Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (NICSP) Tercer Informe de Avance Secretaría de Administración y Finanzas

Introducción Desde que se introdujo el concepto de las NICSP en 2007, se han presentado dos informes de avance a la CAAP. SAF presentó el primer informe de avance el 25 de marzo de 2011, documento CP/CAAP-3100/11 SAF presentó el segundo informe de avance el 14 de marzo de 2014, documento CP/CAAP-3288/14 SAF presenta su tercer informe de fecha 14 de julio de 2014, CP/CAAP-3310/14

Introducción La Secretaría de Administración y Finanzas contrató los servicios de la Compañía International Business & Technical Consultants, Inc. (IBTCI) para preparar un documento de perfil de proyecto para la aplicación de las NICSP en la OEA. El propósito del documento era presentar una hoja de ruta para la aplicación de las NICSP en la OEA e incluya un conjunto de las actividades necesarias, un plazo y un presupuesto estimado. El Sr. Albert Hrabak, de IBTCI, es el autor principal de este documento de perfil de proyecto. El es un experto en contabilidad del sector público y ha dado servicios de consultoría para la aplicación de las NICSP a las Naciones Unidas, el Fondo Monetario Internacional, la Unión Europea, los gobiernos de Serbia, Eslovaquia y otros.

Visión general del documento del proyecto de las NICSP El proyecto de las NICSP determina: Las principales actividades de aplicación Los plazos aproximados El cálculo aproximado de las necesidades de recursos, y El cálculo aproximado de la participación de personal necesaria para cumplir con la aplicación total de las NICSP.

Visión general del documento del proyecto de las NICSP El documento del proyecto de las NICSP señala que: Cada aplicación de las NICSP es única Es necesario determinar claramente el personal específico para formar el equipo de aplicación y sus limitaciones; por lo tanto, cada plan de aplicación detallado es un documento vivo. El documento del proyecto presenta una orientación razonable para la aplicación de las NICSP

Algunas premisas sobre el documento del proyecto: De todas formas, la OEA probablemente deberá actualizar su sistema de tecnología de la información durante el período del proyecto propuesto, dado que el apoyo de Oracle a los sistemas actuales está finalizando. La OEA debería actualizar sus sistemas básicos de TI ERP a: Una base de datos en Oracle 11g Oracle R12 ERP – tal como lo han hecho otras organizaciones similares para aumentar la eficacia y eficiencia de la aplicación de las NICSP (la versión 11g actual no respalda a las NICSP) El costo de estas actualizaciones que oscilan entre $2.4M y $4.7M no están incluidos en la propuesta de proyecto

Algunas premisas sobre el documento del proyecto: Si bien la aplicación de las NICSP no requiere estas actualizaciones de los sistemas de TI, es altamente recomendable (experiencia de otras organizaciones) La aplicación descoordinada (las NICSP y el sistema de TI) resultaría en “doble trabajo” y costos más altos en el examen de los procesos institucionales.

Principales propuestas en el documento del proyecto El documento del proyecto determina varios enfoques para la aplicación de las NICSP y presenta el enfoque recomendado por el consultor. Los puntos principales del enfoque propuesto se presentan en las siguientes diapositivas.  

s Principales propuestas en el documento del proyecto   Aplicación progresiva de las NICSP Las NICSP se aplican progresivamente durante el Proyecto en progresión ordenada, basándose en las prioridades de información de la OEA. El primer Informe Financiero de Propósito General (GPFR) totalmente compatible con las NICSP se producirá en 2018 para el año fiscal 2017.

s Principales propuestas en el documento del proyecto Propuesta de Equipo de aplicación para asignar al Proyecto - Una combinación de personal directivo de SAF (“interno”), principalmente de DFAMS y DOITS; y Asesores técnicos superiores y personal de apoyo directo al proyecto (“externo”). Debido a las limitaciones de personal de la OEA, no se considera factible que el personal de la OEA participe a tiempo completo en el proyecto.

Estimación de los gastos Principales propuestas en el documento del proyecto Plazo aproximado del proyecto – 3 2/3 años, setiembre 2014 - abril 2018. Costos estimados – Se requiere financiamiento externo - $ 3 millones (3 funcionarios equivalentes a tiempo completo, 6 CPRs equivalentes a tiempo completo, otros costos) Personal actual de la OEA que participará en la aplicación (OAS en especie) - $ 2.2 millones (8 funcionarios @ ½ a ¾ equivalente a tiempo completo) Costo total estimado: $ 5.2 millones, (véase cuadro a continuación) Estimación de los gastos 2014 2015 2016 2017 2018 Total Gastos externos Personal No-personal 205,360 120,320 85,040 818,500 460,000 358,500 832,500 372,500 917,500 457,500 209,460 89,140 2,983,320 1,620,640 1,362,680 Gastos internos (OEA en especie) 52,560 657,750 144,390 2,170,200 Costo Total 257,920 1,476,250 1,490,250 1,575,250 353,850 5,153,520 No se incluye el costo de la actualización de ERP dado que es un costo separado y adicional ($2.4M – $4.7M)

Enfoque de ejecución del proyecto  Hay dos temas conceptuales separados, importantes que el Proyecto debe abordar: La aplicación de políticas y procedimientos contables compatibles con las NICSP. Aplicación por Norma: aplicar aquellas normas que aporten el mayor grado de conocimiento sobre la posición y las necesidades financieras y económicas de la organización. Aplicación por elemento contable: aplicar aquellas normas agrupadas en función del efecto principal que ejercen sobre los elementos contables: Ingresos, Gastos, Activo, Pasivo, Patrimonio Neto Aplicación de acuerdo al enfoque “híbrido”: Aplicar una combinación del Enfoque 1 y Enfoque 2. Puede ser más complejo para aplicar correctamente. Por lo general, suministra información importante más rápidamente a la gobernanza. El consultor recomienda la opción c:

Enfoque de ejecución del proyecto Incorporar información sobre el contenido y formato de las NICSP en las publicaciones de los estados financieros. Hay tres enfoques conceptuales principales: Incorporar gradualmente las normas de las NICSP en los sistemas de contabilidad y de tecnología de la información y en los estados financieros una vez al año hasta que los estados financieros del último año sean totalmente compatibles con las NICSP en todos los aspectos esenciales. Incorporar gradualmente las normas de las NICSP en los sistemas de contabilidad y de tecnología de la información pero no así en los estados financieros hasta que se logre plena compatibilidad con las NICSP. Incorporar gradualmente las normas de las NICSP en los sistemas de contabilidad y de tecnología de la información y presentar un estado financiero “espécimen” además del estado financiero auditado. El consultor recomienda la opción c:

Ejecución del proyecto, gobernanza, supervisión e informes Directores del DFAMS (Departamento de Servicios de Gestión Financiera y Administrativa) y DOITS (Departamento de Servicios de Información y Tecnología) Jefe del Proyecto Equipo de ejecución del proyecto Grupos de discusión/equipos de trabajo con personal de los Departamentos de la OEA

Ejecución del proyecto, gobernanza, supervisión e informes Nivel más alto – Secretaría General, CAAP y Consejo Permanente Nivel medio – SAF, DFAMS y DOITS Nivel del proyecto – Comité Directivo, presidido por el Secretario de Administración y Finanzas.

Ejecución del proyecto, gobernanza, supervisión e informes Comité Directivo del Proyecto Oficina del Inspector General Junta de Auditores Externos

Ejecución del proyecto, gobernanza, supervisión e informes Presentación de informes De la ejecución: Por el Jefe del Proyecto Al Comité Directivo del Proyecto, DFAMS y DOITS De gobernanza y supervisión: Por el Jefe del Proyecto, el Comité Directivo del Proyecto, DFAMS y DOITS Al Comité Directivo, SAF DPE, SG, OIG y Junta de Auditores Externos Para la gobernanza superior: Por la SG, OIG y Junta de Auditores Externos Al SG, CAAP y Consejo Permanente

Lo que las NICSP no son, ni pueden hacer Las NICSP no dictan formatos exactos para la presentación de información, sino que sugieren formatos. Las NICSP no ofrecen directrices sobre: a) Procesos institucionales específicos b) Procesos sobre el sistema de TI c) Políticas de contabilidad para la organización d) Procedimientos de contabilidad Las NICSP no prescriben los procedimientos para los sistemas de TI necesarios para generar estados financieros de propósito general (GPFS) compatibles con las NICSP. Las NICSP no ofrecen una guía estricta; cada organización aplicará las NICSP de una forma adaptada específicamente a su situación y limitaciones únicas. Los estados financieros de propósito general compatibles con las NICSP no reemplazan la elaboración del presupuesto actual, la administración del efectivo ni la administración de los procesos y documentos de la presentación de informes. Son adicionales.

Puntos clave para un complimiento continuado Puntos importantes La aplicación de las NICSP cambia la forma en que la organización conduce sus operaciones, cómo la organización se ve a sí misma y a sus programas y cómo la organización entiende su rendimiento y su posición financiera y económica. Estos procesos institucionales, contables y de presentación de informes deberán mantenerse mientras que las NICSP constituyan un mandato y modificarse a medida que los requisitos de las NICSP cambien, resultando en gastos periódicos.

Puntos clave para un complimiento continuado Puntos importantes La mayoría de las organizaciones que emprenden la aplicación de las NICSP consideran que la resultante modernización de los procesos institucionales es un requisito preexistente para mejorar la gestión financiera y operativa y la gobernanza de la organización. Por lo tanto, cuentan con que el aumento de los costos periódicos es necesario para satisfacer la mayor funcionalidad de la organización y mejorar la capacidad de gobernanza. Este documento del proyecto no aborda los costos periódicos de la presentación de informes financieros compatibles con las NICSP una vez que el proyecto se haya finalizado. La OEA deberá tomar en cuenta costos periódicos adicionales en el momento en que puedan calcularse de forma más confiable y elaborar una estrategia para financiarlos.

Puntos clave para la aplicación Puntos importantes El personal directivo superior de la organización tiene la responsabilidad y el deber de entender, considerar activamente y participar en la configuración, implementación, resultados y consecuencias de un programa tan importante. Sin el acuerdo, aceptación y apoyo del personal directivo superior (incluido el apoyo financiero total para finalizar la aplicación) – el programa no solamente no alcanzará los beneficios deseados sino que podría ser un fracaso muy caro del sistema.

En Resumen Tiempo para implementar: 3 años 9 meses Costo de implementación: Fondos externos $3.0M / En-especie $2.2M No incluye costo de actualización del ERP (sistema empresarial) de $2.4M - $4.7M No incluye los costos continuos de cumplimiento con las NICSP después de finalizar la implementación de las NICSP (el reglamento financiero OEA es generalmente estático mientras que las normas y los cálculos de las NICSP son dinámicas)