Elaboración de Documentos

Porque debemos documentar? La documentación permite la comunicación del propósito y la coherencia de la acción. Su utilización contribuye a: Lograr la conformidad con los requisitos del cliente y la mejora de la calidad. Proveer la formación apropiada La repetibilidad y la trazabilidad Proporcionar evidencia objetiva Evaluar la eficacia y la adecuación continua del SGC La elaboración de la documentación no debe ser un fin en si mismo, sino que debe ser una actividad que aporte valor. Norma ISO9000:2000

Cual es el propósito de la documentación? El propósito principal de la documentación es permitir la operación coherente y estable de los procesos. Toda organización debe determinarlos procesos que deben ser documentados, basándose en: El tamaño de la organización y el tipo de actividad La complejidad de sus procesos y sus interacciones La criticidad de los procesos y, La disponibilidad de personal competente.

DOCUMENTAR LA OPERACIÓN DE UNA ORGANIZACIÓN Que debemos documentar? La documentación necesaria y que aporte valor en una organización ya sea del Sector Público / Privado DOCUMENTAR LA OPERACIÓN DE UNA ORGANIZACIÓN Universidad Biblioteca

Que debemos CONOCER al momento de documentar? Propósito de la Organización Políticas y Objetivos Procesos de la Organización Secuencia de los procesos Dueños de los procesos Actividades dentro del proceso Requisitos de seguimiento y medición Recursos necesarios Interrelación entre Procesos Resultados de Otros Procesos Resultados de Otros Procesos Elementos de Entrada a A Proceso A Proceso B Proceso D Resultado de A Entradas a B Resultado de B Entradas a D Entradas a C Proceso C Resultado de C Resultado de D Los resultados de un proceso pueden ser elementos de entrada para otros procesos y estar interrelacionados. Ej. Procesos de Compra – Almacén - Distribución - Ventas

Que métodos debo utilizar al momento de elaborar un documento ? Se pueden utilizar representaciones gráficas Instrucciones escritas Listas Diagramas de Flujo Medios Visuales Métodos Electrónicos

Cuales son los documentos de una organización ? DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Manual de Calidad (Misión, Visión, Políticas, Directrices, Lineamientos estratégicos, Diagrama de interacción entre procesos, proceso de la organización) Manual de Procedimientos (Normativas, métodos, procesos) Formatos, Instrucciones de trabajo, Tablas de Referencia Otros manuales necesarios: Manuales de Usuario de Sistemas Manuales Técnicos, entre otros. Manual de Calidad Procedimientos del Sistema de Gestión de Calidad (SGC) Instrucciones de Trabajo y otros documentos del SGC El nro. de niveles puede ajustarse a las necesidades de la Organización Los formularios o formatos pueden aplicarse a todos los niveles COVENIN ISO TR – 10013:2002

Al momento de documentar debo tener presente 10 Reglas de Oro de la documentación Simplicidad - brevedad Documentación propia de la empresa Que refleje la realidad propia de la empresa El uso de gráficos o esquemas facilita la comprensión La documentación debe estar descentralizada Facilidad de Distribución Disponibilidad Documentación revisada y aprobada Revisiones periódicas Trazabilidad En el cumplimiento de estas reglas se encuentra el éxito de la documentación