Determinar a que se le va a hacer Benchmarking Primera etapa Determinar a que se le va a hacer Benchmarking

1.Determinar a qué se le va a hacer benchmarking 2.Formar un equipo de benchmarking 3.Identificar los socios del benchmarking 4. Recopilar y analizar la información de benchmarking 5.Actuar

A QUÉ SE LE VA A HACER BENCHMARKING Definir quienes son los clientes para la información de benchmarking. Determinar las necesidades de información de benchmarking de los clientes. Identificar los factores críticos de éxito. Diagnóstico del proceso de benchmarking. 1º Etapa: DETERMINAR A QUÉ SE LE VA A HACER BENCHMARKING

¿Porqué estos problemas son tan comunes? Usuario Necesidades básicas Proceso de investigación Problemas comunes Recursos necesarios Completa investigación IDENTIFICAR OBJETIVOS TIEMPO EXCESIVO INFORMACION INUTILIZABLE ¿Porqué estos problemas son tan comunes?

La prisa produce despilfarro en benchmarking Fallan en establecer un propósito claro. No investigan suficientemente a las compañías que tienen mejores prácticas. El resultado es una mala planificación y ejecución. La prisa produce despilfarro en benchmarking No tratar de analizar un proceso o producto completo simplemente porque puede hacerlo.(Identificar los factores críticos de éxito). Crear medidas los mas concretas posibles. El objetivo es demasiado grande LA PRISA PRODUCE DESPILFARRO EN BENCHMARKING Organizaciones ansiosas de usar el proceso de benchmarking. En busca de datos. Realizan preguntas abiertas; esto produce más preguntas que respuestas.

Definir quiénes son los clientes para la información de benchmarking 1º Etapa: DETERMINAR A QUÉ SE LE VA A HACER BENCHMARKING Lo primero que se debe hacer en esta 1era etapa Definir quiénes son los clientes para la información de benchmarking Paso inicial para desarrollar un plan de benchmarking

¿Quién va a solicitar la información? ¿Quién lo usará?

Este paso es importante por las siguientes razones: Cliente Identifica las necesidades específicas de información. Establece un límite de tiempo para concluir la investigación de benchmarking. Proporciona los fondos o el apoyo para la actividad del benchmarking.

¿Quién utilizará la información de benchmarking? ¿De quién son las necesidades que hay que entender antes de lanzar una investigación de benchmarking?

Los expertos en benchmarking indicaron: Tipos de clientes claves El gerente que designa. El equipo de benchmarking como cliente de sí mismo. Otros clientes del benchmarking.

El diagnostico del cliente DIAGNOSTICO: Es recopilar información , para luego decidir el procedimiento que aplicaremos . Primera actividad guía del benchmarking. Investigar y conversar con los clientes sobre sus necesidades. Documentar cada paso que se realice. “Contrato” Asegura formalizar los requerimientos del cliente.

Pautas para realizar el benchmarking. 1 2 3 4 Clientes para información de benchmarking. Tipos de benchmarking Tipos de información . Usos de la información. 5 6 7 8 Cantidad de Información. Calidad de la información. Expectativas de informes. Alcance de la actividad de benchmarking.

1.-La identificación del cliente Individuos o grupos: -Alta administración (el gerente que designa). -Equipo de benchmarking. -Otros empleados. -Socios del benchmarking Utilizar clientes potenciales para el benchmarking.

2.-Tipos de benchmarking Interno y Competitivo : Indica un énfasis en el posicionamiento competitivo. Funcional (Genérico) : Indica un carácter mas extenso e implica un proceso mas amplio de examen.

3.-Tipos de información Productos/Servicios. Procesos de trabajo. Funciones de apoyo. Desempeño organizacional -Costos(gastos) -Ingreso(entradas) Ingresos Se necesita de 2 a mas personas.

4.-Usos de la información Planificación estratégica. Pronósticos. Nuevas ideas. Comparaciones (productos/procesos). Fijación de metas.

Necesidades del cliente para el Benchmarking Cantidad de información Aspecto importante Volumen de documentación Calidad de la información Nivel de validación/confiabilidad Expectativas de informes Formato Frecuencia Mantenimiento Alcance de la actividad de benchmarking Evento que solo ocurre una sola vez Periódico Continuo

Identificar los Factores Críticos de Éxitos

Un Factor de Éxito se dice que es crítico cuando es necesario su cumplimiento para los objetivos de la organización.

Benchmarking Se recomienda como una herramienta útil cuando las decisiones depende de producir un impacto significativo en la rentabilidad del negocio. No es un proceso que deba elegirse cuando se investigan cuestiones rutinarias o asuntos de baja o mediana importancia Tampoco es recomendable únicamente como una técnica de recopilación de información.

La mayor parte de las organizaciones no tiene una definición formal de sus FCE..

El reto : Unir los FCE con resultados de negocio significativos

Que cosas someter a benchmarking: Diez preguntas de Xerox ¿Cuál es el factor mas critico de éxito para mi función/organización? ¿Qué factores están causando el mayor problema? ¿Qué productos se les proporcionan a los clientes y que servicios se les prestan? ¿Qué factores explican la satisfacción del cliente? ¿Qué problemas específicos(operacionales) se han identificado en la organización? ¿En donde están localizadas las presiones competitivas que se sienten en la organización? ¿Cuáles son los mayores costos de la organización? ¿Qué funciones representan el mayor porcentaje de costos ¿Qué función tiene el mayor espacio para hacer mejoras? ¿Qué funciones tiene mas flujo(o potencial) para diferencia a la organización de los competidores en el mercado?

Etapas del ciclo de solución de problemas Muchas organizaciones que emplean un enfoque estructurado para la solución de problemas utilizan el benchmarking en dos etapas importantes del ciclo de solución de problemas Al identificar problemas Al identificar soluciones

Manzanas con manzanas: Identificar FCE específicos

Identificar FCE específicos Cuando usted comience a identificar los FCE que conducirán su actividad de benchmarking ,es importante que sea lo mas especifico posible en sus definiciones y sus medidas.

Nivel de Especificidad Primero Segundo Tercero Una necesidad de especificidad Dedicar tiempo a definir los temas específicos Utilizar mayores niveles de especificidad

Tres niveles de especificidad de FCE Factores Críticos de Éxito Actividad o proceso definido por alguna medida agregada Definición de un tema realmente amplio Medidas o procesos específicos

Diagnostico del proceso de Benchmarking 1º Determinar a lo que se le va a hacer Benchmarking 2º formar un equipo de Benchmarking 3º Identificar los socios del Benchmarking 4º Recopilar y analizar la información de Benchmarking 5º Actuar

Proceso de Benchmarking Los clientes para la información de Benchmarking fueron identificadas como: Clientes primarios (usuarios) Clientes secundarios Se buscaron y se contactaron clientes potenciales para la información del Benchmarking Se identificaron las necesidades de los clientes. Los miembros del Benchmarking se reúnen con los clientes del mismo. Se produjo un resumen de las necesidades del cliente y se reviso con los clientes del benchmarking Los clientes del Benchmarking entienden que cosas son necesarias para realizar la investigación de Benchmarking (tiempo, financiación, personal) y apoyan esas necesidades de recursos. Fueron identificados los factores críticos del éxito FCE Se definieron los FCE y cuando fue posible se convirtieron en medidas Se revisaron los FCE con los clientes