El Proceso Administrativo 11 de abril de 2017

Proceso Administrativo Administración La administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos y las actividades de trabajo con el propósito de lograr los objetivos o metas de la organización de manera eficiente y eficaz. Proceso Administrativo El proceso administrativo se define como el proceso metodológico que implica una serie de actividades que llevará a una mejor consecución de los objetivos, en un periodo más corto y con una mayor productividad. 11 de abril de 2017

Este proceso administrativo está formado por 4 etapas fundamentales: La Planeación: para determinar los objetivos en los cursos de acción que van a seguirse. La Organización: para distribuir el trabajo entre los miembros del grupo y para establecer y reconocer las relaciones necesarias. La Dirección: por los miembros del grupo de todas las tareas prescritas, con voluntad y entusiasmo. El Control: de las actividades para que éstas sean conformen con los planes establecidos. 11 de abril de 2017

I. PLANEACION La planeación incluye elegir y fijar las misiones y objetivos de la organización. Después, determinar las políticas, proyectos, programas, procedimientos, métodos, presupuestos, normas y estrategias necesarias para alcanzarlos, incluyendo además la toma de decisiones al tener que escoger entre diversos cursos de acción futuros. Los propósitos de la planeación son: Disminuir el riesgo del fracaso Evitar los errores y asegurar el éxito de la empresa. Administrar con eficiencia los recursos de la empresa. Asegurar el éxito en el futuro 11 de abril de 2017

Niveles de planeación Hay 5 niveles de planeación que se presentan a continuación: Planeación estratégica Planeación de recursos Planeación operativa Planeación de personal Planeación de instalación física

1. Planeación estratégica… En todo centro de administración de recursos informáticos (CARI) existen variables para su planeación estratégica y es que en todo CARI debe haber áreas de trabajo para cada una de las funciones que se realizan de entre las cuales podemos mencionar: Supervisor de red: Puesto más nuevo dentro del área que se trata de administrar, ejecutar y desarrollar las funciones que tiene que ver con las instalaciones de la red. Área de análisis: Aquí se analizan los problemas de la empresa para darle una solución sistematizada. Área de programación: Recibe información del área de análisis para codificar los programas que se van a suministrar al sistema de computo. Área de captura: Lugar en el cual se almacena la información en la computadora para su procesamiento. Operadores de cómputo: es donde se encuentra el responsable de administrar la consola de sistemas. 11 de abril de 2017

2. Planeación de recursos En esta etapa de la planeación el jefe, encargado ó administrador del CARI, organiza los recursos económicos con que se cuenta, es decir, destina la cantidad de recursos necesarios para la subsistencia de cada departamento. 3. Planeación operativa… Es la manera de organizar al personal de acuerdo a sus capacidades y funciones que se le asignan dentro de su departamento, como se muestra a continuación: Ingeniero en sistemas de cómputo: Persona con los conocimientos más profundos en el campo de la informática, por lo general es el encargado de administrar los CARI. Lic. en sistemas de computo: Persona con los conocimientos más profundos en el campo de la computación. 11 de abril de 2017

3. …Planeación operativa Supervisor de red: Persona capaz de administrar, supervisar y desarrollar las aplicaciones y el mantenimiento de la red. Analista de sistemas: Persona capacitada para analizar y solucionar los problemas o percances que surjan dentro de la empresa, elaborando para su desempeño (algoritmos, diagramas de flujo) y otros recursos del analista. Programador: Persona con amplios criterios y conocimientos en programación, con los cuales desarrolla y programa las computadoras del CARI. Capturador de datos: responsable de alimentar la información al sistema de computo, sus capacidades deben ser (velocidad en el uso del teclado, uso de procesador de texto, hojas de cálculo, bases de datos y paquetería en general. Operador de computadora: Persona con amplios criterios que usa el sistema operativo y opera todos sus sistemas. 11 de abril de 2017

4. Planeación de personal En esta etapa de la planeación, el administrador debe seleccionar al personal que se requiere para la operación del CARI de acuerdo con su perfil profesional, su preparación y su experiencia en el ámbito laboral. 5. Planeación de instalaciones físicas Esta etapa de la planeación se refiere a todo lo que tiene que ver con el equipo que se debe de utilizar y debe de estar contenido en el centro de cómputo. Los principales requisitos de un centro de sistemas son: Conexión a tierra física No break (baterías ó pilas) Reguladores Aire acondicionado Extinguidores (por lo menos 1 por cada 6 computadoras) Y otros 11 de abril de 2017

II. ORGANIZACIÓN Después de determinar que recurso y que actividades se requieren para alcanzar los objetivos de la organización, se debe de diseñar la forma de combinarla en grupo operativo, es decir, crear la estructura departamental de la empresa. De la estructura establecida, es necesaria la asignación de responsabilidades y la autoridad formal asignada a cada puesto. Podemos decir que el resultado a que se llegue con esta función es el establecimiento de una estructura organizativa.   Actividades importantes de organización: Subdividir el trabajo en unidades operativas (Departamentos) Agrupar las obligaciones operativas en puestos (Puestos regionales y por departamento) Reunir los puestos operativos en unidades manejables y relacionadas. Aclarar los requisitos del puesto. Seleccionar y colocar a los individuos en el puesto adecuado. Utilizar y acordar la autoridad adecuada para cada miembro de la administración. Proporcionar facilidades personales y otros recursos. Ajustar la organización a la luz de los resultados del control. 11 de abril de 2017

III. DIRECCION Una vez trazados los planes, decidida la estructura de la organización, el reclutamiento y adiestramiento del personal, el siguiente paso es hacer que se avance en la obtención de las metas definidas. A esta función se le conoce con varios nombres: dirección, motivación, estimulación y otros. Pero cualquiera que esa el nombre con que se le designe a esta función consiste en hacer que los miembros de la organización actúan de modo que contribuyan al logro de los objetivos. La dirección es una actividad muy concreta: requiere trabajar directamente con la gente y es la capacidad de influir en las personas para que contribuyan en la consecución de las metas de la organización.  Implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas esenciales (ejecución). 11 de abril de 2017

Principios de dirección: La dirección incluye motivación, liderazgo, comunicación y trabajo en equipo…   Principios de dirección: Coordinación de intereses: El logro del fin común se hará más fácil cuanto mejor se logre coordinar los intereses del grupo y aún los individuales de quienes participan en la búsqueda de aquel.  Impersonalidad del mando: La autoridad en una empresa debe ejercerse más como producto de una necesidad de todo el organismo social que como resultado exclusivo de la voluntad del que manda. Resolución de conflictos: Debe procurarse que los conflictos que aparezcan se resuelvan lo más pronto que sea posible y de modo que, sin lesionar la disciplina produzcan el menor disgusto a las partes. 11 de abril de 2017

…La dirección incluye motivación, liderazgo, comunicación y trabajo en equipo Aprovechamiento de conflictos: Debe procurarse aún aprovechar el conflicto para forzar el encuentro de soluciones. Mary Parker Follett1 afirma que todo conflicto, como todo razonamiento en el mundo físico, es un obstáculo a la coordinación, pero que así como la fricción puede ser aprovechada. Vía jerárquica: Al transmitirse una orden deben seguirse los conductos previamente establecidos, y jamás omitirlos sin razón ni en forma constante. 1 Mary Parker Follett (1868-1933) fue una trabajadora social, consultora y autora de libros sobre la democracia, las relaciones humanas y la administración. Trabajó como teórica de la administración y la política, introduciendo frases tales como resolución de conflictos, poder y autoridad y la labor del liderazgo 11 de abril de 2017

IV. CONTROL Es la función administrativa que consiste en medir y corregir el desempeño individual y organizacional para asegurar que los hechos se  ajusten a los planes y objetivos de las empresas. El control facilita el logro de los planes, aunque la planeación debe preceder del control. Los planes no se logran por si solos, éstos orientan a los gerentes  en el uso de los recursos para cumplir con metas especificas, después se verifican las actividades para determinar si se ajustan a los planes.  El propósito y la naturaleza del control es fundamentalmente garantizar que los planes tengan éxito al detectar desviaciones de los mismos al ofrecer una base para adoptar acciones, a fin de corregir desviaciones indeseadas reales o potenciales. 11 de abril de 2017

La función de control consta de cuatro pasos básicos: Señalar niveles medios de cumplimiento; establecer niveles aceptables de producción de los empleados, tales como cuotas mensuales de ventas para los vendedores. Chequear el desempeño a intervalos regulares (cada hora, día, semana, mes, año.) Determinar si existe alguna variación de los niveles medios. Si existiera alguna variación, tomar medidas o una mayor instrucción, tales como una nueva capacitación o una mayor instrucción. Si no existe ninguna variación, continuar con la actividad.  11 de abril de 2017