitividad, y diseñó el nuevo arreglo cuya aplicación se formalizó por decreto en la creación de la Comisión Nacional de Competitividad (CNC) integrada por el sector público y el sector privado, y la organización del Sistema Nacional de Competitividad. El estudio incluyó la propuesta de rediseño de las oficinas encargadas en el DNP y el MCIT. A continuación la Alta Consejería para la Competitividad con el apoyo del BID contrató a B.O.T para realizar la implementación inicial del Sistema. Tras 4 meses B.O.T gerenció la realización de las 2 primeras sesiones de la CNC, la instalación de 4 Comisiones regionales, y la implantación de un sistema de seguimiento para las metas de competitividad del país en Rediseño organizacional B.O.T. realizó la reingeniería organizacional para la Alta Consejería para la Reintegración de los desmovilizados, y la acompañó en su implementación inicial. Al cabo de 6 meses la ACR ya estaba funcionando bajo el esquema propuesto con un alto cumplimiento de los objetivos trazados medido a través de un sistema de información gerencial, y pasó de tener el 63% de su gasto nómina concentrado en Bogotá a solo el 27%, con la operación de una red con 29 sedes en todas las regiones del país. Arquitectura organizacional / proyección financiera El DNP lidera el Programa de Renovación de la Administración Pública. Por diez meses B.O.T. gerenció el diseño gerencial y financiero, la operación inicial y la institucionalización del Programa, al cabo de los cuales dejó 78 entidades rediseñadas con un enfoque de servicio al ciudadano y unos ahorros anuales estimados en US$150 millones. Departamento Nacional de Planeación Pag - 15

Descripción General NUESTROS PROYECTOS Algunos ejemplos de nuestros proyectos 2 empresas de servicios jurídicos Fusión/ estrategia / proyección financiera B.O.T. apoyó a las 2 empresas líderes del sector de servicios jurídicos a definir su estrategia de integración de tal manera que se maximizara la captura de sinergias de ingreso y costo. El proyecto incluyó la valoración financiera de las sinergias, la reingeniería del área de servicios de apoyo y la redefinición de la estrategia y los procesos para las unidades de negocios. Planeación estratégica/ proyección financiera La Universidad El Rosario – una de las tres universidades con más trayectoria en el país – comprometió hace 2 años y medio un gran esfuerzo en el diseño de su proyecto institucional para el año B.O.T. implantó el modelo financiero y organizacional que aún guía la planeación estratégica a la Universidad. Universidad del Rosario Planeación estratégica / Seguimiento gerencial / Arreglo institucional B.O.T. esta apoyando al Comité de Coordinación Interinstitucional creado para la implementación de la ley de Justicia y Paz, en el ajuste de su estructura y funciones, la formulación de un plan de acción y la implantación de un sistema de seguimiento gerencial. OIM- Ministerio del Interior y de Justicia Pag - 16

Descripción General Evaluación de proyectos B.O.T. construyó unas bases de datos a partir de las 468 experiencias de alianzas identificadas y los 51 casos documentos en profundidad y realizó una caracterización de los mismos, una evaluación de los resultados e impactos e identificó algunos factores claves para la conformación de alianzas exitosas entre el sector público, privado y las organizaciones comunitarias, para el caso colombiano NUESTROS PROYECTOS Algunos ejemplos de nuestros proyectos Colciencias Evaluación de proyectos B.O.T. siguió su metodología estándar para realizar la evaluación de los programas de financiación de maestrías y doctorados La evaluación incluyo la medición de impacto con base en un diseño cuasi-experimental, la conformación de grupos de comparación con postulantes rechazados y beneficiarios de programas comparables, y una propuesta de rediseño de los programas para maximizar su impacto en el Sistema Nacional de Innovación. Fundación Corona Archivo General de la Nación Rediseño organizacional B.O.T. acompañó al Ministerio de Cultura en la revisión y fortalecimiento de las funciones y procesos, la estructura organizacional y la planta de personal del AGN como insumo para lograr el adecuado cumplimiento de su misión de promover la organización, conservación y consulta del patrimonio documental de la Nación y la óptima administración y gestión del Sistema Nacional de Archivos. Pag - 17

Organización núcleo Pag - 18 ¿QUIÉNES SOMOS? Algunos de nuestros consultores Organización núcleo Socio Gerente B.O.T. MSc. en Tecnología y Políticas Públicas de MIT Socio-Gerente de B.O.T. En 51 proyectos en temas de estrategia y reestructuración de empresas privadas y entidades públicas Consultor McKinsey & Co. en temas de finanzas, estrategia y organizaciones Asesor Alcaldía de Bogotá - Administración Peñalosa Asesor BID : conocimientos en políticas de innovación Profesor MBA e Ingeniería Industrial- Universidad de los Andes Daniel Aldana Consultor senior B.O.T. MBA con concentración en TICs de University of Strathclyde Glasgow, UK Asesor de la Alta Consejería Presidencial para el diseño de la estrategia nacional de Competitividad Amplia experiencia en diseño de planes de negocio Economista de la Dirección de Infraestructura del Departamento Nacional de Planeación Economista y MSc. de Uniandes Mauricio Agudelo Analistas Ingenieros Industriales y economistas con alto desempeño académico y experiencia en desarrollo de análisis cuantitativos con herramientas estadísticas

AGENDA  Antecedentes  Objetivos  Alcance y organización del trabajo  Equipo de trabajo  Calificaciones de B.O.T.  Propuesta Económica Pág. - 19

El valor económico de la propuesta es por COL$ 63 millones más IVA Pág Notas:  La oferta es a valor fijo e incluye todos los honorarios por servicios profesionales, gastos administrativos y otros costos indirectos de la consultoría.  No incluye gastos de logística para la realización de talleres tales como alquiler de salones o refrigerios para los asistentes. Dichos rubros deberán ser costeados por la parte contratante.  La forma de pago sería 25% a la entrega de un plan de trabajo detallado y 25% a la entrega del informe de cierre de cada una de las 3 fases.  La oferta económica tiene una validez de treinta (30) días calendarios, contados a partir de la fecha de su remisión.

APOYO TÉCNICO PARA LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA A 2013 Y LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE SEGUIMIENTO GERENCIAL Propuesta Febrero de 2009