PLAN DE ACCIÓN CORRECTIVA (PAC) Estado Libre Asociado de Puerto Rico Oficina del Contralor San Juan, Puerto Rico PLAN DE ACCIÓN CORRECTIVA (PAC) Buenos Días: Por: Miriam Flores Santiago Coordinadora Plan de Acción Correctiva Natanael Arroyo Cruz Gerente de Auditoría División de Corporaciones Públicas

¿Qué es el PAC? Es un mecanismo para dar seguimiento y lograr que se cumpla con las recomendaciones hechas en nuestros informes de auditoría Cumple con dos propósitos primordiales: Mejorar la Administración Pública Mejorar la utilización de la propiedad y los fondos públicos El Plan de Acción Correctiva es un mecanismo de seguimiento establecido por la Oficina del Contralor, para asegurar el cumplimiento con las recomendaciones hechas en nuestros informes de auditoría.

Base Legal del PAC de Puerto Rico Constitución del Estado Libre Asociado de Puerto Rico Ley Número 9 del 24 de julio de 1952, según enmendada Este programa se instituyo en virtud de la facultad que le confiere la la Ley Núm. 9 del 24 de julio de 1952, según enmendada, y con el deber ministerial que la adjudica la Constitución del Estado Libre Asociado de Pueto Rico al Contralor. En la Ley 9 se establece que el Contralor, en el ejercicio de sus funciones podrá utilizar normas y métodos generalmente aceptados en la práctica corriente de la auditoría de cuentas.

Reglamento del PAC Reglamento para la Administración del Plan de Acción Correctiva (Reglamento Núm. 26) aprobado el 1 de julio de 1998 por el Contralor de Puerto Rico Incorpora las disposiciones de la Orden Ejecutiva del Gobernador Núm. OE-1998-16 del 13 de junio de 1998 Como parte del PAC se crea el Reglamento Núm. 26 para su administración, en armonía con las disposiciones de la Constitución del Estado Libre Asociado de Puerto Rico y de la referida Ley Núm. 9. El nuevo Reglamento Núm. 26 deroga y deja sin efecto el anterior Reglamento Núm. 26 del 1ro. de noviembre de 1990 e incorpora las disposiciones de la Orden Ejecutiva del Gobernador contenidas en el Boletín Administrativo Núm. OE-1998-16 del 13 de junio de 1998. La Orden Ejecutiva, entre otras cosas, dispone que: las entidades gubernamentales deberán atender las recomendaciones de los informes del Contralor y asegurarse que se corrijan y no se repitan los hallazgos señalados.

Requerimientos del PAC Conforme al Reglamento Núm. 26 se establece lo siguiente: Primero, que la entidad auditada tome las medidas necesarias para corregir las deficiencias señaladas y las informe a la OCPR mediante el PAC Segundo, el primer informe del PAC debe someterse dentro del término de 90 días consecutivos contados a partir del primer día del mes siguiente a la fecha de publicación del Informe de Auditoría Los hallazgos y las recomendaciones contenidos en el informe de auditoría se consideran determinaciones de la Oficina y requieren que la entidad tome las medidas necesarias y las informe a la Oficina.

Requerimientos del PAC Continuación de Requerimientos Requerimientos del PAC Tercero, aquellas medidas que tomen más de 90 días para su implantación, se requiere un Informe Complementario al PAC (ICP) cada 90 días consecutivos, contados a partir del primer día del mes siguiente al informe anterior hasta que todas las recomendaciones se consideren cumplimentadas Por ejemplo, los informes publicados durante el mes de octubre – los 90 días se comienza a contar a partir el 1ro. de noviembre. Por lo cual, le corresponde presentar el PAC o Plan de Acción Correctiva el 1 de febrero de 2003.

Requerimientos del PAC Continuación de Requerimientos Requerimientos del PAC Cuarto, las entidades gubernamentales deberán solicitar una prórroga por escrito cuando no puedan cumplir con el término establecido para contestar el PAC o los ICP. La Oficina del Contralor podrá conceder hasta un máximo de tres prórrogas de 20 días consecutivos cada una, para que ésta presente el PAC o ICP Quinto, el PAC y los ICP se tramitan mediante el formulario Plan de Acción Correctiva (OCPR-PAC-1)

Formulario del PAC En las columnas del formulario se incluirá la siguiente información: recomendación, acción correctiva y resultado. En la columna de Resultado, las recomendaciones se clasificarán como: Cumplimentadas - Recomendaciones para las cuales se estableció una acción correctiva y se obtuvieron los resultados deseados Contraloría a sus órdenes... En la primera columna se deben detallar las recomendaciones, que le competen exclusivamente a la entidad auditada. Bajo la columna de Acción Correctiva se deben indicar las medidas adoptadas o las que se proponen tomar para cumplir con las recomendaciones. Y por último en la columna de Resultado se indicará el resultado de las gestiones realizadas.

Formulario del PAC Parcialmente Cumplimentadas – Continuación de Formulario Formulario del PAC Parcialmente Cumplimentadas – Recomendaciones para las cuales se estableció una acción correctiva y se obtuvieron los resultados deseados No Cumplimentadas - Son aquellas recomendaciones para las cuales se estableció una acción correctiva pero su implantación conlleva un período mayor al transcurrido Será responsabilidad del funcionario de la entidad auditada asegurarse de que la información provista en el formulario indicado sea correcta y que la misma se someta dentro de los términos que establece el Reglamento Núm. 26. Es requisito también que el funcionario principal certifique la corrección, tanto del PAC como de los ICP. Deberá escribir sus iniciales en cada página subsiguiente a la primera.

¿Qué hacemos en la OCPR con el Informe del PAC o ICP? Evaluamos la acción correctiva, examinamos la evidencia suministrada y tomamos una determinación con relación a cada una de las recomendaciones Se notifica por escrito el resultado de la evaluación

¿Cuándo termina el proceso del PAC? Cuando la entidad cumpla sustancialmente con los requerimientos de las recomendaciones Cuando se determina no dar seguimiento a las recomendaciones y verificar las medidas tomadas en la próxima auditoría Cuando comience una nueva auditoría El incumplimiento con la Ley y la reglamentación aplicable puede resultar en sanciones por la Oficina de Ética Gubernamental, conforme a la Carta Circular 86-4 del 30 de enero de 1987 promulgada por el Director Ejecutivo de la OEG. Queremos enfatizar en la importancia y la necesidad de que se observen las recomendaciones de nuestros informes de auditoría entre los organismos del gobierno. Estamos comprometidos a mejorar la administración pública del Gobierno de Puerto Rico a través de nuestra gestión en esta Oficina en armonía con las disposiciones de la Constitución del Estado Libre Asociado de Puerto Rico y de la referida Ley Núm. 9.

OFICINA DEL CONTRALOR DE PUERTO RICO CONTAMOS CON SU COOPERACIÓN PARA MEJORAR LA FISCALIZACIÓN DE LA PROPIEDAD Y LOS FONDOS PÚBLICOS