H2 CREACIÓN DE MANUALES Y CAPACITACIÓN GRAN ALIANZA PARA EL FORTALECIMIENTO DEL TEJIDO EMPRESARIAL JUNTOS CONTRIBUIMOS CON EL DESARROLLO DEL PAÍS Para uso restringido de las entidades participantes del Convenio Marco No. 5211540. Todos los derechos reservados. Ninguna parte de esta presentación puede ser reproducida o utilizada en ninguna forma o por ningún medio sin permiso del Comité de Coordinación y Control.

H2 CREACIÓN DE MANUALES Y CAPACITACIÓN HERRAMIENTA PROFUNDIZACIÓN Objetivo: Profundizar y complementar la autoevaluación de la herramienta I para identificar la realidad de la organización con respecto a la cobertura de necesidades tanto en cantidad como en capacidad y conocimiento de la actividad desarrollada.

COMPONENTES DISPONIBILIDAD Y CALIFICACIÓN DEL RECURSO HUMANO

Manuales de Funciones Para la creación de manuales de funciones deben estar previamente definidos los siguientes aspectos: De la estructura organizacional Definición de cargos que deben existir. Definición de Jerarquías (organigrama). Del proceso de perfilación No. personas requeridas por cargo. Proceso al que pertenece el Cargo. Competencias requeridas para el desempeño. Todas las empresas tienen diversidad de cargos en cuanto a sus actividades, relaciones, responsabilidades y nivel de complejidad, por lo tanto es indispensable la creación de manuales de funciones debido a que estos facilitan la orientación y ubicación de los colaboradores en sus puestos de trabajo; permiten que cada área o departamento de la compañía trabajen correctamente engranados y que se pueda hacer una evaluación y seguimiento del desempeño con indicadores claros que faciliten ejecutar acciones preventivas correctivas o de mejora.

Son sistemas de organización gráfica o visual de la estructura organizacional. Reflejan la división de las funciones, los niveles jerárquicos, las relaciones entre las diferentes áreas o departamentos y sus correspondientes cargos y procesos a los que pertenecen etc. Organigramas Pueden ser: Verticales ( Estructuras Burocráticas), Horizontales ( Estructura Plana) y Circulares (Estructuras Sin Fronteras.

NIVELES DE JERARQUÍA EN LA ORGANIZACIÓN Nivel I Operativo: Responsabilidad por trabajo individual, con altos conocimientos técnicos, atención al detalle y seguimiento de instrucciones. Trabajo con maquinaria, clientes y productos. Nivel II de conocimientos: Responsabilidad de almacenar y reproducir la información, con altos conocimientos técnicos y en tecnologías de información. Trabajo directo con datos y sistemas de comunicación. Nivel III de Gestión: Funciones de coordinación y supervisión. Requiere de habilidades para administrar contingencias, conocimientos del marco laboral y probidad empresarial . Debe generar espacios de retroalimentación y protocolos de comunicación interno y externo para traducir los planes estratégicos al personal. Nivel IV Estratégico: Responsabilidad en la creación de la estrategia empresarial y la cultura para el mejoramiento continuo. Funciones de supervisión de objetivos a corto y largo plazo, análisis de proyectos y predicción de cambios en el mercado. Se requieren habilidades para planear escenarios a futuro y la capacidad de alinear la innovación con la estrategia.

ORGANIGRAMAS Y ESTRUCTURAS 2. Horizontal Plana. Estructura con pocos niveles de dirección y se destaca la descentralización. 1. Vertical Burocrática. Es una estructura piramidal que se compone de jerarquías con múltiples niveles de dirección. 3. Circulares sin Fronteras. Permite a la organización crear relaciones con los clientes, proveedores y/o competidores ya se para fomentar la cooperación o juntar recursos. (Gómez, Balkin y Cardy, 2008).

MODELO DE MANUAL DE FUNCIONES Especificaciones Definición Contenidos Nombre del cargo. Denominación general del puesto en la organización. Marketing y Publicidad. Dependencia , proceso y jerarquía. Se refiere al área, tipo de ejecución y la división de responsabilidades y su nivel de especialización. Dirección de Marketing y publicidad /Dirección Comercial. Proceso Comercial. Nivel de conocimiento y Nivel de Gestión. Superior Inmediato y personal a cargo. Persona(s) responsable del cargo y personal a cargo. Director y Subdirector Comercial. Ninguna persona a cargo. Función Básica. Objetivo principal del cargo para la Organización. Diseñar e implementar las estrategias de marketing y publicidad con el fin de aumentar y mejorar la difusión de la imagen corporativa. Responsabilidades y Ocupaciones. Compromisos y actividades que se deben desarrollar. Asesorar a la dirección y división comercial en el establecimiento de objetivos de ventas. Elaborar el plan de medios publicitarios, negociando y contratando los espacios publicitarios. Hacer inventarios. Elementos de trabajo requeridos. Hace referencia a los recursos (Físicos, Tecnológicos, Industriales etc.) necesarios para desempeñar el cargo. Elementos multimedia, programas estadísticos, programas de diseño y desarrollo. Equipos de telecomunicación. Marco de Relaciones. Interno: Comunicación con personal de la compañía. Director y subdirector comercial, jefe de ventas, recursos humanos etc. Externo: Comunicación con agencias, proveedores y/o clientes. Agencias de Marketing y tele-marketing, medios de comunicación, Organizadores de congresos y proveedores de investigación etc.

CAPACITACIÓN Y DESARROLLO La capacitación o formación es una actividad planeada y basada en necesidades reales de una organización y orientada hacia un cambio en los conocimientos, habilidades y actitudes de los colaboradores mediante la implementación de procesos de formación (Siliceo, 2009). Gracias a la capacitación y desarrollo del personal se logra maximizar el potencial de los colaboradores en forma integral desde una cultura laboral de respeto y crecimiento mutuos, que permita incrementar el liderazgo tanto individuales como de grupos, el compromiso del personal con su organización, crear programas de comunicación efectiva y sistemas de reconocimientos y cambios de cultura para una mayor integración y participación de todos en el logro de los objetivos organizacionales (García 2010).

TIPOS DE FORMACIÓN Y SISTEMAS DE CAPACITACIÓN Formación en Habilidades. Formación en Creatividad. Formación en Alfabetización Formación para Trabajo en Equipo. Formación en Situaciones de Crisis. Formación para la Atención al Cliente. Formación Multi-Funcional o Transversal. La capacitación en Aulas. La capacitación en el trabajo. Entrenamiento o capacitación Individual. Capacitación Externa. Mientras que la capacitación para el desarrollo del personal prepara a los colaboradores para el desempeño a futuro en determinados roles y se aplica a grupos reducidos en la organización con un potencial de crecimiento; la capacitación técnica o formación, por lo general se enfoca en la corrección de déficits en el rendimiento actual desarrollando habilidades y conocimientos en los colaboradores. Por su parte el desarrollo de carrera implica capacitaciones para el desarrollo basadas en el perfeccionamiento del desempeño de una persona en un determinado puesto de trabajo a lo largo de su vida laboral, con miras a mejorar su calidad de vida. (Godoy 2013).

¿CÓMO EVALUAR LOS RESULTADOS DE LOS PROCESOS DE FORMACIÓN? Tenga en cuenta: Reacción de los participantes a la formación durante la misma. Aprendizaje de los participantes del contenido de la información. Utilización de los participantes de los conocimientos y habilidades en el trabajo. Rendimiento obtenido por la empresa de la inversión en formación.