OFIMÁTICA EMPRESARIAL II Clase 01 Ing. Eddye Aturo Sánchez Castillo

FUNDAMENTOS DE LA HOJA DE CALCULO Introducción al manejo de la Hoja de Cálculo Excel. Creación de Fórmulas y Uso de referencias absolutas y relativas

INTRODUCCION A LA HOJA DE CALCULO Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones con números organizados en una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas hasta cálculos de préstamos hipotecarios. Si no has trabajado nunca con Excel aquí puedes ver con más detalle qué es y para qué sirve una hoja de cálculo

INTRODUCCION A LA HOJA DE CALCULO Ahora vamos a ver cuáles son los elementos básicos de Excel 2007, la pantalla, las barras, etc, para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenderás cómo se llaman, dónde están y para qué sirven. También cómo obtener ayuda, por si en algún momento no sabes cómo seguir trabajando. Cuando conozcas todo esto estarás en disposición de empezar a crear hojas de cálculo en el siguiente tema.

INTRODUCCION A LA HOJA DE CALCULO Coloca el cursor y haz clic sobre el botón Inicio se despliega un menú; al colocar el cursor sobre Todos los programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador; coloca el puntero del ratón sobre la carpeta con el nombre Microsoft Office y haz clic sobre  Microsoft Excel, y se iniciará el programa.

INTRODUCCION A LA HOJA DE CALCULO Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentes fundamentales, así conoceremos los nombres de los diferentes elementos. La pantalla que se muestra a continuación puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos más adelante

INTRODUCCION A LA HOJA DE CALCULO Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentes fundamentales, así conoceremos los nombres de los diferentes elementos. La pantalla que se muestra a continuación puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos más adelante

INTRODUCCION A LA HOJA DE CALCULO La Banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la inserción de los diferentes elementos que se pueden crear en Excel. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. Pero las más habituales podríamos añadirlas a la barra de acesso rápido como hemos visto en el punto anterior. En algunos momentos algunas opciones no estarán disponibles, las reconocerás porque tienen un color atenuado.

INTRODUCCION A LA HOJA DE CALCULO Las pestañas que forman la banda pueden ir cambiando según el momento en que te encuentres cuando trabajes con Excel. Está diseñada para mostrar solamente aquellas opciones que te serán útiles en cada pantalla.

INTRODUCCION A LA HOJA DE CALCULO Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad del ratón. Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes. Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.

INTRODUCCION A LA HOJA DE CALCULO Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestañas, la barra se minimizará para ocupar menos espacio. De esta forma sólo muestra el nombre de las pestañas y las opciones quedarán ocultas. Las opciones volverán a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaña.

INTRODUCCION A LA HOJA DE CALCULO Veremos cómo introducir y modificar los diferentes tipos de datos disponibles en Excel, así como manejar las distintas técnicas de movimiento dentro de un libro de trabajo para la creación de hojas de cálculo.

INTRODUCCION A LA HOJA DE CALCULO Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos en este programa se almacenará formando el libro de trabajo. Los libros de trabajo de Excel tienen la extensión .XLS para que el ordenador los reconozca como tal. Cuando se inicia una sesión de Excel automáticamente se abre un nuevo libro de trabajo con el nombre provisional de Libro1. Esto lo puedes comprobar en la pantalla de Excel, en la Barra de título en la parte superior de la ventana verás como pone Microsoft Excel - Libro1.

INTRODUCCION A LA HOJA DE CALCULO Cada vez que empezamos un nuevo trabajo con Excel el número del libro irá variando dependiendo de cuántos se hayan creado en esta sesión. Así si empezamos otro trabajo, el nombre que se asigna será Libro2, el siguiente Libro3, y así sucesivamente. Un libro de trabajo está formado por varias hojas, en principio constará de 3 hojas aunque el número de éstas puede variar entre 1 y 255, Si miras en la parte inferior de la ventana de Excel encontrarás las diferentes hojas del libro de trabajo, cada una de ellas nombradas de la forma Hoja1, Hoja2...

INTRODUCCION A LA HOJA DE CALCULO La hoja de cálculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de trabajo. Es una herramienta muy útil para todas aquellas personas que trabajen con gran cantidad de números y necesiten realizar cálculos u operaciones con ellos. Es como una gran hoja cuadriculada formada por 16384 columnas y 1.048.576 filas. Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente. Cada columna se nombra por letras, por ejemplo A, B, C,.......AA, AB,........IV

INTRODUCCION A LA HOJA DE CALCULO Cada fila se numera desde 1 hasta 1.048.576 y es la selección horizontal de un conjunto de celdas de una hoja de datos. La intersección de una columna y una fila se denomina Celda y se nombra con el nombre de la columna a la que pertenece y a continuación el número de su fila, por ejemplo la primera celda pertenece a la columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se llama A1.

INTRODUCCION A LA HOJA DE CALCULO Cuando el cursor está posicionado en alguna celda preparado para trabajar con ésta, dicha celda se denomina Celda activa De igual forma tenemos la fila activa, fila de la celda activa y columna activa, columna de la celda activa. Otro concepto muy importante es el de Rango, que es un bloque rectangular de una o más celdas. Los rangos son vitales en la Hoja de Cálculo, ya que todo tipo de operaciones se realizan a base de rangos

INTRODUCCION A LA HOJA DE CALCULO Movimiento Rápido en la Hoja Tan solo una pequeña parte de la hoja es visible en la ventana de documento. Nuestra hoja, la mayoría de las veces, ocupará mayor número de celdas que las visibles en el área de la pantalla y es necesario moverse por el documento rápidamente. Cuando no está abierto ningún menú, las teclas activas para poder desplazarse a través de la hoja son:

INTRODUCCION A LA HOJA DE CALCULO MOVIMIENTO TECLADO Celda Abajo FLECHA ABAJO Celda Arriba FLECHA ARRIBA Celda Derecha FLECHA DERECHA Celda Izquierda FLECHA IZQUIERDA Pantalla Abajo AVPAG Pantalla Arriba REPAG Celda A1 CTRL+INICIO Primera celda de la columna activa FIN     FLECHA ARRIBA Última celda de la columna activa FIN     FLECHA ABAJO Primera celda de la fila activa FIN     FLECHA IZQUIERDA o  INICIO Última celda de la fila activa FIN     FLECHA DERECHA  

FÓRMULAS Y FUNCIONES OPERADORES ARITMETICOS Como Excel es una hoja de cálculo, es obvio que se empleen los operadores Aritméticos para realizar operaciones. A continuación muestro los operadores Aritméticos Básicos: • + Se utiliza para las sumas • - Se utiliza para las restas • / Se utiliza para las divisiones • * Se utiliza para las multiplicaciones • ^ Se utiliza para elevar a una potencia

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FÓRMULAS Y FUNCIONES Para poder resolver un problema mediante una formula, es necesario que yo lo resuelva en lo personal el problema y después aplicarlo a Excel, por ejemplo so deseo saber los días vividos de una persona, primeramente debo saber como sacar los míos. Es necesario saber cuantos días tiene el año para poder resolver el problema, si no lo se, será imposible resolver el problema. Entonces resolveremos el problema de sacar los días vividos, primero debo saber que el año tiene 365 días y que mi edad son 35 años (estamos en el 2006), ¿ahora de aquí que sigue?, ¿Qué operación debo de realizar?, ¿suma, resta, multiplicación o división?... Acertaste es necesario una multiplicación para saber cuantos días vividos tengo, entonces quedaría así: 365*35 y el resultado serán los días vividos, ahora si a aplicarlos a un ejercicio de Excel.

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FÓRMULAS Y FUNCIONES DECISIONES CON LA FUNCION =SI Esta función juega un papel muy importante para la toma de decisiones, imagínate si lo haces manual sin esta función, podrías tardar mucho tiempo en resolver tus problemas que lleven decisiones, por ejemplo si una persona llega puntual a su trabajo se le da el bono de puntualidad, pero si llega tarde no se le da, por lo tanto tendrías que usar 2 formulas, una para la puntualidad y otra para lo contrario, entonces la función SI me evita estar cambiando la formula una y otra vez.

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REFERENCIAS ABSOLUTAS Y RELATIVAS Una referencia en Excel identifica a una celda (o rango de celdas) dentro de una hoja de trabajo y le hace saber a Excel en dónde buscar los valores que se quieren utilizar en una fórmula. Pero ¿Cuál es la diferencia entre las referencias absolutas y las referencias relativas?

REFERENCIAS ABSOLUTAS Y RELATIVAS Referencias relativas Una referencia relativa es cuando Excel puede modificar libremente dicha referencia para ajustarla al utilizarla dentro de una fórmula. Por ejemplo, si la fórmula de la celda D1 es =C1*2 y ahora arrastramos el controlador de relleno hacia abajo, Excel copiará la fórmula y la ajustará de manera que la referencia se modifique automáticamente conforme va avanzando la fila.

REFERENCIAS ABSOLUTAS Y RELATIVAS En este ejemplo la referencia C1 de la fórmula se fue incrementando automáticamente a C2, C3, C4 y C5 conforme fue cambiando de fila.

REFERENCIAS ABSOLUTAS Y RELATIVAS Ahora analicemos el caso de las referencias absolutas. Una referencia es absoluta cuando Excel no la puede ajustar para adaptarse a la fórmula conforme cambia de fila o de columna. Las referencias absolutas permanecen constantes sin importar a dónde se copie la fórmula y se definen utilizando el símbolo “$”.

REFERENCIAS ABSOLUTAS Y RELATIVAS Por ejemplo, la referencia $A1 significa que en esta referencia la columna A será siempre fija mientras que la  fila podría ajustarse automáticamente. Por otro lado, la referencia A$1 significa que la fila 1 permanecerá siempre fija. Si quieres que tanto la columna como la fila permanezcan siempre fijas la referencia debe ser $A$1. Con un ejemplo similar al anterior veamos lo que sucede cuando hacemos que la referencia sea absoluta. Nota que ahora la fórmula de la celda D1 está escrita de la siguiente manera: =$C$1*2

REFERENCIAS ABSOLUTAS Y RELATIVAS En este ejemplo la referencia C1 de la fórmula se fue incrementando automáticamente a C2, C3, C4 y C5 conforme fue cambiando de fila.

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