Utilización de la aplicación informática PRESTAKUNTZA Como elemento facilitador en la gestión de la formación 8 noviembre – 16 hrs (Sala CO8 – Sala A2) Bilbao, 7, 8 y 9 de Noviembre de 2012 Bilbao Maiza, A.; Isasi Acosta, L.; Matthies Baraibar M.C.

Red de Salud Mental de Bizkaia Dispersión importante de Recursos Comunitarios y Hospitalarios Plantilla estructural: más de 900 profesionales Sede Administración Hospital de Bermeo Hospital de Zaldibar Hospital de Zamudio Hospitales de Día Centros de Salud Mental Unidades de Psiq. Infantil Unidades de toxicomanías T.A.C.

Diseñar e implantar una sistemática que permita: Objetivo Diseñar e implantar una sistemática que permita: Difundir de forma ágil la oferta formativa Gestionar con eficacia : las solicitudes recibidas la asignación de plazas la comunicación con las personas interesadas.

HITOS en el diseño e implantación Metodología HITOS en el diseño e implantación Dic. 2010 1er sem. 2011. Verano 2011 Sep. 2012 Mejora continua Puesta en marcha de Prestakuntza Diseño e implantación de Prestakuntza Elaboración e inicio de la ejecución del Plan de Formación. Detección de necesidades. Aprobación Normativa Gestión y Organización de Cursos

HITOS en el diseño e implantación Metodología 2010. Se aprueba la normativa de gestión y organización de cursos de la RSMB. Incluye: Criterios para adjudicación, denegación y exclusión de acciones formativas: 1.Necesidad para el desempeño del puesto 2. Relación Laboral 3. Cálculo de horas de formación en los 2 últimos años HITOS en el diseño e implantación Dic. 2010 1er sem. 2011. Verano 2011 Sep. 2011 Aprobación Normativa Gestión y Organización de Cursos

HITOS en el diseño e implantación Metodología HITOS en el diseño e implantación 1er semestre del 2011. Al ejecutar el Plan de Formación, se detectan: Una gran dificultad para difundir la oferta. Gran volumen de trabajo administrativo con las solicitudes recibidas para: ordenarlas y priorizarizarlas siguiendo los criterios de la normativa de formación. Dic. 2010 1er sem. 2011. Verano 2011 Sep. 2011 Elaboración e inicio de la ejecución del Plan de Formación. Detección de necesidades

HITOS en el diseño e implantación Metodología 2011. Se diseña la aplicación informática PRESTAKUNTZA para facilitar las necesidades detectadas. Claves del Diseño (3 ): Cumplir los criterios establecidos por la Comisión de Formación(normativa diciembre 2010) HITOS en el diseño e implantación Dic. 2010 . Verano 2011 Diseño de Prestakuntza con apoyo de una empresa externa

Metodología 2. USUARIOS. Facilitar difusión y accesibilidad de la oferta formativa. El programa es accesible desde la Intranet para todos los trabajadores de la RSMB: Se carga en él la información de los cursos disponibles. Se puede visualizar en tiempo real el nº de solicitudes/curso, y ajustar así las expectativas de obtener plaza. Cualquier trabajador puede inscribirse fácilmente en el mismo El usuario puede consultar el estado de su solicitud, su histórico de formación (cursos realizados, % de asistencia, y cálculo de horas realizadas en los 2 últimos años)

Accesible desde la Intranet RSMB

Prestakuntza- Cursos Disponibles

Prestakuntza- Inscripción curso

Prestakuntza: Estado Solicitud e Histórico

Metodología 3. GESTORES. Gestionar con eficacia las solicitudes, asignación y comunicación de plazas. Se preseleccionan las solicitudes mediante listados automáticos de solicitantes: ordenados según los criterios de la Comisión de Formación (normativa), y valorados con los mandos. El programa permite ir asignando/denegando y excluyendo plazas sobre la marcha, y realizar así un seguimiento y control eficaz de los diferentes estados de las solicitudes en cada curso. La comunicación a los interesados se realiza automáticamente mediante envío de correo electrónico(a los admitidos) y cambio de estado de su solicitud (todos).

HITOS en la implantación Resultados HITOS en la implantación 2011 Verano 2012 21 de sep. Mejora continua Puesta en marcha de Prestakuntza Implantación de Prestakuntza

Resultados

Resultados 1 er SEM 2012 TOTAL Nº de cursos gestionados Nº Plazas Media solicitudes Por plaza Tiempo Medio Resolución: Listado provisional Publicación listado definitivo Media Satisfacción con la oferta formativa En curso propios 1 er SEM 2012 31 RSMB 28 OC 983 2,5 (nº solicitudes 2400) 48 horas 5 días RSMB 2,21 O.C. 8,2 TOTAL (Desde sept 2011) Más de 100 2000 5,4 días Más de 8 (sobre 10)

Conclusiones Valor añadido aportado por PRESTAKUNTZA: automatizar los procesos y gestiones ligados a la difusión y gestión de la oferta de formación continuada. facilitando significativamente el trabajo administrativo, en tiempo y forma.

Conclusiones Mejoras en las que se están trabajando: TABLON DE ANUNCIOS FILTROS INDICADO-RES Pasos significativos en la Mejora de la difusión y eficiencia de la gestión de la formación Mejoras en las que se están trabajando: Inclusión de un tablón de anuncios al inicio de la aplicación. La mejora de los filtros para organización de listados El cálculo automático de indicadores de formación

Eskerrik asko- Gracias