Reingeniería y Simplificación en la Gestión de Recursos Humanos 16 de Febrero de 2010 Secretaría de Administración y Finanzas

Mandatos a Responder 1. El Grupo de Trabajo de la CAAP sobre la Revisión de Programas de la OEA solicitó a la SG/OEA proponer opciones de reingeniería para recursos humanos 2. Asamblea General El Programa-Presupuesto para el año 2010 requiere reportes en: Representación geográfica Equidad e igualdad de género Personas con discapacidad Discriminación por edad Nombramientos de confianza Esta presentación responde a dos solicitudes de los Estados Miembros: La primera: El grupo de trabajo de la CAAP para identificar y proponer áreas de reingeniería y uso eficiente de nuestros recursos La segunda: Por solicitud de la Asamblea General a través del Programa Presupuesto. Anualmente el DHR presenta los reportes acerca del personal en cuanto al balance de genero, representación geográfica, posiciones de confianza. Esta presentación se centra en dar respuesta a los esfuerzos de reingeniería y eficiencia de nuestra operación. El reporte estadístico sobre el personal les ha sido enviado. Cualquier aclaración sobre los datos presentados, les agradeceré nos lo hagan saber para dar respuesta a la brevedad 2

Objetivos de la Reingeniería de RH Organización basada en estándares Transparencia Habilidad de respuesta ante los nuevos desafíos Comparabilidad Introducción Es importante mencionar que los esfuerzos de reingeniería ya se han venido realizando en los últimos años y tienen tres grandes objetivos: Establecer estándares internacionales de operación Adaptar a la Organización a las realidades actuales que vivimos (diferentes fuentes de fondeo, dificultades financieras, reglamentos por actualizar) Eficientar nuestros procesos, simplificarlos, automatizarlos eliminando cargas burocráticas Lo anterior con el fin de asegurar una operación transparente, comparable con otras instituciones internacionales y responsable ante los Estados Miembros Rendición de Cuentas Procesos eficientes 3

TRES FASES DE LA REINGENERÍA DE RH FASE I ¿Qué hemos hecho? FASE II ¿Qué estamos haciendo? FASE III ¿Qué planeamos hacer? Para lograr nuestra meta: lograr operar bajo un ambiente de responsabilidad basado en estándares internacionales, se fijaron 3 fases de actuación. La primera fase tenía como meta final lograr una transparencia de la información administrativa y financiera de nuestra operación. Nos dimos a la tarea de obtener toda la informacion sobre la administracion del personal y Transparencia Administrativa y Financiera Incrementar Eficiencia y Rendición de Cuentas

Transparencia FASE I ¿Qué hemos hecho? Información de RH Normas y Procedimientos Automatización Compilada y disponible en el Informe Trimestral sobre la Administración de Recursos Estudio comparativo con otras Organizaciones Internacionales sobre las escalas de beneficios y salarios de la SG/OEA Automatización de de Solicitud de CPRs y Personal (PARs) Desarrollo de la Intranet Desarrollo de herramientas electrónicas para estandarizar los procesos de competencia Las Reglas de Personal se hicieron compatibles con las Normas Generales en el año 2008 Elaboración de manuales de operación para los procedimientos de RH

Desarrollo de funcionarios FASE I ¿Qué hemos hecho? Desarrollo de funcionarios 60 programas de entrenamiento realizados y 2,721 participantes entrenados en los últimos 4 años El año 2009, el Programa de Pasantías contribuyó al desarrollo de jóvenes estudiantes y proporcionó a la SG/OEA aproximadamente 107,000 horas de trabajo, o el equivalente a 50 años/persona a un costo mínimo para la OEA

Perfil del Personal FASE I ¿Qué hemos hecho? Posiciones Desde el año 2002- 2009 posiciones de alto grado (D-2ˊs, D-1ˊs, P-5ˊs) disminuyeron en 33% Total de funcionarios = 674 Total de funcionarios = 758

Continuación del Perfil del Personal FASE I ¿Qué hemos hecho? Continuación del Perfil del Personal Género Representación Femenina: 2002: 52% del total del personal 2009: 55% del total del personal Total de funcionarios = 674 Total de funcionarios = 758 Del año 2002 – 2009, la representación femenina incrementó en 10% en el nivel P05

Continuación del Perfil del Personal Representación Geográfica FASE I ¿Qué hemos hecho? Continuación del Perfil del Personal Representación Geográfica En el año 2009 la fórmula FAO para el balance en representación geográfica fue aprobada FAO utiliza 4 factores: Nivel de puesto: Puntos asignados a los niveles de grado de puesto por Estado Miembro Contribución: Cuota Anual de cada Estado Miembro (55%) Membresía: Igual numero de puestos para cada Estado Miembro (40%) Población: Población de cada país (5%) Grado G-1 G-2 G-3 G-4 G-5 G-6 G-7 P-1 P-2 P-3 P-4 P-5 D-1 D-2 Puntos 1 1.1 1.3 1.4 1.6 1.9 2.1 2 2.5 3 3.6 4.2 4.7 5

Transparencia Administrativa y Financiera Incrementar Eficiencia y Reingeniería de RH FASE I ¿Qué hemos hecho? FASE II ¿Qué estamos haciendo? FASE III ¿Qué planeamos hacer? Transparencia Administrativa y Financiera Incrementar Eficiencia y Rendición de Cuentas 10

Reingeniería de procesos críticos de RH FASE II ¿Qué estamos haciendo? Reingeniería de procesos críticos de RH Re-ingenería 1. Mecanismos de Contratación Procesos 2.Clasificación de Puestos Recursos Humanos 4.Solución de Reclamos Laborales Críticos 3.Evaluación del Desempeño 11

1. Mecanismos de Contratación FASE II ¿Qué estamos haciendo? 1. Mecanismos de Contratación OBJETIVOS Procedimientos centralizados basados en estándares Información más completa y confiable de todos los recursos humanos de la SG/OEA Procesos de contratación eficientes y efectivos Fase 2 (Contracting Mechanisms) El 64% del presupuesto de la Organizacion esta asignado al personal. Consideramos prioritario revisar los mecanismos de contrato Actualmente existen 14 mecanismos de contratacion De los 14 mecanismos, el DRH administra 8 de los mecanismos y solo tiene registro del 58% del total del personal que tiene una relacion laboral con la SG. El resto de las contrataciones estan decentralizadas del DRH. Actualmente algunos de los 14 contratos ya no se usan para lo que fueron creados. La Organizacion corre riesgos laborales, principalmente a nivel local. No es posible determinar el pago de beneficios locales y cercioranos que se cumplan estas obligaciones La variedad de contratos ha generado inequidad entre el personal. No podemos asegurar que a la compensacion que recibe el personal que realiza las mismas funciones sea equitativa debido a que tienen diferente contrato, diferentes beneficios y diferente fuente de fondeo. Como lo han realizado otros Organismos Internacionales, consideramos importante llevar a cabo una simplificacion de los mecanismos de contratacion. Igual remuneración por igual trabajo, en iguales condiciones Reducir riesgos potenciales para la Organización 12

Contrato Determinado* Contratista Independiente FASE II ¿Qué estamos haciendo? 1. Mecanismos de Contratación Propuesta 1 2 3 4 5   Mecanismos de Contratación para RH Continuo Término Fijo Contrato Determinado* Contrato Local Contratista Independiente Servicio de Carrera N/A Contrato Continuo Término Fijo Serie A Término Fijo Serie B SOC 6 SOC MAPP 7 Confianza 8 Asociado 9 Personal de Apoyo Temporal (PAT) 10 Profesional Local (PPL) 11 CPRs 12 CPRs Misión Especial 13 Servicios temporales para Conferencias 14 Voluntarios Internacionales Actual *Contrato Determinado: -Confianza: definido por el SG -SOC, SOC MAPP: definido por duración del proyecto -Asociado: definido por acuerdo entre la SG/OEA y Agencias Gubernamentales 13

2. Clasificación de Puestos FASE II ¿Qué estamos haciendo? 2. Clasificación de Puestos OBJETIVOS Procedimientos estandarizados en clasificación y reclasificación Mejor planeación de fuerza laboral 14

2. Clasificación de Puestos FASE II ¿Qué estamos haciendo? 2. Clasificación de Puestos LOGROS Desarrollo de descripciones estandarizadas de puestos Borrador de la nueva política de título de puestos Tres pilotos actualmente en progreso (DRH, SAP & SRE) 15

3. Evaluación del Desempeño FASE II ¿Qué estamos haciendo? 3. Evaluación del Desempeño OBJETIVOS Administración del personal basado en resultados Vincular contribuciones individuales a mandatos Desarrollar sólidas competencias de supervisión 16

3. Evaluación del Desempeño FASE II ¿Qué estamos haciendo? 3. Evaluación del Desempeño LOGROS Desarrollo de un sistema electrónico de evaluación del desempeño Implementación de un ciclo piloto (2009 – 2010) Programa de entrenamiento para funcionarios y supervisores 76% de funcionarios han registrado objetivos en el sistema

4. Solución de Reclamos Laborales FASE II ¿Qué estamos haciendo? 4. Solución de Reclamos Laborales OBJETIVOS Proceso simplificado y corto en tiempo Creación de una fase conciliatoria para resolver conflictos entre los funcionarios involucrados Creación de una fase de mediación: Un experto mediador involucrado para resolver el conflicto 18

4. Solución de Reclamos Laborales FASE II ¿Qué estamos haciendo? 4. Solución de Reclamos Laborales LOGROS Borrador del nuevo proceso propuesto Propuesta de cambios a las Normas Generales Consultas en proceso con el Comité de Personal 19

Transparencia Administrativa y Financiera Incrementar Eficiencia y Reingeniería de RH FASE I ¿Qué hemos hecho? FASE II ¿Qué estamos haciendo? FASE III ¿Qué planeamos hacer? Transparencia Administrativa y Financiera Incrementar Eficiencia y Rendición de Cuentas 20

FASE III ¿Qué planeamos hacer? Agencia Canadiense de Desarrollo Internacional (CIDA) Programa de Cooperación 2008 -2011 Plan de trabajo Fortalecimiento Institucional y Desarrollo de Capacidades Conversión de las prácticas y procedimientos existentes en Recursos Humanos (OEA) a estándares HRMS Simplificar y reestructurar los mecanismos de contratación para recursos humanos Implementar un sistema de control de posiciones 21

Integrar tecnología para modernizar procesos en RH FASE III ¿Qué planeamos hacer? Integrar tecnología para modernizar procesos en RH Configurar el sistema de control de posiciones Implementar las descripciones de puestos y títulos estandarizadas Desarrollar la base de datos para las descripciones de puestos estandarizadas Desarrollar un sistema único para contratación de recursos humanos Integrar el sistema de recursos humanos al sistema administrativo de la Organización (OASES) 22

Conclusión Reingeniería del sistema de RH La SG/OEA está comprometida con la reingeniería en las prácticas de recursos humanos como un elemento esencial de los esfuerzos en modernización y administración de la SG/OEA Transparencia Administrativa y Financiera Organización basada en estándares y rendición de cuentas Reingeniería del sistema de RH Los procesos de Recursos Humanos es un esfuerzo con varios elementos que implica el utilizar tecnologia, simplicar los procesos y actualizar la reglamentacion. Lograr eficientar la administracion del personal requiere el apoyo de los estados miembros para aprobar los cambios propuesto Agradecemos al gobierno de Canada a traves de su agencia CIDA por apoyar estos esfuerzos de modernixacion La SAF esta comprometida para la reingenieria y eficiencia de su operacion y seguiremos trabajando en ello. Reingeniería en los Servicios de Compras, Contabilidad, Planeación de Programas y otros elementos claves de gestión. 23

Reingeniería y Simplificación en la Gestión de Recursos Humanos Febrero, 2010 Secretaría de Administración y Finanzas